Hoá đơn điện tử là một trong những loại hoá đơn thường được sử dụng hiện nay. Hầu hết các doanh nghiệp đều đổi sang hoá đơn điện tử thay vì hoá đơn giấy như trước kia. Chính vì vậy những vấn đề liên quan đến lỗi sai và cách chỉnh sửa lỗi sai trên hoá đơn điện tử nhận được nhiều sự quan tâm của các bạn đọc hiện nay. Những lỗi sai cơ bản thường dễ mắc phải như lỗi sai về chính tả, phí hoá đơn, tên hoá đơn…. và hiện nay việc sửa đổi hoá đơn cũng phải tuân theo quy định của pháp luật. Vậy sai tên công ty trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 phải sửa lại như thế nào? Mời bạn tham khảo bài viết “Sai tên công ty trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78” dưới đây của chúng tôi để có thêm những thông tin chi tiết về vấn đề này.
Căn cứ pháp lý
Hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn là chứng từ thường được sử dụng trong ngành kế toán và là một trong những tài liệu quan trọng của các kế toán mỗi khi thực hiện nghiệp vụ của mình. Hiện nay việc thực hiện hoá đơn có khá nhiều nghiệp vụ khác nhau chính vì vậy thay vì hoá đơn thông thường thì người ta thường sẽ chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử vì hoá đơn điện tử ngày nay nhanh gọn và dễ dàng hơn nhiều. Vậy quy định cụ thể về hoá đơn điện tử như thế nào mời bạn đón đọc bài viết dưới đây của chúng tôi để có thêm thông tin chi tiết.
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có thể hiểu hóa đơn điện tử như sau:
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, trong đó:
- HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”
Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong mỗi đơn vị, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Theo đó đảm bảo mua bán hàng hóa được nhanh chóng, thuận lợi, hạch toán và kê khai thuế dễ dàng.
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Xử lý sai tên công ty trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 như thế nào?
Sai tên công ty là một trong những lỗi sai thường gặp khi bạn lập hoá đơn điện tử. Điều này có thể xảy ra khi bạn nhập hoá đơn sai hoặc khi bạn đổi tên công ty nhưng chưa cập nhập trên hoá đơn. Vậy trong những trường hợp này bạn có thể để hóa đơn điện tử sai và ghi nhận hóa đơn ở bên ngoài không? Câu trả lời của chúng tôi là không trong trường hợp này bạn buộc phải làm lại hóa đơn mới hoặc thực hiện sửa hóa đơn và cập nhật lại hóa đơn mới. Vậy chi tiết việc sửa lại hóa đơn mới như thế nào?
Dưới đây là cách xử lý hóa đơn điện tử sai tên công ty tương ứng với từng trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty chưa gửi cho người mua
Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua mà sai tên công ty thì người bán:
Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT => Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty, không sai các nội dung khác đã gửi cho người mua
(1) Hóa đơn điện tử có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế, các nội dung thì người bán:
Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
(2) Hóa đơn điện tử không có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua
– Trường hợp hóa đơn điện tử sai tên hàng hoá không có mã của cơ quan thuế tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:
Bước 1: Trong trường hợp này, người bán có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ của người mua, và lập hóa đơn thay thế như sau:
Bước 2: Người bán và người mua tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
Bước 3: Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
Bước 4: Sau đó chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
Bước 5: Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.
– Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:
Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và nội dung khác đã gửi cho người mua
Hóa đơn điện tử có mã/không mã sai tên công ty và có sai: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn;thuế suất; tiền thuế/hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót – thực hiện làm theo cách 1):
Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
=> Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử sai tên công ty do cơ quan thuế phát hiện
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2, quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?
Hoá đơn sau khi đã điều chỉnh thì sẽ không thể huỷ được. Bạn chỉ có thể thực hiện điều chỉnh với những loại hoá đơn này và thay thế hoá đơn bằng nhưng phiên bản điều chỉnh cập nhật khác nhau. Đối với những loại hoá đơn sai sót chưa điều chỉnh thì bạn có thể thực hiện huỷ sau đó lập hoá đơn mới. Khi này sẽ không còn bước điều chỉnh hoá đơn. Hóa đơn điều chỉnh có thể thực hiện được nhiều lần, bạn có thể thực hiện thao tác thay thế hóa đơn đã điều chỉnh cũ bằng hóa đơn đã được điều chỉnh mới. Đối với những hóa đơn đã bị xóa ngay từ đầu thì bạn vẫn có thể kiểm tra lại được ở mục hóa đơn đã xóa.
Những doanh nghiệp như văn phòng luật, thực hiện kinh doanh dịch vụ luật đất đai như chuyển đất trồng cây lâu năm chuyển sang đất thổ cư, làm sổ đỏ, giải quyết tranh chấp,… những công việc này sẽ phát sinh chi phí và tạo thu nhập cho doanh nghiệp, vì vậy doanh nghiệp cần xuất hóa đơn, tùy vào điều kiện và nội dung ghi trên hóa đơn nếu muốn hủy cần theo pháp luật quy định.
Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót như sau:
Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
1. Đối với hóa đơn điện tử:
…
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
…
Đồng thời, tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn như sau:
Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:
+ Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
+ Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
Như vậy, trường hợp đã thực hiện xuất hoá đơn điều chỉnh/thay thế hoá đơn điện tử có sai sót trước đó, nếu hoá đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục có sai sót thì không được huỷ hoá đơn điều chỉnh/thay thế mà phải thực hiện xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho hoá đơn điều chỉnh/thay thế có sai sót.
Tức là đã lựa chọn phương thức điều chỉnh thì phải tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì phải tiếp tục thay thế đến khi nào đúng thì dừng. Không được hủy hóa đơn điều chỉnh/thay thế để lập hóa đơn mới cũng không được đang điều chỉnh chuyển sang lập hóa đơn thay thế.
Mời bạn xem thêm
- Sổ đỏ dính quy hoạch thì làm thế nào?
- Vi phạm quy hoạch kế hoạch sử dụng đất đã được công bố xử lý như thế nào?
- Thủ tục thành lập công ty hoạt động tư vấn quản lý năm 2023
Khuyến nghị
Luật sư X tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.
Thông tin liên hệ
Vấn đề “Sai tên công ty trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78” đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. Luật sư X luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý liên quan như là tư vấn pháp lý về đất trồng cây lâu năm chuyển sang đất thổ cư … vui lòng liên hệ đến hotline 0833102102. Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.
Câu hỏi thường gặp
Bên bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn/nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Bên bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Căn cứ tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
Xử lý hóa đơn có sai sót
…
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
…
Như vậy, tùy thuộc vào tình trạng sai sót của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế, hoặc không cần lập hóa đơn.
