Thủ tục trích lục hồ sơ địa chính

Vừa rồi ngày 19/11/2022 em gái tôi có lên Văn phòng đăng kí đất đai để xin cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng nhà ở do đã bị mất do đợt lũ vừa rồi. Khi tới Văn phòng đăng kí đất đai thì họ nói em gái tôi bị mất bản đồ địa chính nên không thể cấp giấy chứng nhận được. Do đó họ sẽ làm thủ tục trích lục hồ sơ địa chính cho em gái tôi. Vậy việc trích lục hồ sơ địa chính có lâu không? Thụ tục trích lục hồ sơ địa chính được tiến hành như thế nào? Xin được giải đáp.

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi cho chúng tôi. Xin mời bạn cùng của Luật sư X tìm hiểu qua bài viết quy định về “Thủ tục trích lục hồ sơ địa chính” để hiểu và nắm rõ được những thông tin liên quan đến vấn đề trên cũng như cập nhật thêm kiến thức bổ ích.

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 25/2014/TT-BTNMT
• Thông tư 34/2014/TT-BTNMT

Nội dung bản đồ địa chính bao gồm gì?

Theo Điều 8 Thông tư 25/2014/TT-BTNMT quy định

Các yếu tố nội dung chính thể hiện trên bản đồ địa chính gồm:

• Khung bản đồ;
• Điểm khống chế tọa độ, độ cao Quốc gia các hạng, điểm địa chính, điểm khống chế ảnh ngoại nghiệp, điểm khống chế đo vẽ có chôn mốc ổn định;
• Mốc địa giới hành chính, đường địa giới hành chính các cấp;
• Mốc giới quy hoạch; chi giới hành lang bảo vệ an toàn giao thông, thủy lợi, đê điều, hệ thống dẫn điện và các công trình công cộng khác có hành lang bảo vệ an toàn;
• Ranh giới thửa đất, loại đất, số thứ tự thửa đất, diện tích thửa đất;
• Nhà ở và công trình xây dựng khác: chi thể hiện trên bản đồ các công trình xây dựng chính phù hợp với mục đích sử dụng của thửa đất, trừ các công trình xây dựng tạm thời. Các công trình ngầm khi có yêu cầu thể hiện trên bản đồ địa chính phải được nêu cụ thể trong thiết kế kỹ thuật – dự toán công trình;
• Các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất như đường giao thông, công trình thủy lợi, đê điều, sông, suối, kênh, rạch và các yếu tố chiếm đất khác theo tuyến;
• Địa vật, công trình có giá trị về lịch sử, văn hóa, xã hội và ý nghĩa định hướng cao;
• Dáng đất hoặc điểm ghi chú độ cao (khi có yêu cầu thể hiện phải được nêu cụ thể trong thiết kế kỹ thuật – dự toán công trình);
• Ghi chú thuyết minh.

Khi ghi chú các yếu tố nội dung bản đồ địa chính phải tuân theo các quy định về ký hiệu bản đồ địa chính quy định tại mục II và điểm 12 mục III của Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.

Thể hiện nội dung bản đồ địa chính

• Mốc địa giới hành chính, đường địa giới hành chính các cấp:

a) Biên giới Quốc gia và cột mốc chủ quyền Quốc gia thể hiện trên bản đồ địa chính, phải phù hợp với Hiệp ước, Hiệp định đã được ký kết giữa Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam với các nước tiếp giáp; ở khu vực chưa có Hiệp ước, Hiệp định thì thể hiện theo quy định của Bộ Ngoại giao;

b) Địa giới hành chính các cấp biểu thị trên bản đồ địa chính phải phù hợp với hồ sơ địa giới hành chính; các văn bản pháp lý có liên quan đến việc điều chỉnh địa giới hành chính các cấp;

c) Đối với các đơn vị hành chính tiếp giáp biển thì bản đồ địa chính được đo đạc, thể hiện tới đường mép nước biển triều kiệt trung bình tối thiểu trong 05 năm. Trường hợp chưa xác định được đường mép nước biển triều kiệt thì trên bản đồ địa chính thể hiện ranh giới sử dụng đất đến tiếp giáp với mép nước biển ở thời điểm đo vẽ bản đồ địa chính;

d) Khi phát hiện có sự mâu thuẫn giữa địa giới hành chính thể hiện trên hồ sơ địa giới hành chính, và đường địa giới các cấp thực tế đang quản lý hoặc có tranh chấp về đường địa giới hành chính thì đơn vị thi công phải báo cáo bằng văn bản cho cơ quan tài nguyên và môi trường cấp huyện và cấp tỉnh để trình cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Trên bản đồ địa chính thể hiện đường địa giới hành chính theo hồ sơ địa giới hành chính (ký hiệu bằng màu đen) và đường địa giới hành chính thực tế quản lý (ký hiệu bằng màu đỏ) và phần có tranh chấp.

Trường hợp đường địa giới hành chính các cấp trùng nhau thì biểu thị đường địa giới hành chính cấp cao nhất;

đ) Sau khi đo vẽ bản đồ địa chính phải lập Biên bản xác nhận thể hiện địa giới hành chính giữa các đơn vị hành chính có liên quan theo mẫu quy định tại Phụ lục số 09 kèm theo Thông tư này. Trường hợp có sự khác biệt giữa hồ sơ địa giới hành chính và thực tế quản lý thì phải lập biên bản xác nhận giữa các đơn vị hành chính có liên quan.

