Quy định về chi trang phục cho nhân viên như thế nào?

Tôi hiện đang làm kế toán cho một công ty may mặc. Công ty tôi có quy định về trang phục cho nhân viên. Từ trước đến nay công ty tôi đều yêu cầu nhân viên mua đồng phục trước khi vào làm việc. Nhưng hiện nay do thay đổi chế độ đãi ngộ nên công ty tôi cũng muốn hỗ trợ người lao động thay vì để người lao động phải mua thì công ty sẽ phát cho mỗi người hai bộ đồng phục và nếu có nhu cầu lấy thêm thì có thể mua thêm. Việc phát đồng phục này sẽ được sử dụng sản phẩm của công ty may ra và chỉ tốn chi phí một vải và tiền nhân công. Vậy tôi muốn hỏi chi phí này có được tính vào khi khấu trừ thuế không? Quy định về chi trang phục cho nhân viên hiện nay như thế nào?

Cảm ơn câu hỏi của bạn, để giải đáp thắc mắc này mời bạn đón đọc bài viết “Quy định về chi trang phục cho nhân viên có được trừ khi tính thuế?” dưới đây của chúng tôi.

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 96/2020/TT-BTC ban hành ngày 16/11/2020

Quy định về chi trang phục cho nhân viên có được trừ khi tính thuế?

Nhiều doanh nghiệp thường mong muốn nhân viên khi làm việc sẽ mặc đồng phục của công ty. Điều này sẽ tạo nên tính đồng bộ cũng như đối với những phân xưởng lớn thì việc mặc đồng phục khi tham gia làm việc sẽ giúp người quản lý dễ dàng nhận ra sự phân cấp giữa các nhân viên cũng như quản lý được lao động của mình. Việc chi trả trang phục lao động này sẽ do hai bên doanh nghiệp và người lao động chủ động trao đổi và thỏa thuận với nhau không có quy định cụ thể bắt buộc nào của pháp luật.

Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC có quy định như sau:

“2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.

Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định cụ thể của Bộ Tài chính.”

Như vậy, theo quy định trên có thể hiểu như sau:

-Khoản chi bằng tiền vượt mức 05 triệu đồng/người/năm sẽ không được tính vào chi phí được trừ

-Khoản chi bằng hiện vật cho người lao động không khống chế chi phí tối đa.

Trường hợp này công ty may cho mỗi cán bộ 02 (hai) bộ đồng phục thì được coi là khoản chi trang phục bằng hiện vật nên sẽ không khống chế mức chi, như vậy khoản chi này của công ty sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế vì công ty có đủ hóa đơn, chứng từ.

Chi trang phục cho nhân viên bằng tiền có được khấu trừ thuế không?

Khi doanh nghiệp tham gia hoạt động trên thị trường cần phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp cũng như việc cá nhân phải đóng thuế thu nhập cá nhân khi nằm trong nhóm đối tượng phải đóng thuế thu nhập cá nhân. Khi đóng thuế thu nhập cá nhân sẽ có những trường hợp nhất định bạn sẽ được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động vậy thuế thu nhập doanh nghiệp cũng như vậy. Những khoản chi nhất định của doanh nghiệp sẽ được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp. Vậy chi trang phục cho nhân viên có nằm trong số đó?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành:

“Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

…

2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.”

Căn cứ theo quy định tại Điểm đ.4 Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định 65/2013/NĐ-CP do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành:

“ Điều 2. Các khoản thu nhập chịu thuế

…

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công

đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,… cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước…”

Và căn cứ theo quy định tại Điểm b.2.1 Khoản 1 Điều 8 Thông tư 111/2013/TT-BTC :

“Điều 8. Xác định thu nhập chịu thuế từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công

…

Đối với tiền trang phục trả cho người lao động không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Trường hợp chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động thì mức chi tối đa để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.”

Do đó, phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động (NLĐ) nếu không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm thì được tính là khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và không phải tính vào thu nhập chịu thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) của NLĐ với khoản chi trang phục này.

Những lưu ý khi chi trả trang phục cho nhân viên

Khi chi trang phục cho nhân viên bạn cũng nên có những lưu ý nhất định để đảm bảo chi phí này có thể được coi là chi phí hợp lý. Một trong những nguyên tắc của kế toán khi quyết toán thuế và hoạch toán chi phí đó là mọi chi phí hợp lý đều phải có hóa đơn chứng từ. Vì những chi phí mà không có hóa đơn chứng từ thì cũng không có căn cứ chứng minh đã phát sinh chi phí này. Nếu bạn làm mất hay thất lạc hóa đơn của những chi phí hơp lý có thể xin doanh nghiệp đã cấp hóa đơn cho bạn cấp lại hóa đơn đó.

+ Về Thuế TNDN: Chi trang phục là chi phí hợp lý nếu đáp ứng được đầy đủ hồ sơ chứng từ… được tính vào chi phí được trừ nếu quy định cụ thể trong các văn bản sau:

• Hợp đồng lao động;
• Thoả ước lao động tập thể;
• Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;
• Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Hồ sơ gồm có:

• Quyết định chi trang phục
• Quy chế tài chính: Qua các lần thanh tra kiểm tra thuế nếu mức chi bằng tiền phụ cấp nhân viên thuộc 06 tháng đầu năm thì phụ cấp nguyên năm, 06 tháng cuối năm phụ cấp 1/2
• Danh sách nhân viên nhận tiền hoặc hiện vật có ký tác xác nhận
• Hóa đơn tài chính
• Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi nếu chuyển khoản qua ngân hàng
• …….

Mời bạn xem thêm

• Hợp đồng mua bán bằng miệng mới 2023
• Mẫu bản tự khai của bị đơn mới năm 2024
• Mẫu hợp đồng xây dựng nhà ở đơn giản mới năm 2024

Khuyến nghị

Luật sư X tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ quyết toán thuế đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.

Thông tin liên hệ

Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Quy định về chi trang phục cho nhân viên có được trừ khi tính thuế?” Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý như thành lập công ty. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102

Câu hỏi thường gặp: