Ngày nay có rất nhiều cách để xác nhận vị trí, chức danh của một người. Có thể bằng danh thiếp, chữ kí hay bằng con dấu. Con dấu là hình thức xác nhận giấy tờ phổ biến nhất hiện tại. Các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp đều có cho mình một con dấu để xác lập các loại giấy tờ? Vậy con dấu là gì? Người có thẩm quyền sử dụng con dấu là ai?
Căn cứ pháp lý
Con dấu là gì?
Con dấu là phương tiện đặc biệt đại diện cho các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ.
Con dấu pháp lý do nhà nước quy định bao gồm: con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu của cơ quan tổ chức khác. Trong đó, cơ quan tổ chức khác là: doanh nghiệp, công ty, tổ chức… do nhà nước cấp phép hoạt động.
Phân loại con dấu
Có 2 loại con dấu chính là con dấu pháp lý do nhà nước quy định và con dấu không mang tính pháp lý dựa trên nhu cầu sử dụng. Trong đó, con dấu pháp lý do nhà nước quy định bao gồm con dấu của các cơ quan nhà nước và con dấu pháp nhân của các cơ quan, tổ chức khác
Con dấu pháp lý
Là con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, tổ chức. Con dấu này hình tròn, mực màu đỏ, phát hành theo quy định và sự quản lý của nhà nước. Nó xác nhận tính pháp lý của văn bản, tài liệu do doanh nghiệp và cơ quan nhà nước ban hành. Việc đóng dấu pháp lý phải đúng theo quy định của pháp luật.
Con dấu không mang tính pháp lý
Là các con dấu phát sinh dựa trên nhu cầu sử dụng, không do cơ quan nhà nước ban hành. Có nhiều hình dạng như tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip, chữ. Với các màu khác nhau như đỏ, xanh và các màu không phổ biến khác…
Ví dụ:
- Dấu chức danh: Tổng giám đốc, Giám đốc, Trưởng phòng… Dấu tên: họ và tên
- Dấu correct: sử dụng để sửa lỗi trên văn bản
- Dấu phòng, ban: giống dấu pháp nhân của công ty, tổ chức nhưng không có tính pháp lý. Chỉ thể hiện nơi ban hành văn bản
- Dấu sao y bản chính, đối chiếu bản chính
- Dấu thông tin hay dấu địa chỉ…
- Đã thu tiền, đã chi tiền, đã thanh toán là các loại dấu phổ biến của thu ngân
Dấu chữ ký
Dấu chữ ký là gì? Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Trong doanh nghiệp, người được đóng dấu trên chữ ký là giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền.
Các văn bản cần đóng dấu chữ ký: Hợp đồng lao động, quyết định, công văn, thông báo (có thể có, có thể không), giấy ủy quyền, giấy giới thiệu… Các văn bản do doanh nghiệp có chữ ký của người có thẩm quyền ban hành cho cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước…
Cách đóng dấu chữ ký
- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).
- Con dấu đóng bên trái, trùm trên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Một phần dấu trùm lên phần chức danh và phần họ và tên.
Dấu giáp lai
Dấu giáp lai là gì? Dấu giáp lại là dấu đóng trên mép trái hoặc phải của văn bản. Các văn bản có từ 2 trang trở lên cần đóng dấu giáp lai trên tất cả các trang. Điều này thể hiện sự liền mạch của văn bản. Tránh trường hợp bị thay đổi nội dung các trang trong văn bản.
Cách đóng dấu giáp lai
- Xếp các trang tài liệu theo hình dẻ quạt. Đóng dấu một lần trùm lên tất cả các trang.
- Dấu giáp lai phải đảm bảo có ở lề tất cả các trang tài liệu.
- Con dấu không đè lên nội dung văn bản.
Dấu treo
Dấu treo là gì? Dấu treo là dấu đóng trên trang đầu của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Một số doanh nghiệp đóng dấu treo lên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.
Cách đóng dấu treo
Đóng ở bên trên trang đầu của văn bản. Thường ở góc trên bên trái. Có thể trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp
Người có thẩm quyền sử dụng con dấu
Điều kiện sử dụng con dấu
Hiện nay pháp luật cũng có những quy định chặt chẽ về việc cấp và quản lý con dấu. Điều 5, Nghị định 99/2016/NĐ-CP của chính phủ quy định về điều kiện được sử dụng con dấu:
“Điều 5. Điều kiện sử dụng con dấu.
1. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
2. Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
3. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
4. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi,dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:
a) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;
b) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;
c) Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.”
Theo đó Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong và phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng. Đồng thời cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp thì phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền.
Nhà nước nghiêm cấm các hành vi: Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả, mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu, sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng, cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký, không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu, mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động, chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu, sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu, làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền, không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu, lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân và các hành vi khác theo quy định của pháp luật.
Người có thẩm quyền sử dụng con dấu
Tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có quy định:
– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
– Văn thư cơ quan có trách nhiệm
+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
+ Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
=> Như vậy, theo quy định nêu trên thì Văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm cơ quan quản lý, sử dụng con dấu khi người đứng đầu cơ quan, đơn vị đó giao. Vậy nên việc quy trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan, đơn vị thuộc về ai còn phụ thuộc vào người đứng đầu cơ quan, đơn vị đó.
Mời bạn xem thêm
- Có được photo màu con dấu không?
- Mẫu đơn xin cấp lại con dấu bị hỏng năm 2022
- Con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề ”Người có thẩm quyền sử dụng con dấu ”. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến đăng ký bảo hộ nhãn hiệu và logo; Bảo hộ logo độc quyền; thành lập công ty; hợp pháp hóa lãnh sự; công văn tạm ngừng kinh doanh; xin giấy phép bay Flycam, xác nhận tình trạng hôn nhân Bình Dương …. hãy liên hệ: 0833.102.102.
Câu hỏi thường gặp
Văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm cơ quan quản lý, sử dụng con dấu khi người đứng đầu cơ quan, đơn vị đó giao. Vậy nên việc quy trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan, đơn vị thuộc về ai còn phụ thuộc vào người đứng đầu cơ quan, đơn vị đó.
Thẩm quyền sử dụng con dấu quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Thẩm quyền sử dụng con dấu được quy đinh chi tiết, cụ thể và rõ ràng về trách nhiệm nếu sảy ra sai sót trong khâu quản lý và sử dụng con dấu.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm
+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
+ Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