• Mốc giới quy hoạch; chỉ giới hành lang bảo vệ an toàn giao thông, thủy lợi, đê điều, hệ thống dẫn điện và các công trình công cộng khác có hành lang bảo vệ an toàn: các loại mốc giới, chỉ giới này chỉ thể hiện trong trường hợp đã cắm mốc giới trên thực địa hoặc có đầy đủ tài liệu có giá trị pháp lý đảm bảo độ chính xác vị trí điểm chi tiết của bản đồ địa chính.
• Đối tượng thửa đất

a) Thửa đất được xác định theo phạm vi quản lý, sử dụng của một người sử dụng đất hoặc của một nhóm người cùng sử dụng đất hoặc của một người được nhà nước giao quản lý đất; có cùng mục đích sử dụng theo quy định của pháp luật về đất đai;

b) Đỉnh thửa đất là các điểm gấp khúc trên đường ranh giới thửa đất; đối với các đoạn cong trên đường ranh giới, đỉnh thửa đất trên thực địa được xác định đảm bảo khoảng cách từ cạnh, nối hai điểm chi tiết liên tiếp đến đỉnh cong tương ứng không lớn hơn 0,2 mm theo tỷ lệ bản đồ cần lập;

c) Cạnh thửa đất trên bản đồ được xác định bằng đoạn thẳng nối giữa hai đỉnh liên tiếp của thửa đất;

d) Ranh giới thửa đất là đường gấp khúc tạo bởi các cạnh thửa nối liền, bao khép kín phần diện tích thuộc thửa đất đó;

đ) Trường hợp đất có vườn, ao gắn liền với nhà ở thì ranh, giới thửa đất được xác định là đường bao của toàn bộ diện tích đất có vườn, ao gắn liền với nhà ở đó;

e) Đối với ruộng bậc thang thì ranh giới thửa đất được xác định là đường bao ngoài cùng, bao gồm các bậc thang liền kề có cùng mục đích sử dụng đất, thuộc phạm vi sử dụng của một người sử dụng đất hoặc một nhóm người cùng sử dụng đất (không phân biệt theo các đường bờ chia cắt bậc thang bên trong khu đất tại thực địa);

g) Trường hợp ranh giới thửa đất nông nghiệp, đất chưa sử dụng là bờ thửa, đường rãnh nước dùng chung không thuộc thửa đất có độ rộng dưới 0,5m thì ranh giới thửa đất được xác định theo đường tâm của đường bờ thửa, đường rãnh nước. Trường hợp độ rộng đường bờ thửa, đường rãnh nước bằng hoặc lớn hơn 0,5m thì ranh giới thửa đất được xác định theo mép của đường bờ thửa, đường rãnh nước.

• Loại đất

a) Loại đất thể hiện trên bản đồ địa chính bằng ký hiệu quy định tại điểm 13 mục III của Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.

b) Loại đất thể hiện trên bản đồ địa chính phải đúng theo hiện trạng sử dụng đất. Trường hợp có quyết định giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất vào mục đích khác với hiện trạng mà việc đưa đất vào sử dụng theo quyết định đó còn trong thời hạn quy định tại điểm h và i khoản 1 Điều 64 của Luật Đất đai thì thể hiện loại đất trên bản đồ địa chính theo quyết định, giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất đó.

Trường hợp loại đất hiện trạng khác với loại đất ghi trên giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất và đã quá thời hạn đưa đất vào sử dụng quy định tại điểm h và i khoản 1 Điều 64 của Luật Đất đai thì ngoài việc thể hiện loại đất theo hiện trạng còn phải thể hiện thêm loại đất theo giấy tờ đó trên một lớp (level) khác; đơn vị đo đạc có trách nhiệm tổng hợp và báo cáo cơ quan tài nguyên và môi trường cấp có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận về những trường hợp thửa đất có loại đất theo hiện trạng khác với loại đất trên giấy tờ tại thời điểm đo đạc.

Trường hợp thửa đất sử dụng vào nhiều mục đích thì phải thể hiện các mục đích sử dụng đất đó. Trường hợp thửa đất có vườn, ao gắn liền với nhà ở đã được Nhà nước công nhận (cấp Giấy chứng nhận) toàn bộ diện tích thửa đất là đất ở thì thể hiện loại đất là đất ở.

• Các đối tượng nhân tạo, tự nhiên có trên đất

a) Ranh giới chiếm đất của nhà ở và các công trình xây dựng trên mặt đất được xác định theo mép ngoài cùng của tường bao nơi tiếp giáp với mặt đất, mép ngoài cùng của hình chiếu thẳng đứng lên mặt đất của các kết cấu xây dựng trên cột, các kết cấu không tiếp giáp mặt đất vượt ra ngoài phạm vi của tường bao tiếp giáp mặt đất (không bao gồm phần ban công, các chi tiết phụ trên tường nhà, mái che).

