Xin chào Luật sư, hiện nay tôi đang làm việc trong bộ phận văn thư tại một cơ quan và có thắc mắc về quy định pháp luật chưa rõ, mong được luật sư tư vấn. Cụ thể là tôi thắc mắc về quy định đóng dấu giáp lai nhiều trang hiện nay như thế nào? Pháp luật có quy định bắt buộc phải đóng dấu giáp lai từ hai tờ trở lên không? Mong được luật sư tư vấn giúp, tôi xin cảm ơn.
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến Luật sư X, bạn hãy theo dõi nội dung bài viết dưới đây của chúng tôi để được giải đáp thắc mắc trên nhé.
Căn cứ pháp lý
Dấu giáp lai là gì?
Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu; gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản; và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng; nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án.
Hiện nay; chưa có quy định cụ thể nào liệt kê các loại văn bản phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên; các văn bản đóng này thường nhằm mục đích:
– Tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng; hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.
– Bảo đảm tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế; hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.
Quy định đóng dấu giáp lai nhiều trang năm 2023 như thế nào?
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:
“Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.”
Theo đó, việc đóng dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng chỉ được đóng vào tối đa 05 tờ văn bản. Việc đóng từ 2 con dấu trở lên thì mình đóng từ trang trắng tiếp theo.
Ngoài ra, tùy theo từng Bộ, ngành mà có quy định riêng. VD: Tổng cục Hải quan bắt buộc đóng giáp lai với văn bản từ 02 trang trở lên với văn bản in 1 mặt, 03 trang trở lên với văn bản in 2 mặt. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản (Công văn 6550/TCHQ-VP năm 2012).
Có bắt buộc phải đóng dấu giáp lai từ hai tờ trở lên không?
Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:
“Điều 20. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
…
3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.”
Ngoài ra theo quy định tại Điều 49 Luật Công chứng 2014 thì:
“Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng
Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ”
Theo đó thông thường khi các công ty, doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm có nhiều trang. Ngoài chữ ký và đóng dấu các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng. Thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết hợp đồng nếu tất cả các bên đều là tổ chức, cơ quan có sử dụng con dấu.
Trách nhiệm quản lý con dấu được quy định như thế nào?
Theo Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định quản lý con dấu như sau:
“Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.”
Theo đó người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan. Văn thư cơ quan có trách nhiệm:
– Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
– Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
– Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
– Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
Khuyến nghị
Với đội ngũ nhân viên là các luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý của Luật sư X, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện về vấn đề luật dân sự đảm bảo chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Ngoài tư vấn online 24/7, chúng tôi có tư vấn trực tiếp tại các trụ sở Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bắc Giang.
Thông tin liên hệ:
Luật sư X sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Quy định đóng dấu giáp lai nhiều trang năm 2023 như thế nào?” hoặc các dịch vụ khác liên quan như tư vấn pháp lý về trích lục hộ khẩu online. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833102102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.
Mời bạn xem thêm:
- Mẫu giấy xác nhận về việc cho thuê doanh nghiệp tư nhân 2023
- Mẫu đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản doanh nghiệp năm 2023
- Mẫu giấy chứng nhận không cùng chi trả trong năm 2023
Câu hỏi thường gặp:
Đối với các văn bản giấy, việc đóng dấu chuẩn trên văn bản là rất cần thiết, dù là dấu chữ ký, dấu treo hay dấu giáp lai thì khi đóng dấu cũng phải đáp ứng yêu cầu sau:
Đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng quy định
Đóng đúng chiều.
Dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Đối với dấu treo: Dấu treo thường được đóng trên các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục. Con dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
Dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử (chữ ký số của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức) là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng dưới dạng phông nền trong, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền về bên trái.
