Tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn gồm những gì?

Vì vai trò quan trọng của nó nên chúng ta cần hạn chế việc mất hóa đơn bởi khi mất hóa đơn sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp được giảm nhẹ mức phạt khi mất hóa đơn. Sau đây, hãy cùng Luật sư X tìm hiểu về vấn đề “Tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn” qua bài viết sau đây nhé!

Tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn

Căn cứ Khoản 3 Điều 7 Thông tư 10/2014/TT-BTC có nội dung quy định như sau:

“3. Đối với hành vi không khai báo đúng quy định việc mất hóa đơn trước khi thông báo phát hành.

a) Không xử phạt nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành được khai báo với cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

b) Phạt cảnh cáo nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành khai báo với cơ quan thuế từ ngày thứ 6 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn và có tình tiết giảm nhẹ; Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

c) Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng nếu việc mất, cháy, hỏng, hóa đơn trước khi thông báo phát hành khai báo với cơ quan thuế sau ngày thứ 10 kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.”

=> Như vậy, tùy vào số ngày thông báo trễ sau khi mất hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 6 triệu đến 18 triệu.

Tình trạng mất hóa đơn điện tử

Tình trạng mất hóa đơn điện tử rất thường xuyên xảy ra và khiến không ít các doanh nghiệp phải chịu mức phạt nặng.

Nỗi lo của nhiều Kế toán và Doanh nghiệp

Hóa đơn giấy sau khi được lập sẽ chuyển đi một đơn vị thứ ba. Tuy nhiên, nhiều người rất e ngại việc sử dụng hóa đơn giấy. Đó là vì tình trạng thất lạc, hư hỏng trong quá trình lưu trữ, vận chuyển thường xuyên xảy ra. Điều này mang tới cho doanh nghiệp lẫn khách hàng không ít sự bất tiện.

Chính vì vậy, việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục được nhược điểm trên. Hóa đơn điện tử không cần phải thông quá bất kì trung gian nào mà sẽ được gửi trực tiếp tới khách hàng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể hoàn toàn tránh khỏi việc mất hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử hay không? Câu trả lời là không, mất hóa đơn điện tử là vấn đề doanh nghiệp nào cũng có thể gặp phải một lần.

Tình trạng đánh cắp thông tin hay sử dụng hóa đơn điện tử giá rẻ mang lại rủi ro cao. Bởi nó chứa đầy những lỗ hổng bảo mật rất dễ khiến cho doanh nghiệp thất thoát các hóa đơn.

Các mức phạt cụ thể khi bị mất hóa đơn điện tử

Dựa trên Thông tư 10/2014/TT-BTC và 176/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, các mức phạt về việc làm mất hóa đơn đã được quy định rất rõ.

Trường hợp mất hóa đơn điện tử đầu ra đã phát hành

Doanh nghiệp làm mất, thất thoát các liên hóa đơn lập sai và đã xóa bỏ thì sẽ chỉ bị phạt cảnh cáo.

Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng, nếu:

Làm mất các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập
Làm thất lạc các hóa đơn đã lập nhưng khách hàng chưa nhận được
Hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ.

Trường hợp mất hóa đơn điện tử đầu vào

Doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 4 – 8 triệu đồng khi vi phạm, mất hóa đơn đã lập để hạch toán, thanh toán vốn ngân sách và kê khai thuế.

Những tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn

Mặc dù các mức phạt mất hóa đơn đối với trường hợp vi phạm làm mất hóa đơn đã được quy định rất rõ ràng ở trên. Nhưng trong một vài trường hợp, người vi phạm vẫn được xử tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn nhờ thuộc vào các trường hợp sau:

Trường hợp 1

Người vi phạm có các hành vi ngăn chặn, giảm thiểu hậu quả, tự nguyện bồi thường thiệt hại. Họ sẽ được xét vào tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn vì đã cố gắng khắc phục hậu quả gây ra.

Trường hợp 2

Người vi phạm đã tự nguyện khai báo, hối lỗi thành thật và tích cực tham gia giúp đỡ các cơ quan chức năng trong việc phát hiện, xử lý các vi phạm. Trường hợp này cũng sẽ xét vào tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn.

Trường hợp 3

Trường hợp khi người phạm tội bị kích động, không thể kiểm soát tình trạng tinh thần do người khác gây nên. Ngoài ra, các hành động chống trả trên mức cần thiết, vượt quá các giới hạn phòng vệ chính đáng hay các yêu cầu tình thế cấp thiết cũng được cho là một trong những tình tiết giảm nhẹ.

Trường hợp 4

Đây là trường hợp người vi phạm do bị người khác ép buộc hoặc bị lệ thuộc vào người khác về một trong hai mặt vật chất, tinh thần dẫn đến các hành vi phạm pháp.

Trường hợp 5

Nếu người vi phạm là phụ nữ có thai, người già, người khuyết tật hoặc mắc bệnh cũng sẽ được coi là tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn. Bởi đây là những trường hợp hợp tình trạng thể chất làm hạn chế khả năng nhận thức, điều khiển hành vi của bản thân.

Trường hợp 6

Đây là những trường hợp người vi phạm do hoàn cảnh đặc biệt khó khăn mà không phải do bản thân gây nên. Đó những khó khăn về vật chất, tinh thần khách quan như mắc bệnh hiểm nghèo, thuộc hộ nghèo, gặp phải thiên tai…

Trường hợp 7

Tình tiết giảm nhẹ cuối cùng là trường hợp những người vi phạm hành chính do trình độ lạc hậu trong tư tưởng, nhận thức. Họ thiếu hiểu biết về pháp luật hoặc hành động theo những thói quen, tín ngưỡng cổ hủ… mà không biết mình phạm tội.

Làm thế nào để khắc phục tình trạng mất hóa đơn?

Hệ thống bảo mật dữ liệu thông tin nội bộ của doanh nghiệp

Đây chắc chắn là điều quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải thực hiện ngay. Trước tiên, xây dựng các chính sách bảo mật gồm các quy định, điều khoản quyền truy cập và chia sẻ thông tin nội bộ.

Ngoài ra, hệ thống điện toán đám mây và máy chủ cũng phải được cài nhiều lớp bảo mật mạnh để tránh bị tin tặc tấn công. Doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến mạng nội bộ và hệ thống IT/OT. Đặc biệt là các thiết bị dùng để nhập và xuất thông tin dữ liệu hóa đơn điện tử.

Mặt khác, hệ thống CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ khách hàng) cũng cần được bảo mật kỹ lưỡng. Bởi những phần mềm này có thể kế hợp trực tiếp thông tin khách hàng với thông tin hóa đơn.

Đào tạo kỹ năng nhân viên

Đào tạo nâng cao nhận thức, nghiệp vụ nhân viên trong việc bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp là việc tối quan trọng. Bởi chỉ cần nhân viên bất cẩn sẽ là sơ hở để những kẻ tấn công đánh cắp hóa đơn điện tử quan trọng của doanh nghiệp. Hoặc việc doanh nghiệp làm mất hay hỏng hóa đơn giấy do sự bất cẩn của nhân viên rất thường xuyên xảy ra. Chỉ những điều đó thôi cũng có thể khiến doanh nghiệp bị phạt. Và tùy vào tình huống, mức độ cụ thể có được xem xét là tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn hay không.

Ví dụ, nhân viên bất cẩn mở email chứa mã độc do tin tặc gửi đến hoặc nhân viên đặt mật khẩu phần mềm hóa đơn điện tử đơn giản, quá dễ bị Hack… Vậy nên các doanh nghiệp nên lưu ý vai trò của nhân viên kế toán tài chính, các nhà quản lý để đào tạo.