Ranh giới chiếm đất của các công trình ngầm được xác định theo mép ngoài cùng của hình chiếu thẳng đứng lên mặt đất của công trình đó.

b) Hệ thống giao thông biểu thị phạm vi chiếm đất của đường sắt, đường bộ (kể cả đường trong khu dân cư, đường trong khu vực đất nông nghiệp, lâm nghiệp phục vụ mục đích công cộng) và các công trình có liên quan đến đường giao thông như cầu, cống, hè phố, lề đường, chỉ giới đường, phần đắp cao, xẻ sâu.

c) Hệ thống thủy văn biểu thị phạm vi chiếm đất của sông, ngòi, suối, kênh, mương, máng và hệ thống rãnh nước. Đối với hệ thống thủy văn tự nhiên phải thể hiện đường bờ ổn định và đường mép nước ở thời điểm đo vẽ hoặc thời điểm điều vẽ ảnh. Đối với hệ thống thủy văn nhân tạo thì thể hiện ranh giới theo phạm vi chiếm đất của công trình.

Thủ tục trích lục hồ sơ địa chính

• Về thủ tục xin trích lục hồ sơ địa chính thì Điều 12 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT quy định cụ thể như sau

• “1. Việc nộp văn bản, phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai được thực hiện theo một trong các phương thức sau:

a) Nộp trực tiếp tại cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai;

b) Gửi qua đường công văn, fax, bưu điện;

c) Gửi qua thư điện tử hoặc qua cổng thông tin đất đai.

2. Cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai tiếp nhận, xử lý và thông báo nghĩa vụ tài chính (trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính) cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp từ chối cung cấp dữ liệu thì phải nêu rõ lý do và trả lời cho tổ chức, cá nhân biết.

3. Sau khi tổ chức, cá nhân thực hiện xong nghĩa vụ tài chính, cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện cung cấp dữ liệu đất đai theo yêu cầu.

4. Thời hạn cung cấp dữ liệu đất đai thực hiện theo quy định sau:

a) Trường hợp nhận được yêu cầu trước 15 giờ thì phải cung cấp ngay trong ngày; trường hợp nhận được yêu cầu sau 15 giờ thì cung cấp dữ liệu đất đai được thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo;

b) Trường hợp yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai dưới hình thức tổng hợp thông tin thì thời hạn cung cấp dữ liệu đất đai được xác định theo thỏa thuận giữa cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai và người có yêu cầu bằng hình thức hợp đồng.“

Do đó người xin trích lục hồ sơ địa chính có thể áp dụng quy trình các bước sau:

• Bước 1: Gửi văn bản, phiếu yêu cầu cấp trích lục bản đồ địa chính đến cơ quan có thẩm quyền

Khi muốn cấp trích lục bản đồ địa chính, người yêu cầu có thể đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền nộp văn bản yêu cầu. Theo điều 29 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định về phân cấp quản lý hồ sơ địa chính, Văn phòng quản lý đất đai cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã là những đơn vị có thẩm quyền cấp trích lục bản đồ địa chính cho người dân khi có yêu cầu. Trong trường hợp người yêu cầu không thể đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền được có thể nộp theo các cách sau:

1. Gửi phiếu yêu cầu thông qua đường bưu điện, fax
2. Nộp văn bản yêu cầu thông qua hòm thư điện tử hoặc cổng thông tin đất đai

• Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận yêu cầu và xử lý

Sau khi nhận được yêu cầu từ cá nhân hay tổ chức, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của những giấy tờ trên. Nếu yêu cầu cấp trích lục bản đồ địa chính không nằm trong thẩm quyền của cơ quan được yêu cầu, cơ quan này phải thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu, trong đó, nội dung văn bản cần nêu rõ lý do từ chối.

Ngoài ra, cơ quan có thẩm quyền cần thông báo cho người xin cấp trích lục bản đồ địa chính nộp đầy đủ các khoản phí theo quy định của nhà nước. 

• Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin cho người yêu cầu

Sau khi người xin cấp thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ hành chính, cơ quan có thẩm quyền tiến hành thực hiện cấp trích lục bản đồ địa chính theo phiếu yêu cầu. 

Mời bạn xem thêm

• Hướng dẫn trích lục hồ sơ địa chính năm 2022
• Hướng dẫn viết mẫu đơn xin trích lục khai tử
• Mẫu tờ khai trích lục kết hôn bản sao

Thông tin liên hệ

Trên đây là những vấn đề liên quan đến “Thủ tục trích lục hồ sơ địa chính”. Luật sư X tự hào sẽ là đơn vị hàng đầu hỗ trợ mọi vấn đề cho khách hàng liên quan đến tư vấn pháp lý, thủ tục giấy tờ liên quan đến kết hôn với người Đài Loan… Nếu quy khách hàng còn phân vân, hãy đặt câu hỏi cho Luật sư X thông qua số hotline dưới đây của chúng tôi sẽ tiếp nhận thông tin và phản hồi nhanh chóng.

Liên hệ hotline: 0833102102. Hoặc quý khách có thể tham khảo thêm các kênh sau:

• FB: www.facebook.com/luatsux
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
• Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp