Chào luật sư hiện nay quy định về việc lưu trữ hồ sơ xây dựng được hiểu như thế nào? Trước đây tôi làm việc cho cơ quan nhà nước. Tuy nhiên khi nhận thấy mình có nhiều tính cách không phù hợp với công việc hiện tại thì tôi có xin ra ngoài để làm. Tôi xin vào công ty xây dựng với vị trí là nhân viên dự án. Trong quá trình làm việc, tôi cũng là người phụ trách lưu sổ sách và lưu trữ hồ sơ xây dựng. Tôi thắc mắc là Thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng là bao lâu? Thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng tối đa là bao nhiêu năm? Trước đây tôi được đồng nghiệp bàn giao lại nhưng anh ấy chưa chuyển giao đủ hồ sơ cho tôi, vẫn còn thiếu một số loại giấy tờ. Tôi sợ sau này nếu như công ty có bị kiểm tra hay sếp cần mà không có hồ sơ thì lại ảnh hưởng đến công việc của tôi. Mong được luật sư tư vấn giúp. Tôi cảm ơn Luật sư.
Cảm ơn bạn đã tin tưởng dịch vụ tư vấn của luật sư X. Về vấn đề Thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng chúng tôi tư vấn cho bạn như sau:
Quy định chung về lưu trữ hồ sơ xây dựng
Hiện nay việc lưu trữ hồ sơ xây dựng được nhiều người quan tâm. Bởi đối với những tài liệu cần thiết thì cần lưu lại để dễ xem, dễ quản lý và có thể dùng đến bất cứ lúc nào. Vậu những quy định chung về lưu trữ hồ sơ xây dựng, Thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng thế nào? Hồ sơ bảo trì công trình xây dựng có cần lưu không? Có phải tất cả hồ sơ xây dựng đều cần được lưu trữ không hay chỉ những hồ sơ quan trọng và có đặc điểm nhất định thì mới cần được lưu trưc? Hiện nay ai thực hiện lưu trữ hồ sơ xây dựng cho công ty?
Căn cứ Luật Xây Dựng năm 2014; Nghị định số 46/2015/NĐ-CP quy định về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng (sau đây viết là Nghị định 46/2015/NĐ-CP) và Thông tư số 26/2016/TT-BXD quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng (gọi tắt là thông tư số 26/2016/TT-BXD), quy định:
1. Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng trước khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng đưa vào khai thác, sửdụng theo danh mục quy định. Các nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng công trình lập và lưu trữ hồ sơ đối với phần việc do mình thực hiện. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp.
2. Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 7 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 5 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm c kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
3. Chủ đầu tư tổ chức lập một bộ hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì công trình theo quy định, bàn giao cho chủ sở hữu hoặc người quản lý, sử dụng công trình. Chủ sở hữu hoặc người quản lý, sử dụng công trình có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ này trong suốt quá trình khai thác, sử dụng công trình.
4. Trường hợp đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng từng phần thì chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình và hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì công trình đối với phần công trình được đưa vào sử dụng.
5. Hồ sơ nộp vào Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình tự lưu giữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện.
Công trình xây dựng có bắt buộc phải lưu trữ hồ sơ không?
Hiện nay công trình xây dựng được xem là quan trọng. Để dễ theo dõi, quản lý và kiểm tra sau này thì cần lưu trữ hồ sơ. Hồ sơ này phản ánh quá trình thực hiện công trình xây dựng, bao gồm những quy định pháp luật cùng với những vấn đề khác như thời gian thực hiện, kinh phí đầu tư… hay trách nhiệm của những người thực hiện, đôn đốc thực hiện các công trình xây dựng. Câu trả lời cho vấn đề công trình xây dựng có bắt buộc phải lưu trữ hồ sơ không hiện nay được hiểu như sau:
Căn cứ Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định về lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng như sau:
– Chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng theo quy định tại Phụ lục VIb Nghị định này trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.
– Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) này.
– Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.
– Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
– Hồ sơ nộp Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Bên cạnh đó, theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Thông tư 174/2021/TT-BQP thì các bộ phận công trình bị che khuất, che lấp phải có hình ảnh (ảnh chụp, video) do tư vấn giám sát, nhà thầu thi công xây dựng thực hiện để phục vụ công tác kiểm tra, nghiệm thu. Hình ảnh ghi lại phải rõ nét, thể hiện được hình khối, quy cách, thời gian, vị trí thực hiện. Thời gian lưu trữ hình ảnh do chủ đầu tư quy định nhưng không ngắn hơn thời gian bảo hành công trình.
Thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng là bao lâu?
Như đã biết hiện nay hầu hết các công ty xây dựng đều có lưu lại hồ sơ xây dựng. Vậy hồ sơ xây dựng được lưu lại trong bao nhiêu năm? Nếu như bị kiểm tra thì cơ quan kiểm tra có quyền yêu cầu xem văn bản, hồ sơ xây dựng lưu trữ tối đa là bao nhiêu năm từ thời điểm kiểm tra? Hồ sơ xây dựng có thể được lưu trữ ở đâu? Lưu trữ hồ sơ xây dựng được thực hiện ở dạng dữ liệu điện tử có được hay không? Hãy tham khảo nội dung tư vấn bên dưới của chúng tôi:
Căn cứ Điều 11 Luật Lưu trữ 2011 quy định về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:
– Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
+ Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
+ Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
– Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Như vậy, đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản phải được nộp vào lưu trữ cơ quan trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày được quyết toán. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Thời gian bảo quản hồ sơ công trình xây dựng cơ bản đã quyết toán bao lâu?
Hiện nay nếu như hồ sơ đã quyết toán thì cũng cần lưu lại để xem và theo dõi. Vậy hồ sơ đã quyết toán thì gồm bao nhiêu tài liệu theo quy định? Thời gian bảo quản hồ sơ công trình xây dựng cơ bản đã quyết toán hiện nay là bao lâu? Có văn bản nào quy định về thời gian bảo quản hồ sơ công trình xây dựng? Tại sao công trình xây dựng dù đã được quyết toán rồi mà vẫn phải lưu lại hồ sơ? Ý nghĩa của việc lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng hiện nay được hiểu là:
Theo Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV (Có hiệu lực từ 15/02/2023) quy định về thời hạn bảo quản tài liệu như sau:
Thời hạn bảo quản tài liệu
1. Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.
2. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Thông tư này.
3. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động đặc thù của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Thông tư này.
4. Đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức chưa được quy định tại Thông tư này, các cơ quan, tổ chức căn cứ thời hạn bảo quản của tài liệu tương ứng để xác định.
Khuyến nghị
Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, Luật sư X sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn luật dân sự tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề ‘Thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng là bao lâu?” Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc hay nhu cầu sử dụng đến dịch vụ tư vấn pháp lý Đổi tên giấy khai sinh Hồ Chí Minh cần được giải đáp, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả.
Mời bạn xem thêm
- Nếu không hoàn trả bảo hiểm thất nghiệp thì bị sao?
- Mẫu hợp đồng thuê xe vận chuyển mới năm 2024
- Thủ tục khởi kiện công ty không đóng bảo hiểm xã hội như thế nào?
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 139/2017/NĐ-CP ngày 30 tháng 06 năm 2016 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động đầu tư xây dựng; khai thác, chế biến, kinh doanh khoáng sản làm vật liệu xây dựng, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng; quản lý công trình hạ tầng kỹ thuật, kinh doanh bất động sản, phát triển nhà ở, quản lý sử dụng nhà và công sở, quy định:
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Không lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng hoặc lưu trữ không đầy đủ danh mục tài liệu theo quy định
+ Không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ đồ án quy hoạch xây dựng theo quy định
– Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thực hiện việc lưu trữ hồ sơ hoặc bổ sung đầy đủ danh mục tài liệu lưu trữ đối với hành vi quy định tại khoản 1 nêu trên.
Như vậy, việc lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được thực hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 26/2016/TT-BXD. Trường hợp vi phạm thì bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với mỗi hành vi, đồng thời áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả buộc phải thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định
Căn cứ Điều 11 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau:
– Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
+ Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này
+ Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản
– Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữu lại gửi cho lưu trữ cơ quan.
Căn cứ vào các loại hồ sơ công trình cần lưu trữ, lượng hồ sơ, tầm quan trọng của hồ sơ, thời gian yêu cầu lưu trữ để chọn cách lưu trữ hồ sơ xây dựng phù hợp (Tự lưu trữ, thuê dịch vụ lưu trữ ngoài, lưu hồ sơ bảo mật,…)
Phân công nhiệm vụ, xác định người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện lưu trữ, những người có quyền hạn truy cập hồ sơ công trình xây dựng trong thời gian lưu trữ.
