Pháp luật có quy định về việc lưu trữ hò sơ dự thầu. Theo đó, bên mời thầu có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ dự thầu của các nhà thầu trong thời gian quy định. Nếu không tuân thủ quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu thì bên mời thầu sẽ phải chịu mức xử phạt vi phạm hành chính. Do đó, bên mời thầu cần nắm được quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu như thế nào? Nếu bạn muốn tìm hiểu quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu, hãy theo thõi bài viết dưới đây của Luật sư X nhé.
Hồ sơ dự thầu là gì?
Để lựa chọn ra nhà thầu phù hợp nhất và tốt nhất cho gói thầu, dự án của mình thì bên mời thầu sẽ xem xét đánh giá nhà thầu qua hồ sơ dự thầu. Do đó, hồ sơ dự thầu là yếu tố quan trọng để nhà thầu được lựa chọn. Nhà thầu cần nắm được quy định về hồ sơ dự thầu khi nộp hồ sơ dự thầu. Để nắm rõ hơn về hồ sơ dự thầu, hãy theo dõi nội dung sau đây nhé.
Theo khoản 12 Điều 4 Luật Đấu thầu 2013 (được sửa đổi bởi điểm d khoản 1 Điều 99 Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư 2020) quy định như sau:
12. Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.”
Căn cứ quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu 2013 thì hồ sơ dự thầu được hiểu như sau:
“Điều 4. Giải thích từ ngữ
31. Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.“
Như vậy, hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu
Theo quy định, hồ sơ dự thầu phải được nhà đầu tư lưu trữ trong thời gian quy định. Nếu không lưu trữ trong thời gian quy định thì nhà đầu tư sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Do đó, nhà đầu tư cần lưu trữ hồ sơ dự thầu đúng quy định pháp luật. Vậy, quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu nhưu thế nào?
Về thời gian lưu trữ hồ sơ dự thầu được quy định tại Điều 14 Nghị định 25/2020/NĐ-CP như sau:
“Điều 14. Lưu trữ thông tin trong đấu thầu
1. Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà đầu tư được lưu trữ tối thiểu 03 năm sau khi kết thúc hợp đồng dự án, trừ hồ sơ quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều này.
2. Hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại của các nhà đầu tư không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật được trả lại nguyên trạng cho nhà đầu tư cùng thời gian với việc hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà đầu tư không được lựa chọn. Trường hợp nhà đầu tư không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại của mình thì bên mời thầu xem xét, quyết định việc hủy hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại nhưng phải bảo đảm thông tin trong hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại của nhà đầu tư không bị tiết lộ.
3. Trường hợp hủy thầu, hồ sơ liên quan được lưu trữ trong khoảng thời gian 12 tháng, kể từ khi ban hành quyết định hủy thầu.
4. Hồ sơ quyết toán hợp đồng dự án và các tài liệu liên quan đến nhà đầu tư trúng thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.“
Như vậy, thời gian lưu trữ hồ sơ dự thầu được quy định tối thiểu là 03 năm sau khi kết thúc hợp đồng dự án.
Trường hợp không lưu trữ hồ sơ dự thầu thì bị phạt bao nhiêu?
Theo quy định thì nhà thầu phải lưu trữ đầy hồ sơ đầy đủ và trong thời gain quy định. Nếu nhà thầu không lưu trữ, lưu trữ không đầy đủ hay lưu trữ không đủ thời gian theo quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định. Vậy, trường hợp không lưu trữ hồ sơ dự thầu thì bị phạt bao nhiêu? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về vấn đề này qua nội dung sau đây nhé.
Tại Khoản 1 Điều 38 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về mức phạt đối với hành vi vi phạm trong đấu thầu như sau:
“Điều 38. Vi phạm khác về đấu thầu
1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ, tài liệu trong quá trình lựa chọn nhà thầu không đúng quy định pháp luật về đấu thầu;
b) Không tuân thủ quy định về thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu theo quy định pháp luật về đấu thầu;
c) Không báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu định kỳ theo quy định pháp luật về đấu thầu;
d) Không cung cấp, cung cấp không đầy đủ hoặc cung cấp không đúng thời hạn thông tin, hồ sơ, tài liệu về công tác đấu thầu để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, theo dõi, giám sát hoạt động đấu thầu.
2. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Cá nhân tham gia hoạt động đấu thầu nhưng không có chứng chỉ đào tạo về đấu thầu, chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu;
b) Cá nhân tham gia Tổ chuyên gia hoặc tổ chức thẩm định các nội dung trong đấu thầu nhưng không có bản cam kết theo quy định của pháp luật về đấu thầu;
c) Không tổ chức đấu thầu qua mạng đối với các gói thầu đủ điều kiện tổ chức đấu thầu qua mạng theo lộ trình quy định.
3. Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Tổ chức đào tạo đấu thầu cơ bản không đảm bảo nội dung chương trình và thời lượng đào tạo theo quy định của pháp luật về đấu thầu;
b) Khai thác, sử dụng các thông tin về đấu thầu và các tài liệu kèm theo trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia dưới bất kỳ hình thức và phương tiện nào khi chưa được sự cho phép của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Tổ chức vận hành Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, trừ trường hợp thông tin thuộc danh mục cơ sở dữ liệu mở theo quy định.”
Theo đó, thì trong trường hợp nhà thầu không thực hiện việc lưu trữ hồ sơ đấu thầu thì có thể bị xử phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.
Khuyến nghị
Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ tư vấn luật xây dựng Luật sư X với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu mới năm 2023“. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý như tư vấn pháp lý về làm sổ đỏ trên đất người khác. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102
Câu hỏi thường gặp
Về thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu thì được quy định tại điểm g khoản 1 Điều 12 Luật Đấu thầu 2013 cụ thể như sau:
“Điều 12. Thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư
…
g) Thời gian đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển tối đa là 20 ngày, hồ sơ đề xuất tối đa là 30 ngày, hồ sơ dự thầu tối đa là 45 ngày đối với đấu thầu trong nước, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Thời gian đánh giá hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển tối đa là 30 ngày, hồ sơ đề xuất tối đa là 40 ngày, hồ sơ dự thầu tối đa là 60 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Trường hợp cần thiết, có thể kéo dài thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất nhung không quá 20 ngày và phải bảo đảm tiến độ thực hiện dự án;”
Về thời gian thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu được quy định tại điểm l khoản 1 Điều 12 Luật Đấu thầu 2013 cụ thể như sau:
“Điều 12. Thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư
…
l) Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất tối đa là 180 ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu; trường hợp gói thầu quy mô lớn, phức tạp, gói thầu đấu thầu theo phương thức hai giai đoạn, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu tối đa là 210 ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu. Trường hợp cần thiết, có thể yêu cầu gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và phải bảo đảm tiến độ dự án;
