Quy trình thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký thông thường 2023

Trong thời đại phát triển kinh tế, công nghiệp hóa hiện đại hóa, việc thực hiện xác thực những chứ kỹ của mọi người trong các văn bản thủ tục hành chính có tầm quan trọng hơn bao giờ hết. Việc chứng thực chữ ký đây là việc mà cơ quan, tổ chức Nhà nước có thẩm quyền tiến hành kiểm tra theo đúng quy định của pháp luật giúp để chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Xin mời các bạn độc giả cùng tìm hiểu qua bài viết của Luật sư X để hiểu và nắm rõ được những quy định về “Thủ tục chứng thực chữ ký thông thường” có thể giúp các bạn độc giả hiểu sâu hơn về pháp luật.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Chứng thực chữ ký là gì?

Dựa theo tất cả những văn bản pháp luật hiện hành, chưa có bất cứ quy định nào nào nêu rõ khái niệm về chứng thực chữ ký mà chỉ có quy định về việc này do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý,ta có thể hiểu nôm na rằng việc này giúp cho những văn bản có tính pháp lý được xác định rằng chứ ky đó là thật chứ không phải là chữ ký giả mạo để có thể giúp những kẻ có mưu đồ bất chính thực hiệm ấm mưu một cách trót lọt.

Theo khoản 3 Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

“Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.”

Thẩm quyền chứng thực chữ ký năm 2023 là cơ quan nào?

Chứng thực chữ ký đây được xem như một trong những hoạt động thường gặp trong cuộc sống. Văn phòng công chứng chữ ký được hoạt động dưới sự cho phép của cơ quan thẩm quyền nhà nước, Cơ quan có thẩm quyền cho phép hoạt động trong lĩnh vực công chứng để có thể chứng thực được chữ ký.

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký:

“Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).

5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.”

• Phòng Tư pháp cấp huyện thuộc tỉnh
• Uỷ ban nhân dân cấp xã với người có thẩm quyền chứng thực là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài với người có thẩm quyền chứng thực là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự.
• Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng).

Lưu ý: Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải đến trực tiếp trụ sở của các cơ quan, tổ chức nêu trên trừ trường hợp chứng thực chữ ký của người yêu cầu chứng thực nhưng già yếu, không thể đi lại được hoặc đang bị tạm giam, tạm giữ, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

Trong văn bản chứng thực chữ ký, bắt buộc phải ghi rõ địa điểm chứng thực, nếu thực hiện chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức nêu trên thì phải ghi rõ thời gian đến giờ, phút chứng thực.

Khi chứng thực chữ ký ngoài trụ sở, người yêu cầu công chứng có thể phải nộp thêm chi phí và thù lao chứng thực theo thoả thuận với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực nêu trên.

Thủ tục chứng thực chữ ký thông thường diễn ra như thế nào?

Hiện nay, trong nhiều việc nếu như có những giao dịch bằng văn bản, hợp đồng hay bất cứ những công việc quan trọng có liên quan đến những việc phải cần có chữ ký. Thì mọi người ai cũng muốn đi xin giấy chứng thực chữ ký để có thể xác minh được những văn bản đó có thể hiện lực pháp lý.

Thủ tục chứng thực di chúc được Bộ Tư pháp hướng dẫn chi tiết tại Quyết định số 1329/QĐ-BTP ngày 01/6/2020 như sau:

Hồ sơ cần chuẩn bị trong trường hợp chứng thực di chúc bao gồm:

– Dự thảo của bản di chúc cần lập (nếu có). Trong đó, trình bày đầy đủ toàn bộ ý nguyện, ý chí của người lập di chúc. Lưu ý, ý nguyện của người lập di chúc ghi trong bản dự thảo không được trái pháp luật, trái đạo đức xã hội.

– Giấy tờ của người lập di chúc. Trong đó gồm một trong các loại giấy tờ là CMND hoặc CCCD hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng. Khi đi chứng thực, người yêu cầu chứng thực di chúc phải mang theo bản chính để xuất trình cho cán bộ tư pháp đối chiếu.

– Giấy tờ về tài sản để lại: Người yêu cầu chứng thực di chúc phải cung cấp bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu của mình với tài sản được đề cập đến trong di chúc (tài sản sẽ để lại cho người thừa kế theo di chúc sau khi người lập di chúc qua đời) hoặc giấy tờ khác thay thế mà pháp luật quy định là có thể sử dụng được thay giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản.

Với giấy tờ này, người lập di chúc xuất trình thêm bản chính để cán bộ tư pháp đối chiếu với bản sao đã nộp.

Lưu ý: Có thể không cần xuất trình bản sao giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu tài sản nếu người lập di chúc đang bị cái chết đe doạ đến tính mạng.

Việc chứng thực di chúc thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực di chúc.

Bước 2: Người tiếp nhận chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu và thực hiện chứng thực:

– Người lập di chúc phải ký (hoặc điểm chỉ nếu không ký được) trước mặt người thực hiện chứng thực (phải ký từng trang nếu di chúc có từ hai trang trở lên). Nếu nộp tại Một cửa thì phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.

Đặc biệt, nếu người này không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có hai người làm chứng có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không liên quan gì đến quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ với người lập di chúc/nội dung trong di chúc.

– Người có thẩm quyền chứng thực ghi lời chứng, ký vào từng trang của di chúc, ghi rõ họ tên, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực. Nếu hồ sơ được nộp ở Một cửa thì cán bộ tiếp nhận cũng phải ký từng trang của di chúc và ký dưới lời chứng.

Bước 3: Nhận kết quả

Thời gian giải quyết là không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu hoặc có thể kéo dài theo thoả thuận với người để lại di chúc. Khi kéo dài, thời gian phải ghi rõ ràng giờ, ngày sẽ trả kết quả.

Trường hợp nào không được chứng thực chữ ký?

Trong những công việc quan trọng cần đến công việc thực chữ ký được là việc mà cơ quan Nhà nước việc này thể hiện trong các văn bản, giấy tờ được người dân yêu cầu chứng thực để có thể xác thực chữ ký thật, không giả mạo. Người dân khi có yêu cầu trong việc chứng thực chữ ký sẽ phải chịu trách nhiệm về các nội dung được ghi trên giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

Theo Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, có các trường hợp sau đây sẽ không được chứng thực chữ ký:

“Điều 25. Trường hợp không được chứng thực chữ ký

1. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

3. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.

4. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác”

Các trường hợp không được chứng thực chữ ký cũng áp dụng cho trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không thể ký được và trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký hoặc điểm chỉ được.

Chứng thực chữ ký thông thường mất bao lâu?

Thời hạn giải quyết yêu cầu chứng thực quy định tại Điều 2 Thông tư 01/2020/TT-BTP (có hiệu lực từ 20/4/2020) như sau:

“Điều 2. Giải quyết yêu cầu chứng thực

1. Đối với những việc chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết theo quy định tại các điều 21, 33 và 37 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

2. Khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực không được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu cầu nộp thêm giấy tờ trái quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này.”

Như vậy, theo quy định nói trên thì trường hợp yêu cầu chứng thực được tiếp nhận sau 15 giời mà không thể giải quyết và trả kết quả ngay thì phải ghi phiếu hẹn trả kết quả. Luật không có quy định cụ thể về thời hạn giải quyết yêu cầu chứng thực.

Mời các bạn xem thêm bài viết

• Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký điện tử năm 2023
• Mức tiền thưởng kèm theo huy chương là bao nhiêu theo quy định?
• Thủ tục chứng thực chữ ký của người dịch năm 2023

Thông tin liên hệ

Vấn đề “Thủ tục chứng thực chữ ký thông thường” đã được Luật sư X giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư X chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng liên quan tới Thủ tục đăng ký đồng sở hữu đất. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline:0833.102.102

• FB: www.facebook.com/luatsux
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
• Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp