Hóa đơn là chứng từ. chứng cứ chứng minh giao dịch mua án giữa người bán và người mua, việc xuất hóa đơn chứng từ cần có sự minh bạch và chính xác. Không ít những trường hợp vì tư lợi cá nhân, vì trốn tránh thuế nhà nước mà có những vụ khai khống, làm sai nội dụng hóa đơn hay có những hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn. Gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức khác và cả nhà nước. Vậy pháp luật Việt Nam quy định ra sao về vấn đề này? Sử dụng không hợp pháp hóa đơn bị phạt như thế nào?
Luật sư X xin được giải đáp những thắc mắc xoay quanh vấn đề này trong bài viết sau.
Căn cứ pháp lý
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Khi lập hóa đơn phải có các nội dung sau:
- Tên loại hóa đơn;
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
- Tên liên hóa đơn;
- Số thứ tự hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
- Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
- Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Lưu ý: Một số trường hợp ngoại lệ không cần đầy đủ các nội dung trên.
Phân loại hóa đơn
Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC) hóa đơn bao gồm các loại sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng được dùng cho các đối tượng sau:
- Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
- Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Ví dụ: Doanh nghiệp A là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa và bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam) thì sử dụng hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Hóa đơn khác gồm: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử gồm 02 loại:
- Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Hóa đơn đặt in
Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
Nội dung của hóa đơn hợp pháp
Hóa đơn được sử dụng như một tài liệu nguồn cho kế toán kinh doanh. Hóa đơn hữu ích để ghi lại tất cả các giao dịch bán hàng mà một doanh nghiệp thực hiện với khách hàng của mình. Hóa đơn được các doanh nghiệp sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:
– Để yêu cầu khách hàng thanh toán kịp thời
– Để theo dõi doanh số bán hàng
– Để theo dõi hàng tồn kho, đối với các doanh nghiệp bán sản phẩm
– Để dự báo doanh số bán hàng trong tương lai bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử
– Để ghi nhận doanh thu kinh doanh để nộp hồ sơ thuế
Một hóa đơn chuyên nghiệp sẽ trông rõ ràng, dễ đọc và đơn giản trong khi cung cấp tất cả các chi tiết về các dịch vụ được cung cấp và khoản thanh toán theo yêu cầu của khách hàng. Một hóa đơn chuyên nghiệp phải luôn bao gồm:
– Thông tin liên hệ kinh doanh của bạn
– Thông tin liên hệ của khách hàng của bạn
– ID hóa đơn hoặc số hóa đơn
– Điều khoản và thời hạn thanh toán
– Danh sách các dịch vụ được hiển thị thành từng mục
– Số tiền đến hạn
Các công ty cần giao hóa đơn để yêu cầu thanh toán. Hóa đơn là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. Tuy nhiên, có những lợi ích khác khi sử dụng hóa đơn.
– Lưu trữ hồ sơ
Lợi ích quan trọng nhất của hóa đơn là khả năng lưu giữ hồ sơ hợp pháp về việc bán hàng. Điều này giúp bạn có thể biết khi nào một hàng hóa được bán, ai đã mua và ai đã bán nó.
– Theo dõi thanh toán
Hóa đơn là một công cụ kế toán vô giá. Nó giúp cả người bán và người mua theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ của họ.
– Bảo vệ pháp lý
Hóa đơn hợp lệ là bằng chứng hợp pháp về sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá ấn định. Nó bảo vệ người bán khỏi các vụ kiện gian lận.
– Khai thuế dễ dàng
Việc ghi chép và lưu giữ tất cả các hóa đơn bán hàng giúp công ty báo cáo thu nhập của mình và đảm bảo rằng họ đã nộp đủ thuế.
– Phân tích kinh doanh
Phân tích hóa đơn có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin từ các hình thức mua hàng của khách hàng và xác định xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm, v.v. Điều này giúp phát triển các chiến lược tiếp thị hiệu quả.
Hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn theo quy định hiện nay?
Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định:
“Điều 4. Hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ
…
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ:
a) Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;
b) Hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;
c) Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;
d) Hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;
đ) Hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra;
e) Hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.”
Sử dụng không hợp pháp hóa đơn bị phạt như thế nào?
Căn cứ Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định:
“Điều 28. Xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn quy định tại Điều 4 Nghị định này, trừ trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định này.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.”
Như vậy theo quy định nêu trên trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp hóa thì phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Ngoài ra buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.
Cách xử lý hóa đơn bất hợp pháp
Bước 1: Thu hồi, hủy hóa đơn bất hợp pháp
Bước 2: Kê khai, điều chỉnh các loại thuế, cụ thể:
- Nếu hóa đơn đó chưa kê khai, hạch toán:
Thuế GTGT: không kê khai hóa đơn đó và số tiền thuế GTGT đó cũng là chi phí bị loại, không được khấu trừ
Thuế TNDN: Hạch toán chi phí đó bình thường → Cuối năm khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN thì kê khai phần chi phí vào Chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN
- Nếu hóa đơn đó đã kê khai, hạch toán:
Thuế GTGT: Kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ trên tờ khai thuế GTGT, điều chỉnh hạch toán thuế GTGT trên sổ sang chi phí không được khấu trừ. Trong trường hợp, việc điều chỉnh làm phát sinh thuế phải nộp hoặc Doanh nghiệp đã xin hoàn thuế, Doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế, phạt chậm nộp thuế.
Thuế TNDN: Kê khai điều chỉnh phần chi phí đó vào Chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN. Trong trường hợp tăng số thuế TNDN phải nộp, sẽ bị truy thu và phạt chậm nộp thuế.
Mời bạn xem thêm bài viết
- Tờ trình hồ sơ đề nghị bán hóa đơn lẻ mới 2023
- Mua hóa đơn điện tử của cơ quan thuế như thế nào?
- Cá nhân mua hóa đơn lẻ của cơ quan thuế được không?
Thông tin liên hệ
Luật sư X đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Sử dụng không hợp pháp hóa đơn bị phạt như thế nào?” Ngoài ra, chúng tôi có hỗ trợ dịch vụ pháp lý khác liên quan đến Chuyển đất ao sang thổ cư. Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn hợp phát là Hoá đơn do tổng cục thuế phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho những cơ sở kinh doanh.
Hoá đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng. DN cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa dịch vụ này. Không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đã được Doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn. Nếu doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn. Mà đã sử dụng hóa đơn thì hóa đơn đó sẽ bị coi là hóa đơn bất hợp pháp.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 01 năm. Thời điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định như sau:
– Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện là các hành vi không hủy các sản phẩm in hỏng, in thừa khi tiến hành thanh lý hợp đồng in, Không niêm yết thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định, hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định, các hành vi không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn; không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng; không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật; không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót; không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định thì thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.
– Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc quy định về hóa đơn không thuộc trường hợp quy định tại đã được nêu ở trên là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm là ngày thực hiện hành vi vi phạm đó.
Đối với hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn nếu không xác định được ngày mất, cháy, hỏng hóa đơn thì thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm là ngày phát hiện hóa đơn bị mất, cháy, hỏng.
