Đối với người sử dụng đất và cơ quan Nhà nước quản lý đất đai, không chỉ giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quan trọng mà còn có hồ sơ địa chính cũng có giá trị pháp lý quan trọng thể hiện những thông tin chi tiết thuộc phạm vi sở hữu của cá nhân, tổ chức và đảm bảo quyền lợi hợp cho người sử dụng. Vậy hồ sơ địa chính gồm những tài liệu gì theo luật định. Sau đây, mời quý đọc giả cùng Luật sư X tìm hiểu việc thực hiện hồ sơ địa chính gồm những gì theo luật định và thủ tục xin cơ quan thẩm quyền cấp hồ sơ địa chính như thế nào? Trường hợp chỉnh lý hồ sơ địa chính thuộc phạm vi trách nhiệm của đối tượng nào? Hy vọng bài viết hữu ích với quý đọc giả!
Căn cứ pháp lý
Hồ sơ địa chính là gì?
Hồ sơ địa chính, bản đồ địa chính, trích lục địa chính không chỉ là những thuật ngữ được người sử dụng đất và địa chính thường sử dụng mà còn được quy định rõ trong pháp luật đất đai.
Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT).
Thực hiện hồ sơ địa chính gồm những gì theo luật định?
– Đối với địa phương đã xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính thì hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai, gồm có các tài liệu sau đây:
+ Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai.
+ Sổ địa chính.
+ Bản lưu Giấy chứng nhận.
– Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính gồm có:
+ Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai, bản lưu Giấy chứng nhận lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có).
+ Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số.
+ Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy. Sổ theo dõi biến động đất đai dùng để ghi những biến động như chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; chuyển mục đích sử dụng đất; chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của vợ hoặc của chồng thành quyền sử dụng đất chung, quyền sở hữu tài sản chung của vợ và chồng,…
Thủ tục xin trích lục hồ sơ địa chính
Thông tin về hồ sơ địa chính mà thường được xin cung cấp như: trích lục bản đồ địa chính, tình trạng pháp lý của thửa đất, thông tin về người sử dụng đất, thông tin về quá trình sử dụng đất, quy hoạch, giao dịch bảo đảm… Tùy vào mục đích sử dụng là dùng để làm căn cứ chứng minh quyền sử dụng đất trong vụ việc tranh chấp hay sử dụng để xem xét tính chất pháp lý của thửa đất trước khi tham gia giao dịch…mà người yêu cầu có thể xin cung cấp một, một số hoặc toàn bộ các thông tin có trong hồ sơ địa chính.
Điều 12 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT quy định về trình tự, thủ tục xin cung cấp thông tin về đất đai như sau:
Bước 1: Nộp phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai mẫu 01/PYC ban hành kèm theo Thông tư 34/2014/TT-BTNMT, kèm theo phiếu yêu cầu, người yêu cầu cũng nên chuẩn bị thêm các giấy tờ sau:
– Bản sao giấy tờ tùy thân còn thời hạn sử dụng (Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu);
– Giấy tờ chứng minh nơi cư trú.
Nơi tiếp nhận hồ sơ: Ủy ban nhân dân cấp xã/chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai/văn phòng đăng ký đất đai/văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
Bước 2: Tiếp nhận, xử lý yêu cầu
Cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai (Ủy ban nhân dân cấp xã/chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai/văn phòng đăng ký đất đai/văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất) tiếp nhận, xử lý và thông báo nghĩa vụ tài chính (trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính) cho tổ chức, cá nhân.
Trường hợp từ chối cung cấp dữ liệu thì phải nêu rõ lý do và trả lời cho tổ chức, cá nhân biết.
Bước 3: Trả kết quả
Sau khi tổ chức, cá nhân thực hiện xong nghĩa vụ tài chính, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện cung cấp dữ liệu đất đai theo yêu cầu.
Nghĩa vụ tài chính là phí và chi phí phải trả cho việc cung cấp dữ liệu đất đai gồm: Phí khai thác và sử dụng tài liệu đất đai; Chi phí in ấn, sao chụp hồ sơ, tài liệu; Chi phí gửi tài liệu (nếu có). Chi phí này được cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai thông báo trực tiếp cho người yêu cầu.
