Hồ sơ xây dựng là tập hợp các tài liệu, bản vẽ, thông tin kỹ thuật, và các thông tin khác liên quan đến quá trình xây dựng một công trình. Hồ sơ này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, thiết kế, thi công, kiểm tra, và bảo trì công trình xây dựng. Hồ sơ xây dựng thường được phát triển và duy trì từ giai đoạn lập kế hoạch đến khi công trình hoàn thành. Quy định về lưu trữ hồ sơ xây dựng như thế nào?
Căn cứ pháp lý
Quy định về hồ sơ xây dựng như thế nào?
Hồ sơ thiết kế xây dựng, như một phần quan trọng của hồ sơ hoàn thành công trình, đóng vai trò không thể phủ nhận trong quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng. Cùng với đó, theo quy định của Chính phủ và các nguyên tắc pháp luật về lưu trữ, việc duy trì hồ sơ này trở nên quan trọng và bắt buộc.
Hồ sơ thiết kế không chỉ là một tài liệu mô tả kế hoạch chi tiết về cách công trình sẽ được xây dựng, mà còn là bảo chứng cho sự chấp hành đúng đắn của các tiêu chuẩn chất lượng và kỹ thuật trong quá trình thi công. Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của chủ đầu tư mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đánh giá và bảo trì công trình sau khi hoàn thành.
Chính sách quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng của Chính phủ đã đặt ra những yêu cầu nghiêm túc về việc duy trì hồ sơ thiết kế. Điều này không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong quá trình xây dựng mà còn góp phần quan trọng vào việc đảm bảo an toàn, độ bền, và hiệu suất của công trình sau khi đưa vào sử dụng.
Nói một cách đơn giản, hồ sơ thiết kế là “bảng xếp hạng” cho sự thành công của một dự án xây dựng. Việc theo dõi và bảo quản hồ sơ này theo đúng quy định không chỉ là trách nhiệm của các bên liên quan mà còn là cam kết vững chắc đối với sự an toàn và chất lượng trong ngành xây dựng.
Công trình xây dựng có bắt buộc phải lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình không?
Hồ sơ xây dựng không chỉ là một tập hợp các tài liệu và thông tin, mà còn là trái tim của mọi dự án xây dựng, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công và bền vững của công trình. Được xem xét và duy trì một cách cẩn thận, hồ sơ xây dựng không chỉ là một công cụ hỗ trợ trong quá trình thiết kế và thi công mà còn là bảo đảm cho sự tuân thủ đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật và an toàn.
Căn cứ Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định về lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng như sau:
– Chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng theo quy định tại Phụ lục VIb Nghị định này trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.
– Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) này.
– Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.
– Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
– Hồ sơ nộp Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Bên cạnh đó, theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Thông tư 174/2021/TT-BQP thì các bộ phận công trình bị che khuất, che lấp phải có hình ảnh (ảnh chụp, video) do tư vấn giám sát, nhà thầu thi công xây dựng thực hiện để phục vụ công tác kiểm tra, nghiệm thu. Hình ảnh ghi lại phải rõ nét, thể hiện được hình khối, quy cách, thời gian, vị trí thực hiện. Thời gian lưu trữ hình ảnh do chủ đầu tư quy định nhưng không ngắn hơn thời gian bảo hành công trình
Quy định về lưu trữ hồ sơ xây dựng như thế nào?
Bằng cách chứng nhận rằng công trình được xây dựng đúng theo kế hoạch, hồ sơ xây dựng trở thành một văn bản pháp lý quan trọng, đặt nền móng cho sự minh bạch và trách nhiệm trong quản lý dự án, đưa ra được thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng. Thông qua việc bao gồm mọi chi tiết từ bản vẽ kỹ thuật đến các tính toán cấu trúc, hồ sơ này không chỉ hỗ trợ quá trình xây dựng mà còn là một công cụ quan trọng cho việc đánh giá sau khi công trình hoàn thành.
Căn cứ Điều 11 Luật Lưu trữ 2011 quy định về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:
– Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
+ Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
+ Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
– Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Như vậy, đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản phải được nộp vào lưu trữ cơ quan trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày được quyết toán. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Khuyến nghị
Với đội ngũ nhân viên là các luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý của Luật sư X, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện về vấn đề luật xây dựng đảm bảo chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Ngoài tư vấn online 24/7, chúng tôi có tư vấn trực tiếp tại các trụ sở Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bắc Giang.
Thông tin liên hệ:
Luật sư X sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Quy định về lưu trữ hồ sơ xây dựng như thế nào?” hoặc các dịch vụ khác liên quan như là cấp bản sao trích lục hộ tịch. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833102102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín
Mời bạn xem thêm
- Hợp đồng thời vụ tối đa bao nhiêu tháng?
- Mẫu giấy chứng nhận nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội 2023
- Hồ sơ đấu thầu xây dựng gồm những gì?
Câu hỏi thường gặp
Từ khái niệm hoàn công là gì, có nêu rõ nó là thủ tục hành chính nên việc xử lý chắc chắn phải có sự tham gia của các cơ quan hành chính Nhà nước. Tuy nhiên, để giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc mà công việc được thuận lợi, hiệu quả, bạn cần nắm thông tin sau:
Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã: Áp dụng với công trình nhà ở riêng lẻ của dân và các công trình xây dựng khác đóng trên địa bàn, thuộc quận, huyện, thị xã đó.
Ủy ban nhân dân cấp xã: Với nhà ở riêng lẻ ở nông thôn vùng có quy hoạch xây dựng thuộc địa giới cấp xã.
Sở xây dựng: Áp dụng cho những công trình xây dựng đặc biệt, cấp 1, thuộc tôn giáo, di tích lịch sử – văn hóa, đền chùa, đình miếu, công trình trên tuyến đường hoặc trục đường giao thông lớn.
Căn cứ Điều 11 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau:
– Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
+ Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này
+ Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản
– Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữu lại gửi cho lưu trữ cơ quan.
