Chào Luật sư, tôi có một câu hỏi muốn gửi đến Luật sư để có thể giải đáp cho tôi như sau: “Do nhu cầu mong muốn mở rộng kinh doanh, tiếp cận thị trường và khách hàng tiềm năng mới, công ty tôi muốn thành lập văn phòng đại diện ở tại Thành phố Hồ Chí Minh. Vậy hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những loại giấy tờ gì? Trong đó, mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện mới nhất được xác lập như thế nào?. Để giải đáp câu hỏi này, người đọc cùng tìm hiểu về các quy định hiện hành của pháp luật đối với việc thành lập văn phòng đại diện cùng Luật sư X nhé.
Văn phòng đại diện có nghĩa là gì?
Trước khi giải đáp thắc mắc của bạn đọc về thủ tục thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải hiểu các vấn đề pháp lý cơ bản vè văn phòng đại diện. Trong đó, doanh nghiệp cần phải hiểu thế nào là văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật. Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Văn phòng đại diện chỉ được coi là cơ quan hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật khi văn phòng đó được doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền. Căn cứ theo khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Do đó, văn phòng đại diện có thể được thành lập cả ở trong nước và nước ngoài.
Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện – Tải file ngay
Thông báo thành lập văn phòng đại diện có thể coi là loại giấy tờ quan trọng nhất không thể thiếu để hoàn thiện hồ sơ thành lập văn phòng đại diện. Thông báo này cần phải được thực hiện theo đúng biểu mẫu kèm theo các nội dung theo quy định của pháp luật. Vậy, mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện gồm những nội dung gì? Theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT, thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký được thực hiện theo mẫu sẵn tại Phụ lục II-7 của Thông tư này. Bạn đọc có thể tham khảo và tải về mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện dưới đây:
Hướng dẫn soạn mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện
Để việc thực hiện thủ tục hành chính được suôn sẻ và hợp lệ, chúng ta cần chuẩn bị hồ sơ chính xác. Trong đó, một trong số loại giấy tờ quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý đó là mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện, tránh điền sai, điền thiếu, gây mất thời gian chỉnh sửa và đi lại trong trường hợp cơ quan có thẩm quyền trả lại hồ sơ. Do đó, bạn đọc có thể tham khảo hướng dẫn cách soạn thảo mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện theo các yêu cầu sau:
Quy định về việc điền tên văn phòng đại diện
Khi đặt tên văn phòng đại diện, cần lưu ý các vấn đề sau:
- Tên của văn phòng đại diện phải được viết với những chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt cùng với các chữ cái F, J, Z, W, các chữ số và các ký hiệu kèm theo.
- Tên Văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp + cụm từ “Văn phòng đại diện”. Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty TNHH ABC.
- Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diệncủa doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
- Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
- Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.
Cần điền đầy đủ các thông tin sau về tên văn phòng đại diện:
- Tên chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh viết bằng tiếng Việt (ghi bằng chữ in hoa)
- Tên chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh viết bằng tiếng nước ngoài (nếu có)
- Tên chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh viết tắt (nếu có)
Cách ghi địa chỉ văn phòng đại diện
Địa chỉ văn phòng đại diện cần phải rõ ràng và chi tiết. Khi viết địa chỉ văn phòng đại diện, cần điền đầy đủ các thông tin gồm:
- Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn
- Xã/Phường/Thị trấn
- Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh nào
- Tỉnh/Thành phố
Điền nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện
Ở mục này, cần điền rõ những nội dung hoạt động của văn phòng đại diện. Một số nội dung hoạt động của văn phòng đại diện có thể gồm:
- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo qui mô định hướng của Hội đồng quản trị.
- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở và chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
Điền thông tin của người đứng đầu văn phòng đại diện
Ở mục này, doanh nghiệp cần điền thông tin của người đứng đầu theo pháp luật của văn phòng đại diện. Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể đồng thời là người đại diện của công ty hoặc được bổ nhiệm theo quyết định của doanh nghiệp, Một số thông tin cần phải ghi đầy đủ, chi tiết gồm tên, giới tính, dân tộc, ngày sinh, quốc tịch, giấy tờ nhân thân, nơi thường trú, tạm trú, cách thức liên hệ…
Cách điền thông tin đăng ký thuế
Doanh nghiệp cần ghi đầy đủ thông tin về nghĩa vụ đăng ký thuế trong biểu mẫu như sau:
- Điền thông tin năm tài chính: đây là niên độ kế toán. Niên độ kế toán của Việt Nam tính từ 01/01 đến 31/12 của năm dương lịch.
- Điền đăng ký xuất khẩu: Không
- Điền hình thức về hạch toán: Phụ thuộc
- Thông tin về số lượng lao động: điền số lao động dự định sẽ làm việc tại văn phòng đại diện.
- Điền thông tin các loại thuế cần đóng: đóng loại thuế nào thì đánh dấu vào loại thuế tương ứng đó. Thường thì văn phòng đại diện chỉ đánh dấu vào: Phí và lệ phí.
- Ngành, nghề kinh doanh chính: Điền ngành nghề thực hiện hoạt động kinh doanh.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện có những giấy tờ gì?
Theo khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài; có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Tuy nhiên, trong từng trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước hay nước ngoài, hồ sơ các loại giấy tờ cần chuẩn bị cũng có sự khác biệt. Cụ thể như sau:
Đối với trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước:
Căn cứ Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về thành phần hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp, theo đó hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện ở trong nước của doanh nghiệp gồm:
- Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Đối với trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện tại nước ngoài:
Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.
Lưu ý vấn đề gì khi soạn thảo mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện?
Tuy pháp luật hiện hành đã ban hành biểu mẫu sẵn của thông báo thành lập văn phòng đại diện nhưng doanh nghiệp vẫn cần phải hết sức lưu ý khi điền các thông tin sao cho phù hợp với các đầu mục trong mẫu. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn còn mắc các sai lầm khi soạn thảo mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện như không viết hoa đúng chỗ, địa chỉ ghi quá vắn tắt,… Do đó, khi soạn thảo mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
– Đây là mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành, áp dụng thống nhất, do vậy doanh nghiệp cần điền đầy đủ các thông tin theo như mẫu có sẵn, không được tự ý soạn thảo mẫu riêng theo ý thích. Doanh nghiệp có thể tải trực tiếp mẫu này tại Phụ lục II-7 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
– Lưu ý nơi nhận thông báo là Phòng đăng ký kinh doanh nơi mà văn phòng đại diện đặt trụ sở.
– Tên của doanh nghiệp và tên văn phòng đại diện phải ghi bằng chữ in hoa.
– Tên của văn phòng đại diện bắt buộc phải có chứa hai yếu tố là tên của doanh nghiệp kèm theo chữ văn phòng đại diện.
– Địa chỉ của văn phòng đại diện cần được ghi rõ ràng, chính xác từ số nhà, ngõ, ngách, đường, phố, xã, phường, quận huyện,…
– Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể đồng thời là người đại diện của công ty hoặc được bổ nhiệm theo quyết định của doanh nghiệp, điền đủ các thông tin: tên, giới tính, dân tộc, ngày sinh, quốc tịch, giấy tờ nhân thân, nơi thường trú, tạm trú, cách thức liên hệ.
– Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện cần lưu ý do văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc thực hiện các nhiệm vụ ủy quyền cho doanh nghiệp, bảo vệ lợi ích cho các nhiệm vụ đó, không trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh, do vậy có thể ghi nội dung hoạt động như sau:
+ Là văn phòng thực hiện nhiệm vụ liên lạc, đại diện cho doanh nghiệp theo hình thức ủy quyền.
+ Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, hỗ trợ tiếp cận, khai thác thị trường, tìm kiếm khách hàng, đối tác.
+ Thực hiện hoạt động cần thiết nhằm phát hiện hành vi xâm phạm lợi ích hợp pháp của công ty.
– Về các thông tin đăng ký thuế, khách hàng phải điền đầy đủ các thông tin theo biểu mẫu có sẵn.
– Thông báo cần ghi đầy đủ thông tin ngày tháng lập thông báo, nơi lập thông báo.
– Cuối thông báo cần có xác nhận của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
– Người lập thông báo cần đảm bảo mọi thông tin trong thông báo đều chính xác, trung thực, không gian dối.
Mời bạn xem thêm:
- Thủ tục mở văn phòng đại diện tại nước ngoài năm 2023
- Hạch toán kế toán văn phòng đại diện như thế nào?
- Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện doanh nghiệp bảo hiểm cập nhật mới
Thông tin liên hệ:
Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề “Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện”. Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc đến dịch vụ pháp lý cần được giải đáp, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp:
Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh được đặt theo quy tắc sau:
“1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.”
Bên cạnh đó, Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh như sau:
“1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thực hiện theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp.
2. Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
3. Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
4. Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại.”
Để mở văn phòng đại diện công ty tại Việt Nam cần thỏa mãn những điều kiện sau:
– Có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.
– Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật, không được đặt trùng, gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tên của tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
– Khi làm biển hiệu thì tên văn phòng đại diện phải được in hoa hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng việt của công ty mẹ. Quy đình này cũng được áp dụng với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
– Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
– Văn phòng đại diện phải có trụ sở và trụ sở tuân theo quy định của pháp luật.
