Xin chào Luật sư. Tôi tên là Nhân. Do hiểu biết pháp luật còn hạn chế nên tôi lên đây mong được luật sư giải đáp thắc mắc. Cụ thể đó là Chứng từ kế toán là gì? Ký chứng từ kế toán bằng chữ ký khắc sẵn được không? Mong sớm nhận được phản hồi từ quý Luật sư.
Cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng đặt câu hỏi, dưới đây là phần giải đáp thắc mắc của Luật sư X :
Căn cứ pháp lý
Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh bằng giấy tờ về sự phát sinh và hoàn thành của nghiệp vụ kinh tế – tài chính tại một hoàn cảnh (không gian, thời gian) nhất định.
Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự phát sinh hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế, qua đó thông tin và kiểm tra về hình thái và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể.
Phương pháp chứng từ được cấu thành bởi hai yếu tố
– Hệ thống bản chứng từ
– Kế hoạch luân chuyển chứng từ
Ký chứng từ kế toán bằng chữ ký khắc sẵn được không?
Khoản 1, điều 19, luật kế toán số 88/2015/QH13, ban hành ngày 20/11/2015, hiệu lực 01/01/2017 quy định:
“Điều 19. Ký chứng từ kế toán
“1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.”
Trước đó luật kế toán số 03/2003/QH11 cũng quy định tương tự).
Về việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn, chứng từ kế toán cũng đã được Tổng cục thuế ban hành công văn trả lời số 2826/TCT-PCCS ngày 09 tháng 08 năm 2006, theo đó cách xử lý như sau:
“1. Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản không đúng thẩm quyền (Tổng cục Thuế đã có hướng dẫn cụ thể tại Công văn số 1498/TCT-PCCS ngày 24/4/2006) thì không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.
2. Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản đúng thẩm quyền nhưng sử dụng chữ ký khắc thì cũng không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.
3. Khi phát hiện các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế thuộc một trong các trường hợp nêu trên, cơ quan thuế xử lý như sau:
– Đối với các hoá đơn, chứng từ kế toán được phát hiện (như Điểm 1 và Điểm 2 nêu trên) thì không được coi là hoá đơn, chứng từ hợp pháp để xác định quyền và nghĩa vụ về thuế của cơ sở kinh doanh.
– Đối với các tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác được phát hiện (như Điểm 1 và Điểm 2 nêu trên) thì yêu cầu cơ sở kinh doanh khắc phục sai sót và nộp bản thay thế. Thời Điểm cơ quan thuế nhận được bản thay thế được coi là thời Điểm nộp tờ khai và văn bản giao dịch. Nếu tính đến thời điểm nộp bản thay thế mà quá thời hạn pháp luật quy định đối với việc nộp loại tờ khai, văn bản giao dịch đó thì cơ quan thuế phải xử phạt về hành vi chậm nộp theo quy định của pháp luật.”
>>> Câu trả lời đã rất rõ ràng, vậy việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn, chứng từ kế toán là không hợp lệ, cũng không có tính hợp pháp .
Nội dung chứng từ kế toán được quy định như thế nào
Các yếu tố cấu thành nội dung bao gồm:
– Các yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có như:
+ Tên gọi chứng từ
+ Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ
+ Tên địa chỉ của cá nhân , đơn vị lập và nhận chứng từ
+ Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế
+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng só và chữ
+ Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát và người phê duyệt, đóng dấu của đơn vị
– Các yếu tố bổ sung: Là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán mà các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng
Các yếu tố để chứng từ kế toán là chứng từ hợp lệ:
Chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán cung cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ tức là phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo
+ Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng không tẩy xóa, sửa chữa chứng từ
+ Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật sư X về vấn đề “Ký chứng từ kế toán bằng chữ ký khắc sẵn được không?“. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến dịch vụ đăng ký xác nhận tình trạng hôn nhân; tạm ngừng kinh doanh chi nhánh; mẫu đơn xin giải thể công ty, thủ tục sang tên nhà đất, của Luật sư , hãy liên hệ: 0833102102. Để được tư vấn cũng như trả lời những thắc mắc của khách hàng trong và ngoài nước thông qua web Luatsux.vn, lsx.vn, web nước ngoài Lsxlawfirm,…
Có thể bạn quan tâm
- Quy định về chứng chỉ kế toán viên như thế nào?
- Điều kiện được cấp chứng chỉ hành nghề kế toán 2022
- Có được sử dụng tiếng Anh trong sổ kế toán hay không?
Các câu hỏi thường gặp
“Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau:
+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán”.
Nội dung hóa đơn phải có đủ các chỉ tiêu sau đây thì mới có giá trị pháp lý: Họ, tên; địa chỉ; mã số thuế (nếu có), tài khoản thanh toán (nếu có) của người mua và người bán; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng; thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có); tổng số tiền thanh toán; chữ ký người bán, người mua hàng…”.
Theo quy định tại điều 20 Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 của Quốc Hội khóa 11 thì ký chứng từ kế toán được quy định như sau:
+ Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký.
+ Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực.
+ Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
+ Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
+ Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
+ Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện.
+ Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên
Chứng từ kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Nó là căn cứ ghi chép để hạch toán kế toán, kê khai và là bằng chứng xác thực phản ánh các nghiệp vụ kinh tế khi có phát sinh. Có nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau như hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu thu, hóa đơn bán hàng, bảng thanh toán lương,… Sau khi hợp các chứng từ này lại với nhau, chúng sẽ tạo ra hệ thống chứng từ.
Hệ thống chứng từ có 2 loại chính là: hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Dưới đây là 5 loại chứng từ kế toán có trong hệ thống chứng từ bắt buộc thường được dùng trong các doanh nghiệp.
– Chứng từ kế toán có liên quan đến tiền mặt
-Chứng từ kế toán có liên quan đến ngân hàng
– Chứng từ kế toán có liên quan đến tiền lương
-Các chứng từ kế toán liên quan đến mua hàng và bán hàng
-Các chứng từ liên quan đến doanh thu, chi phí hoạt động kinh doanh
