Hướng dẫn báo giảm BHXH trực tuyến nhanh

Hiện nay rất nhiều thủ tục hành chính đã được số hóa và được thao tác trên môi trường trực tuyến, trong đó có các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội, các thủ tục về bảo hiểm xã hội online có lẽ đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp mới thành lập hoặc đội ngũ nhân sự mới làm quen với công việc thì thực hiện các thủ tục về bảo hiểm xã hội bằng hình thức trực tuyến này còn khá bỡ ngỡ. Sau đây mời quý bạn đọc hãy cùng tìm hiểu về “Hướng dẫn báo giảm BHXH trực tuyến” qua bài viết dưới đây của Luật sư X nhé.

Khi nào phải báo giảm Bảo hiểm xã hội

Tương quan với việc người lao động phải đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi giao kết hợp đồng lao động thì khi một người lao động nghỉ việc, bị sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng với doanh nghiệp đã đóng bảo hiểm xã hội cho học thì doanh nghiệp sẽ tiến hành báo giảm ( hoặc loại) Bảo hiểm xã hội của người đó. các trường hợp báo giảm bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp được quy định cụ thể như sau:

Tại Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có quy định:

Điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội

1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.

2. Hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm:

a) Tờ khai điều chỉnh thông tin cá nhân;

b) Sổ bảo hiểm xã hội;

c) Bản sao giấy tờ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến việc điều chỉnh thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật.

Theo đó, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.

Theo nội dung hướng dẫn về quy trình báo giảm lao động được quy định tại Thủ tục 1.3 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, doanh nghiệp phải báo giảm lao động trong những trường hợp sau đây:

– Người lao động chuyển đi; nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc;

– Người lao động nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (hưu trí, bảo lưu, ốm đau, thai sản);

– Người lao động nghỉ không lương, tạm hoãn hợp đồng lao động, ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.

Như vậy, có thể thấy, chỉ khi doanh nghiệp có sự giảm bớt người lao động đóng BHXH thì doanh nghiệp cần thiết phải thông báo cho cơ quan BHXH biết về thông tin này.

Bởi một trong những trách nhiệm của người tham gia bảo hiểm xã hội được quy định tại tiết a điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595 năm 2017 như sau:

“Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó…”

Hướng dẫn báo giảm BHXH trực tuyến

Thay vì phải thực hiện thủ tục báo giảm truyền thống bằng hình thức giấy tờ và nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hộ như trước nay thì hiện nay doanh nghiệp đã có thể sử dụng hệ thống trực tuyến để gửi thông tin về việc giảm lao động. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều đối với các doanh nghiệp cũng như thuận tiện cho việc quản lý cơ quan bảo hiểm xã hội. Qua hệ thống trực tuyến này, các doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin cụ thể về số lượng lao động bị giảm, theo đó cơ quan BHXH sẽ xử lý và điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thay đổi. 

Hướng dẫn báo giảm BHXH trên dịch vụ công

Điều kiện để có thể thực hiện thủ tục báo giảm BHXH trên dịch vụ công là doanh nghiệp đã đăng ký giao dịch điện tử và đã được cấp mã đơn vị và tài khoản đăng nhập trực tuyến. 

Bước 1: Truy cập https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/ => Doanh nghiệp tiến hành đăng nhập theo tài khoản đã được cấp trước đó.

Bước 2: Tại mục “Thông tin NLĐ” => Chọn “Trạng thái” để thay đổi tình trạng của người lao động và kiểm tra lại thông tin của người lao động đã đúng chưa. Nếu đã đúng và đầy đủ nhấn “Lưu”

Lưu ý: Tại mục “Tình trạng” thì chọn vào “giảm hẳn”.

Bước 3: Trở về mục “Kê khai hồ sơ” => Chọn “Danh sách thủ tục” => Tại hàng chứa Mã thủ tục 600a chọn biểu tượng”Kê khai”. Sau đó màn hình xuất hiện cửa sổ “Chọn kỳ kê khai” => Bấm “Xác nhận”

Bước 4: Chọn vào người lao động muốn báo giảm, người mà các bạn đã thay đổi tình trạng ở lúc ban đầu => Bấm “Áp dụng”

Sau khi đã lưu thành công, doanh nghiệp cần phải cắm chữ ký số đã đăng ký theo mã số thuế và mã đơn vị này lúc khai báo ban đầu. Nếu có thay đổi chữ ký số thì phải tiến hành cập nhật.

Báo giảm BHXH trên phần mềm BHXH điện tử

-Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ lập hồ sơ và thực hiện báo giảm trực tiếp trên phần mềm BHXH điện tử. Tuy nhiên trước khi nộp hồ sơ phải đảm bảo doanh nghiệp đã có tài khoản đăng ký giao dịch với cơ quan BHXH. Doanh nghiệp thực hiện:

Bước 1: Truy cập vào trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty.

Bước 2: Đăng ký thành công, doanh nghiệp tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.

– Đối với các doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm BHXH điện tử thực hiện báo giảm BHXH trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tại địa bàn.

Sau khi đã nhập thông tin của NLĐ vào hệ thống thì bạn chuyển sang bước khai tăng/giảm BHXH. Cụ thể:

Bước 1: Truy cập vào hồ sơ điện tử

– Chọn “Hồ sơ điện tử”

– Chọn “Lập hồ sơ điện tử”

– Chọn “Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN”

Bước 2: Sau khi chọn vào “Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN” thì sẽ xuất hiện Danh mục thành phần hồ sơ.

Bước 3: Bạn chọn sang Sheet “D02_TS-595” và nhấn phím “F10” trên bàn phím của bạn

Ghi chú:

F1: Bật tắt tính năng gợi ý,

F3: Tra cứu tất cả mã số BHXH, Ctrl + F5: Copy dòng,

F5: Thêm dòng,

F6: Xóa dòng,

F7: Tải bảng kê từ excel,

F8: Chi tiết người lao động,

F9: Xóa tất dữ liệu,

F10: Lấy dữ liệu từ danh mục người lao động

Bước 4: Lưu ý là giảm BHXH ở đây có nhiều phương án nên bạn cần chọn phương án cho phù hợp. Trường hợp NLĐ nghỉ việc thì bạn chọn “Giảm hẳn”. NLĐ nghỉ thai sản thì chọn “Nghỉ thai sản”,…

Bước 5: Kiểm tra thông tin thời điểm đơn vị kết thúc đóng BHXH

Tại bước này bạn lưu ý kiểm tra Cột “Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng BHXH” và Cột “Thời điểm đơn vị kết thúc đóng BHXH”.

Ví dụ: bạn muốn chọn thời điểm kết thúc đóng BHXH là tháng 10/2022 thì chọn 10/2022.

Bước 6: Ký và nộp hồ sơ

Để nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH, bạn cắm chữ ký số (USB Token) vào máy và bấm [ký hồ sơ]. Sau khi hồ sơ đã được ký thành công, bạn click chọn [nộp điện tử]  để nộp hồ sơ. Để xem các tờ khai trong hồ sơ, bạn bấm [F8] hoặc kích đúp chuột vào tờ khai trên danh sách tờ khai.

Nếu cần mở màn hình lập hồ sơ sửa lại các tiêu chí khai báo, bạn click chọn [sửa hồ sơ].

Báo giảm chậm thì doanh nghiệp có bị phạt không?

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì khi có sự thay đổi về thông tin đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động; như có lao động chấm dứt hợp đồng, nghỉ thai sản,… Doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan Bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp đã không kịp thời báo giảm bảo hiểm xã hội, điều này có thể gây thất thoát cho doanh nghiệp.

Cũng tại tiết a điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595 năm 2017, nếu công ty lập danh sách báo giảm chậm thì phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

Do đó, để tránh bị mất tiền do báo giảm chậm, ngay khi công ty có sự thay đổi về nhân sự, ở đây là giảm số lượng người lao động, công ty cần phải thực hiện thủ tục báo giảm BHXH ngay để hồ sơ được giải quyết sớm.

Đáng chú ý, công ty sẽ bị coi là báo giảm chậm khi sau ngày cuối cùng của tháng công ty mới thực hiện thủ tục báo giảm BHXH bởi ngay sau khi giảm số lượng lao động, công ty cần lập danh sách báo giảm ngay trong tháng đó.

Bởi vậy, để không phải đóng số tiền phát sinh do báo giảm chậm, đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau từ ngày 28 của tháng trước.

Ví dụ: Khi người lao động thôi việc tại công ty vào ngày 28/7/2021, công ty báo giảm vào ngày 01/8/2021 thì phải đóng BHYT hết tháng 8/2021, không đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp tháng 8/2021. Do đó, công ty phải báo ngay vào ngày 28 hoặc 29 của tháng 7/2021.

Khuyến nghị

Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ tư vấn luật dân sự Luật sư X với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.

Thông tin liên hệ

Vấn đề “Hướng dẫn báo giảm BHXH trực tuyến” đã được Luật sư X giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư X chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc và cung cấp dịch vụ tới quý khách hàng liên quan tới soạn thảo về đơn xin làm sổ đỏ… Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833102102

Mời bạn xem thêm

• Mức phạt khai khống vốn điều lệ hiện nay là bao nhiêu?
• Tội bắt cóc trẻ em tống tiền bị phạt bao nhiêu năm tù?
• Điều kiện giao đất nông nghiệp cho hộ gia đình cá nhân là gì?

Câu hỏi thường gặp