Mất hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế phải làm sao?

Hóa đơn có vai trò vô quan trọng và cần phải tránh các trường hợp làm hỏng hay đánh mất bởi vì nó sẽ kéo theo rất nhiều thủ tục rắc rối khác. Vậy, nếu chúng ta lỡ làm mất hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế thì phải làm thế nào? Sau đây, hãy cùng Luật sư X tìm hiểu về vấn đề “Mất hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế” qua bài viết sau đây nhé!

Mất hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế

Hóa đơn đầu vào là chứng từ giúp doanh nghiệp bảo vệ chi phí được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong kỳ. Do đó, việc quản lý hóa đơn đầu vào cần được kế toán chú trọng, kiểm tra và quản lý kỹ lưỡng

Làm mất hóa đơn đầu vào phạt bao nhiêu?

Theo quy định về việc mất hóa đơn đơn đầu vào, kể từ ngày 1/1/2022, đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong các trường hợp quy định tại Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Các hành vi phạt cảnh cáo 

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
• Làm mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sau, xóa bỏ này.

Các hành vi mất hóa đơn bị phạt tiền 

– Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng

Đối với các hành vi sau:

1.	Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
2.	Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.

– Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng

1.	Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan Thuế nhưng chưa lập;
2.	Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ;Trường hợp người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải có biên bản của người bán và người mua ghi nhận sự việc.
3.	Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế;Các bên liên quan phải lập biên bản ghi nhận việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Lưu ý: Nghị định 125/2020/NĐ-CP hiện hành không áp dụng xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập nhưng chưa khai thuế.

– Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng

Đối với các hành vi sau đây:

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ các trường hợp (1), (2) và trường hợp bị phạt cảnh cáo đã nêu ở trên.

Lưu ý: Quy định hiện hành yêu cầu xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ.

Xử phạt trong trường hợp là lỗi của bên thứ 3

Khi xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ nhưng do lỗi của bên thứ ba:

• Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người bán thì người bán là đối tượng bị xử phạt;
• Nếu bên thứ ba thực hiện giao dịch với người mua thì người mua là đối tượng bị xử phạt.

Người bán hoặc người mua và bên thứ ba lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Xử lý mất hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế

Trong trường hợp hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế bị mất sẽ sử lý như sau:

• Bên mua cần sớm liên hệ với bên bán để cùng tiến hành lập biên bản ghi nhận việc làm mất hóa đơn đầu vào.
• Cả bên bán hay bên mua làm mất hóa đơn thì thủ tục đầu tiên cần phải tiến hành là lập Biên bản ghi nhận việc làm mất hóa đơn đầu vào.

Cụ thể, biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn phải ghi rõ các yêu cầu sau:

1. Ghi rõ sự việc bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2.
2. Ghi rõ thông tin liên 1 của bên bán đã khai nộp thuế vào thời gian nào.
3. Cần ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của cả 2 bên bán và mua; biên bản phải có dấu xác thực.

Xử lý mất hoá đơn đầu vào theo đúng quy định

Mất hoá đơn đầu vào là trường hợp không may có thể xảy ra trong doanh nghiệp. Vậy khi gặp vấn đề này, kế toán cần xử lý ra sao? Căn cứ theo quy định tại Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC về xử lý trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, kế toán cần tiến hành các thủ tục sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc

Khi có giao dịch mua bán hàng hoá, dịch vụ mà người bán đã lập hoá đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hoá đơn bản gốc đã lập thì cả hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc. Lưu ý, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật, đóng dấu trên biên bản.

Bước 2: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Bước 3: Lập Báo cáo mất hóa đơn đầu vào nộp lên cơ quan thuế

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất hóa đơn đầu vào

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất hóa đơn đầu vào là do kế toán không có quản lý hóa đơn hiệu quả và khoa học. Theo dõi những thực trạng kế toán quản lý hóa đơn dưới đây:

– Lưu trữ thủ công, quản lý và theo dõi qua bảng tính excel

Sau khi nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp, kế toán thường lưu trữ thủ công bằng cách kẹp hóa đơn vào sổ chứng từ cùng với hợp đồng mua – bán hàng. Sau đó nhập liệu tay vào bảng tính excel để theo dõi và tra cứu khi cần. Thực trạng này xảy ra những vấn đề sau:

• Không gian lưu trữ hóa đơn bị quá tải do quy mô doanh nghiệp phình to hoặc hoạt động sau nhiều năm
• Xảy ra tình trạng mất hóa đơn, quên không lưu trữ vào tủ chứng từ, cháy, hỏng hóa đơn
• Khó khăn trong việc tra cứu hóa đơn khi cần giải trình với cơ quan thuế hoặc làm báo cáo

– Nhận hóa đơn đầu vào điện tử qua email nhưng vẫn phải in ra giấy hoặc lưu trữ vào folder máy tính, tải lên Drive

Đối với hóa đơn điện tử, Kế toán nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp nhưng do không có công cụ lưu trữ, quản lý nên vẫn phải in giấy để lưu trữ. Nhiều kế toán chọn cách lưu trữ bằng việc tải ảnh hóa đơn điện tử xuống và lưu trữ vào một folder trên máy tính.

– Nhập tay số liệu hóa đơn từ hóa đơn đầu vào lên phần mềm kế toán

Kế toán nhận hóa đơn đầu vào thực hiện nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán và lưu trữ hóa đơn thủ công trên máy tính đối với hóa đơn điện tử và kẹp vào sổ chứng từ đối với hóa đơn giấy. Thực trạng này dẫn đến các vấn đề hạn chế sau:

• Mất thời gian nhập liệu số liệu
• Nhập thiếu hóa đơn, nhập hóa đơn 2 lần
• Sai sót trong quá trình nhập liệu
• Dễ xảy ra bỏ sót hóa đơn, mất hóa đơn đầu vào
• Khó theo dõi hóa đơn đầu vào qua email do bị trôi hoặc chồng chéo giữa các email khác
• Ảnh hưởng quỹ thời gian thực hiện công việc chuyên môn của kế toán

Mời bạn xem thêm bài viết

• Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử
• Đơn đề nghị mua hóa đơn 2022
• Xuất hóa đơn hoàn phí bảo hiểm
• Đơn đề nghị mua hóa đơn hộ kinh doanh cá thể
• Thủ tục mua hóa đơn lẻ tại chi cục thuế

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn về “Mất hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế”. Mong rằng các kiến thức trên có thể giúp ích cho bạn trong cuộc sồng hằng ngày. Hãy theo dõi chúng tôi để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích. Và nếu quý khách có nhu cầu soạn thảo hồ sơ ngừng kinh doanh, giấy uỷ quyền xác nhận độc thân, đổi tên giấy khai sinh; hoặc muốn sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự ở Hà Nội của chúng tôi; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.

Liên hệ hotline: 0833102102. Hoặc bạn có thể tham khảo thêm các kênh sau:

• FB: www.facebook.com/luatsux
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
• Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp