Xin chào Luật sư X. Tôi đang có thắc mắc cần Luật sư giải đáp như sau: Công ty tôi có mở văn phòng đại diện tại Thành phố Cần Thơ, trụ sở chính của công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh. Hiện nay, Văn phòng đại diện muốn trả lại dấu do không còn nhu cầu sử dụng nữa. Công ty tôi đang triển khai kế hoạch toàn bộ hồ sơ văn bản liên quan và cần thiết đến việc sử dụng con dấu sẽ cho trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh quản lý. Vậy, Luật sư cho tôi hỏi: Thủ tục trả con dấu của văn phòng đại diện như thế nào? Cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện trả con dấu? Rất mong được Luật sư hồi đáp. Xin chân thành cảm ơn. Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho Luật Sư X. Để giải đáp vấn đề “Thủ tục trả con dấu của văn phòng đại diện như thế nào?” và cũng như giải đáp rõ một số thắc mắc xoay quanh câu hỏi này. Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi như sau:
Văn phòng đại diện là gì?
Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”
Như vậy, phạm vi và chức năng hoạt động của văn phòng đại diện là hẹp hơn so với chi nhánh. Văn phòng đại diện không thể thực hiện việc kinh doanh; sản xuất và cung cấp hàng hóa; dịch vụ của công ty ra thị trường. Văn phòng đại diện chỉ có thể thực hiện được chức năng là địa điểm theo ủy quyền của doanh nghiệp.
Điều đó đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện chỉ có thể là nơi tiếp thị sản phẩm, dịch vụ. Hay hiểu một cách đơn giản thì văn phòng đại diện chính là nơi mà doanh nghiệp dùng để trưng bày hàng mẫu; quảng bá sản phẩm, dịch vụ; giải đáp và tư vấn cho khách hàng; nơi gặp gỡ các đối tác của công ty.
Trả dấu là gì?
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.
Con dấu quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.
Trả dấu là việc cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu của cơ quan công an cấp (có đăng ký mẫu dấu) nhưng không có nhu cầu tiếp tục sử dụng hoặc đổi con dấu mới thì phải trả loại con dấu cho cơ quan cấp để hủy. Việc hủy dấu thực hiện tại cơ quan công an cấp tỉnh hoặc cấp cục (tùy loại hình cơ quan, tổ chức).
Các trường hợp nào trả lại con dấu?
Trường hợp cơ quan, tổ chức không có nhu cầu sử dụng con dấu hoặc theo quy định sẽ phải trả con dấu bao gồm các trường hợp theo quy định tại điều 18 nghị định 99/2016/NĐ-CP:
a) Đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên;
b) Có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền;
c) Có quyết định thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
d) Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng con dấu;
đ) Có quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
e) Các trường hợp theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 6 Nghị định này.
Thủ tục trả con dấu của văn phòng đại diện như thế nào?
Hồ sơ thực hiện trả con dấu
Hồ sơ trả dấu bao gồm các tài liệu sau:
– Công văn trả dấu trình bày rõ lý do cần trả dấu
– Bản sao ĐKKD, giấy phép đầu tư, quyết định thành lập của cơ quan tổ chức
– Bản chính đăng ký mẫu dấu cũ do cơ quan công an cấp
– Giấy giới thiệu trả dấu kèm theo giấy tờ cá nhân của người đi trả dấu.
Thủ tục trả con dấu của văn phòng đại diện
Trình tự thực hiện:
Bước 1: VPĐD nộp hồ sơ thực hiện việc trả con dấu cho cơ quan công an.
Bước 2: Sau khi nộp hồ sơ trả dấu của pháp nhân, trong vòng 05 ngày làm việc (không tính thứ 7, Chủ nhật và các ngày lễ) cơ quan công an sẽ ra biên bản hủy dấu.
Khi tới lấy kết quả, doanh nghiệp mang theo dấu cũ để thực hiện hủy dấu và nhận biên bản xác nhận đã hoàn thành thủ tục trả con dấu.
Cơ quan có thẩm quyền thực hiện: Việc trả dấu thực hiện tại cơ quan cấp mẫu dấu thường là PC64 – Phòng CS QLHC về TTXH thuộc công an tỉnh thành phố, một số trường hợp trả dấu tại Bộ Công An (Cơ quan nào cấp đăng ký mẫu dấu thì sẽ trả tại cơ quan đó).
Thời hạn trả kết quả: Trong thời hạn 05 ngày làm việc (không kể thứ 7 và chủ nhật, ngày lễ), cơ quan công an sẽ ra biên bản thu hồi con dấu. Văn phòng đại diện khi đến nhận kết quả sẽ mang theo con dấu cũ hủy dấu và nhận biên bản hoàn tất thủ tục trả dấu.
Phí, lệ phí: Chưa có quy định về lệ phí.
Không trả lại con dấu có bị xử phạt không?
Căn cứ tại điểm h khoản 3 điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định về mức chế tài đối với hành vi vi phạm quy định về quản lý và sử dụng con đấu trong trường hợp giải thể doanh nghiệp như sau:
3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
h) Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật;
Hình thức xử phạt bổ sung: Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm
Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc nộp lại con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi vi phạm
Như vậy, để tránh bị truy cứu trách nhiệm và bị xử phạt hành chính một cách không đáng có, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục trả con dấu cho Cơ quan Công an khi tiến hành giải thể theo đúng quy định của pháp luật.
Khuyến nghị
Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ công chứng tại nhà Luật sư X với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.
Thông tin liên hệ
Luật sư X sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Thủ tục trả con dấu của văn phòng đại diện như thế nào?” hoặc các dịch vụ khác liên quan như là tư vấn pháp lý về công ty tạm ngừng kinh doanh. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833.102.102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.
Mời bạn xem thêm:
- Thủ tục đăng ký đại lý bán hàng theo quy định 2023?
- Thủ tục giải quyết tranh chấp hợp đồng thương mại năm 2023
- Thủ tục kết hôn với người công giáo như thế nào?
Câu hỏi thường gặp
Điều kiện sử dụng con dấu
1. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
2. Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
3. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
4. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:
a) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;
b) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;
c) Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.
Câu trả lời là không. Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, bởi vì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không độc lập hoàn toàn về tài sản
Các hành vi bị nghiêm cấm bao gồm:
1. Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
2. Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
3. Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
4. Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
5. Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
6. Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
7. Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
8. Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
9. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
10. Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
11. Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
12. Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
13. Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.
