Chào Luật sư X, tôi hiện đang làm cho một công ty môi giới việc làm, trong nhiều trường hợp phải đóng dấu treo trên văn bản vì mẫu văn bản chỉ có 1 chỗ ký tên, đóng dấu cho khách hàng. Nay nghe nói có quy định mới quy định chi tiết về hướng dẫn đóng dấu treo như thế nào, vì thế tôi cần cập nhật lại các quy định mới về đóng dấu treo nhằm thực hiện đúng và hiểu quả công việc của mình, tránh tình trạng sai hình thức dẫn đến văn bản bị vô hiệu. Vậy quy định về đóng dấu treo năm 2023 là gì? Xin được tư vấn.
Chào bạn, cảm ơn câu hỏi của bạn. Để giải đáp câu hỏi trên mời bạn hãy cùng Luật sư X tìm hiểu qua bài viết sau nhé.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Con dấu doanh nghiệp là gì?
- Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.
- Con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Chính vì lẽ đó mà con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, giả mạo,…
- Con dấu doanh nghiệp dù là con dấu tròn hoặc con dấu vuông đều có giá trị pháp lý.
- Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:
- Số lượng con dấu.
- Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực dấu.
- Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
- Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
- Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
- Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Đóng dấu treo là gì ?
Dấu treo là con dấu cơ quan, tổ chức dùng để đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu treo trên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản hành chính.
Việc đóng dấu treo trên văn bản giấy cũng do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Các tổ chức, cá nhân thực hiện các công tác văn thư cần lưu ý về quy định này để trình bày văn bản hành chính hoặc văn bản của cơ quan nhà nước đúng thể thức và quy cách theo quy định của pháp luật.
Kết luận: Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án. Dấu giáp lai hoặc dấu treo góp phần khẳng định một tài liệu, chứng cứ có bị làm sai lệch trước tòa án hay không? Nếu có dấu hiệu làm giả, làm sai lệch hồ sơ, chứng từ hoặc tài liệu thì rất có thể tài liệu đó sẽ không được coi là chứng cứ trước tòa án.
Quy định về đóng dấu treo năm 2023
Quy định về đóng dấu lên chữ ký
Tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định cụ thể:
Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Cách đóng dấu chữ ký:
Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Giá trị con dấu trên hợp đồng kinh tế của công ty?
Các hình thức sử dụng con dấu trong Hợp đồng của công ty
Có 3 hình thức đóng dấu như sau: Đóng dấu chữ ký, Đóng dấu treo, Đóng dấu giáp lai
Cách đóng dấu chữ ký
Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký; Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ); Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Cách thức đóng dấu treo lên hợp đồng của công ty
Đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
Cách thức đóng dấu giáp lai
Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Hướng dẫn cách đóng dấu chuẩn năm 2023
Cách đóng dấu treo
Dấu treo thường được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Cách đóng dấu giáp lai
Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020, dấu giáp lai phải đóng vào mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần các tờ giấy với mỗi dấu đóng không quá 05 tờ.
Việc đóng dấu giáp lai có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi các bên tham gia hợp đồng phát sinh tranh chấp.
Hiện chưa có quy định cụ thể nào liệt kê các loại văn bản phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, các văn bản đóng dấu giáp lai thường nhằm mục đích:
- Tránh thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi giao kết hợp đồng hoặc làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.
- Bảo đảm tính khách quan của tài liệu, tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.
Cách đóng dấu chữ ký
Dấu chữ ký là con dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Căn cứ Điều 33 Nghị định 30 năm 2020, cách đóng dấu chữ ký chuẩn như sau:
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Có thể bạn quan tâm:
- Thời gian khiếu nại nghĩa vụ quân sự
- Quy trình tuyển quân nghĩa vụ quân sự
- Công dân nam đủ bao nhiêu tuổi trở lên phải đăng ký nghĩa vụ quân sự?
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Quy định về đóng dấu treo năm 2023 như thế nào?” Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý như lên thổ cư đất trồng cây lâu năm Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsu
Câu hỏi thường gặp
Thực tế có rất nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều cơ quan, tổ chức ban hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm chắc cách ghi tên cơ quan ban hành, đặc biệt là những người mới vào nghề.
Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn bản, hãy luôn nhớ rằng:
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 – 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Hóa đơn sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức thường có bảng kê đính kèm để bổ sung thông tin. Việc đóng dấu treo đối với những hóa đơn như vậy cũng được áp dụng và phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định về con dấu.
Theo quy định hiện hành, dấu treo có thể được đóng trên mọi hóa đơn đã bàn giao cho khách hàng. Điều kiện là người bán cần phải có thư ủy quyền từ những người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp. Thêm vào đó, người bán phải trực tiếp ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, địa chỉ đầy đủ trên hóa đơn.
Với hóa đơn bán hàng, việc sử dụng dấu treo không cần phải có sự đồng ý từ phía những người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp. Thực tế, chỉ cần có sự ủy quyền, chữ ký của người chịu trách nhiệm đóng dấu lên văn bản là hóa đơn có thể xuất cho khách hàng.
Tương tự, bảng kê đính kèm hóa đơn cũng không bắt buộc phải đóng dấu treo song đây là việc làm cần thiết để trở thành căn cứ khẳng định bảng kê là một bộ phận của hoa đơn. Thông qua đó, xác nhận thông tin được đưa ra trong bảng kê, tránh việc giả mạo giấy tờ, thay đổi thông tin.
Dấu treo được sử dụng trong khá nhiều trường hợp. Tuy nhiên, căn cứ theo mục đích cụ thể thì loại dấu này thường được dùng cho các mục đích sau đây:
Để đánh dấu trên các văn bản nội bộ nhằm thông báo đến những người có liên quan thuộc tổ chức, doanh nghiệp.
Để đóng lên phía góc trái của liên đỏ nhằm xác định thẩm quyền cũng như các thông tin thể hiện trên đó. Đồng thời, hạn chế tình trạng giả mạo của văn bản và các loại giấy tờ khác.
Khi không có sự ủy quyền, thể hiện mục đích đóng dấu lên chữ ký đã ký tại văn bản đó.
Khi ban hành các văn bản hoặc phụ lục theo đúng quy định của Pháp luật.
Có thể thấy, dấu treo được đóng lên văn bản như một tiêu thức của văn bản chính. Do đó, cần phải thực hiện đóng dấu treo khi ban hành văn bản liên quan đến hoạt động trong các doanh nghiệp, tổ chức,….