Quy định xử phạt khi làm mất hóa đơn đầu ra

Kế toán cần căn cứ vào các tình tiết giảm nhẹ và tình tiết tăng nặng khi xác định mức phạt mất hoá đơn, cụ thể như sau:

Với những hành vi vi phạm vừa có tình tiết giảm nhẹ, vừa có tình tiết tăng nặng thì một tình tiết giảm nhẹ sẽ giảm trừ được một tình tiết tăng nặng.
Mức phạt cụ thể đối với hành vi vi phạm thủ tục hóa đơn là mức trung bình của khung phạt tiền đối với hành vi đó.
Nếu có tình tiết giảm nhẹ thì mỗi tình tiết sẽ giảm trừ 10% mức phạt trung bình của khung tiền phạt. Nhưng sẽ không được giảm trừ quá mức tối thiểu của khung tiền phạt.
Nếu có tình tiết tăng nặng thì mỗi tình tiết sẽ tính thêm 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt. Nhưng không vượt mức tối đa của khung tiền phạt.

Các mức phạt làm mất hóa đơn đầu ra khi chưa thông báo phát hành

Từ ngày 5/12/2020, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP mức phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn được quy định theo các trường hợp cụ thể.

Đối với hành vi mất hóa đơn trước khi phát hành, căn cứ theo Điều 25, Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Theo đó, hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi lập thông báo phát hành hóa đơn hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập thì áp dụng mức phạt như sau:

Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn 1-5 ngày, tính từ ngày hết thời hạn theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền 1-4 triệu đồng: Áp dụng với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn 1-5 ngày, tính từ ngày hết thời hạn theo quy định. Trừ trường hợp tại Khoản 1 của Điều này.
Phạt tiền từ 4-8 triệu đồng: Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn từ 6 ngày trở lên, tính từ ngày hết thời hạn theo quy định. Không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Mời bạn xem thêm bài viết

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn về “Tình tiết giảm nhẹ khi mất hóa đơn”. Mong rằng các kiến thức trên có thể giúp ích cho bạn trong cuộc sồng hằng ngày. Hãy theo dõi chúng tôi để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích. Và nếu quý khách có nhu cầu thành lập công ty mới, soạn thảo hồ sơ ngừng kinh doanh, giấy uỷ quyền xác nhận độc thân, đổi tên giấy khai sinh; hoặc muốn sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự ở Hà Nội của chúng tôi; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.

Liên hệ hotline: 0833102102. Hoặc bạn có thể tham khảo thêm các kênh sau:

FB: www.facebook.com/luatsux
Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp

Có phải mọi trường hợp buôn bán hàng hóa, dịch vụ đều phải lập hóa đơn không?

Theo Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán ít hơn 200.000 đồng mỗi lần thì không bắt buộc phải lập hóa đơn. Nếu không lập hóa đơn thì người bán phải làm Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên nếu người mua yêu cầu lập hóa đơn thì người bán phải lập và giao hóa đơn.

Không khai báo mất hóa đơn bị xử phạt như thế nào?

Trường hợp mất hóa đơn thì trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày mất hóa đơn, phải báo ngay cho cơ quan thuế về vấn đề này. Trường hợp khai báo mất hóa đơn không đúng thời hạn bị xử phạt như sau:
– Quá thời hạn từ 01 – 05 ngày kể từ ngày hết thời hạn khai báo và có tình tiết giảm nhẹ: Phạt cảnh cáo;
– Quá thời hạn từ 01 – 05 ngày kể từ ngày hết thời hạn khai báo, không có tình tiết giảm nhẹ: Phạt tiền từ 1 triệu – 4 triệu;
– Quá thời hạn từ 06 ngày trở lên kể từ ngày hết thời hạn khai báo hoặc không khai báo: Phạt tiền từ 4 triệu – 8 triệu.

Mất hóa đơn phải làm gì?

– Nếu phát hiện mất hóa đơn đã lập hoặc chưa lập => Trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày mất, phải lập báo cáo về việc mất hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế trực tiếp (Mẫu số 3.8 Phụ lục 3 Thông tư 39).
– Nếu hóa đơn được lập đúng quy định nhưng sau đó người bán/người mua làm mất 2 liên hóa đơn bản gốc đã lập thì: người bán và người mua lập biên bản về việc mất hóa đơn.