Mức phí, lệ phí này do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh nơi có đất ban hành.
Lưu ý: Thời hạn cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện theo quy định sau:
+ Trường hợp nhận được yêu cầu trước 15 giờ thì phải cung cấp ngay trong ngày; trường hợp nhận được yêu cầu sau 15 giờ thì cung cấp dữ liệu đất đai được thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo;
+ Trường hợp yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai dưới hình thức tổng hợp thông tin thì thời hạn cung cấp dữ liệu đất đai được xác định theo thỏa thuận giữa cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai và người có yêu cầu bằng hình thức hợp đồng.
Thực hiện hồ sơ địa chính gồm những gì theo luật định?
Trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính
Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan. Việc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính phải theo đúng trình tự, thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật đất đai.Nội dung thông tin trong hồ sơ địa chính phải bảo đảm thống nhất với Giấy chứng nhận được cấp (nếu có) và phù hợp với hiện trạng quản lý, sử dụng đất.
Về trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính
Theo quy định của pháp luật về đất đai hiện nay, trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính được quy định tại Điều 6 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT như sau:
1. Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
a) Tổ chức thực hiện việc đo đạc lập bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai;
b) Chỉ đạo thực hiện chỉnh lý, cập nhật biến động bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai; lập, cập nhật và chỉnh lý biến động thường xuyên sổ địa chính và các tài liệu khác của hồ sơ địa chính ở địa phương.
2. Văn phòng đăng ký đất đai chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
a) Thực hiện chỉnh lý biến động thường xuyên đối với bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai:
b) Tổ chức lập, cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính ngoài các tài liệu quy định tại Điểm a Khoản này;
c) Cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai (dạng số hoặc dạng giấy) cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) sử dụng.
3. Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc quy định tại Khoản 2 Điều này đối với các đối tượng sử dụng đất, được Nhà nước giao quản lý đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất thuộc thẩm quyền giải quyết thủ tục đăng ký.
4. Địa phương chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp thực hiện các công việc theo quy định như sau:
a) Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh) chủ trì tổ chức việc lập sổ địa chính; cung cấp tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện); thực hiện cập nhật, chỉnh lý các tài liệu hồ sơ địa chính quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản 2 Điều này đối với các thửa đất của các tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư;
b) Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện thực hiện cập nhật, chỉnh lý các tài liệu hồ sơ địa chính quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản 2 Điều này đối với các thửa đất của các hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư và người Việt Nam định cư ở nước ngoài sở hữu nhà ở tại Việt Nam; cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai cho Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng.
5. Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật, chỉnh lý bản sao tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai đang quản lý theo quy định tại Thông tư này để sử dụng phục vụ cho yêu cầu quản lý đất đai ở địa phương.
Như vậy, việc chỉnh lý hồ sơ địa chính được thực hiện tại nhiều cơ quan, trong đó Sở tài nguyên và Môi trường là cơ quan chỉ đạo việc thực hiện chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ quan trực tiếp thực hiện việc chỉnh lý gồm: Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh, Văn phòng đăng ký đất đai và Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai.
Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính
Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT thì Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính được quy định như sau:
Thứ nhất, hồ sơ địa chính làm cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, xác định quyền và nghĩa vụ của người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai;
Thứ hai, hồ sơ địa chính dạng giấy, dạng số đều có giá trị pháp lý như nhau;
Thứ ba, tài liệu trong hồ sơ địa chính phải thống nhất với hồ sơ thủ tục đăng ký địa chính. Trong trường hợp có sự không thống nhất thông tin giữa các tài liệu của hồ sơ địa chính thì phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu các tài liệu trong hồ sơ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký để xác định thông tin có giá trị pháp lý làm cơ sở chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính;
Thứ tư, xác lập giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính:
Trường hợp thành lập bản đồ địa chính mới thay thế tài liệu, số liệu đo đạc đã sử dụng để đăng ký trước đây thì xác định giá trị pháp lý của thông tin hồ sơ địa chính đợc thực hiện như sau:
– Trường hợp đã cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới thì xác định giá trị pháp lý thông tin theo kết quả cấp đổi Giấy chứng nhận;
– Trường hợp chưa cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới thì xác định như sau:
+ Các thông tin về người sử dụng đất, thông tin về quyền sử dụng đất được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp; trường hợp Giấy chứng nhận đã cấp không thể hiện thông tin thì xác định theo sổ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;
+ Các thông tin về đường ranh giới, diện tích của thửa đất được xác định theo bản đồ địa chính mới; trường hợp đường ranh giới thực tế của thửa đất trên bản đồ địa chính mới đã có biến động so với ranh giới thể hiện trên Giấy chứng nhận đã cấp thì thông tin pháp lý về đường ranh giới và diện tích sử dụng đất được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp.
Mời bạn xem thêm
- Quy định tách thửa đất ở năm 2023 như thế nào?
- Trích lục khai sinh bản gốc mới năm 2023
- Sang tên sổ hồng mất bao nhiêu tiền?
Thông tin liên hệ LSX
Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề “Thực hiện hồ sơ địa chính gồm những gì theo luật định?”. Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc đến Ly hôn nhanh Bắc Giang cần được giải đáp, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833.102.102 để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả.
- Facebook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsu
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ vào Điều 13 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT quy định các trường hợp không cung cấp dữ liệu bản đồ địa chính bao gồm:
1. Văn bản, phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu mà nội dung không rõ ràng, cụ thể; yêu cầu cung cấp dữ liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước không đúng quy định.
2. Văn bản yêu cầu không có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu xác nhận đối với tổ chức; phiếu yêu cầu không có chữ ký, tên và địa chỉ cụ thể của cá nhân yêu cầu cung cấp dữ liệu.
3. Mục đích sử dụng dữ liệu không phù hợp theo quy định của pháp luật.
4. Không thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định.”
Căn cứ theo quy định tại Khoản 3 Điều 30 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định như sau:
Thứ nhất, Cần phải bảo quản vĩnh viễn đối với các hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chứa hồ sơ địa chính số; các tài liệu dạng giấy đã lập bao gồm: hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất quy định tại, trừ trường hợp tại phần nội dung thứ hai dưới đây; Tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận, bản lưu Giấy chứng nhận;
Thứ hai, cần phải bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp; thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo; giấy tờ thông báo công khai kết quả thẩm tra hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
Theo quy định tại Điều 31 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT có nêu như sau:
Bảo mật hồ sơ địa chính
1. Dữ liệu địa chính cần bảo mật gồm:
– Thông tin về người sử dụng đất và thông tin thuộc tính thửa đất của các đơn vị quốc phòng, an ninh;
– Thông tin về cá nhân của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất mà người đó có yêu cầu bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật;
– Các thông tin khác theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.
2. Các tài liệu hồ sơ địa chính có chứa thông tin cần bảo mật quy định tại Khoản 1 Điều này được quản lý theo chế độ mật.
3. Việc quản lý, vận chuyển, giao nhận, truyền dẫn các tài liệu, dữ liệu hồ sơ địa chính có chứa thông tin mật và việc in, sao, chụp, khai thác, cung cấp thông tin mật từ các tài liệu hồ sơ địa chính phải tuân theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.
4. Cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin và các cơ quan có liên quan đến việc khai thác, sử dụng thông tin phục vụ yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao có trách nhiệm quản lý, bảo mật thông tin của hồ sơ địa chính theo quy định của pháp luật.
Theo đó các dữ liệu địa chính cần bảo mật bao gồm:
– Thông tin về người sử dụng đất và thông tin thuộc tính thửa đất của các đơn vị quốc phòng, an ninh;
– Thông tin về cá nhân của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất mà người đó có yêu cầu bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật;
– Các thông tin khác theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.
