Hồ sơ công chức gồm những gì?

Xin chào Luật sư, hiện nay tôi đang có nhu cầu thi công chức để phục vụ trong công việc nhưng tôi vẫn còn khá mơ hồ và không biết hồ sơ công chức gồm những gì. Tôi rất mong có thể nhận được sự tư vấn của Luật sư. Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho Luật Sư X. Để giải đáp thắc mắc “Hồ sơ công chức gồm những gì?” và cũng như nắm rõ một số vấn đề xoay quanh câu hỏi này. Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi như sau:

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư 11/2011/TT-BNV

Công chức cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Hồ sơ được bảo quản theo chế độ tài liệu mật

Hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, công tác, hoàn cảnh kinh tế, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội… (theo Điều 4 Thông tư 11/2011/TT-BNV).

Theo đó, hồ sơ công chức được thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng.

Khoản 3, Điều 8 Thông tư 11 năm 2011 nêu rõ: Hồ sơ công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định.

Do đó, pháp luật nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức. Đồng thời, chỉ những người được cơ quan, người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức.

Việc kê khai hồ sơ thuộc trách nhiệm của công chức nhưng việc quản lý hồ sơ là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Vì vậy, công chức phải kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp.

Như vậy, có thể khẳng định, hồ sơ công chức là hồ sơ được bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức.

Hiện nay, hồ sơ công chức được bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để việc quản lý, sử dụng và khai thác được nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả, thuận tiện cho việc quản lý công chức.

Những giấy tờ sau khi được tuyển dụng

Thành phần hồ sơ công chức được nêu chi tiết tại Điều 9 Thông tư 11 nói trên như sau:

Với công chức tuyển dụng lần đầu. Quyển Lý lịch cán bộ, công chức: Đây là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức, do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền thẩm tra, xác minh, chứng nhận, phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức đó.

– Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức: Là tài liệu do công chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ Quyển Lý lịch cán bộ, công chức; gồm tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức đó.

– Tiểu sử tóm tắt: Đây là tài liệu được trích từ Quyển Lý lịch cán bộ, công chức do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu.

– Giấy khai sinh gốc (bản sao có chứng thực); Giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp; Các giấy tờ liên quan đến trình độ đào tạo của công chức gồm: Bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ.

– Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.

Với công chức đang công tác. Những giấy tờ, tài liệu như khi công chức mới được tuyển dụng.

– Phiếu bổ sung Lý lịch cán bộ, công chức: Do công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hằng năm hoặc theo yêu cầu.

– Các quyết định xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật công chức.

– Các bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá công chức hằng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập của cơ quan sử dụng công chức.

– Bản kê khai tài sản (với công chức bắt buộc kê khai tài sản).

– Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về các vấn đề liên quan đến công chức và gia đình được phản ánh trong đơn thư.

– Tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm công chức (với công chức được bổ nhiệm chức vụ lãnh đạo, quản lý).

Trên đây là tổng hợp tất cả các loại giấy tờ phải có trong hồ sơ công chức kể từ khi công chức được tuyển dụng lần đầu và trong quá trình công chức công tác.

Thủ tục xét tuyển công chức?

Bước 1. Thông báo tuyển dụng và tiếp nhận Phiếu đăng ký dự tuyển công chức (Điều 13 Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27/11/2020)
1. Cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức phải đăng thông báo tuyển dụng công khai ít nhất 01 lần trên một trong những phương tiện thông tin đại chúng sau: Báo in, báo điện tử, báo nói, báo hình; đồng thời đăng tải trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử và niêm yết công khai tại trụ sở làm việc của cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng.
2. Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm:
a) Số lượng biên chế công chức cần tuyển ứng với từng vị trí việc làm;
b) Số lượng vị trí việc làm thực hiện việc thi tuyển, xét tuyển;
c) Tiêu chuẩn, điều kiện đăng ký dự tuyển;
d) Thời hạn, địa chỉ và địa điểm tiếp nhận Phiếu đăng ký dự tuyển, số điện thoại di động hoặc cố định của cá nhân, bộ phận được phân công tiếp nhận Phiếu đăng ký dự tuyển;
đ) Hình thức, nội dung thi tuyển, xét tuyển; thời gian và địa điểm thi tuyển, xét tuyển.
3. Trường hợp thay đổi nội dung thông báo tuyển dụng chỉ được thực hiện trước khi khai mạc kỳ tuyển dụng và phải công khai theo quy định tại khoản 1 Điều này.
4. Người đăng ký dự tuyển nộp Phiếu đăng ký dự tuyển theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định này tại địa điểm tiếp nhận Phiếu đăng ký dự tuyển hoặc gửi theo đường bưu chính hoặc qua trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng.
5. Thời hạn nhận Phiếu đăng ký dự tuyển là 30 ngày kể từ ngày thông báo tuyển dụng công khai trên phương tiện thông tin đại chúng; trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng.

Bước 2. Tổ chức xét tuyển
1. Hội đồng tuyển dụng công chức (Điều 7 Nghị định số 138/2020/NĐ- CP ngày 27/11/2020)
a) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng để tổ chức việc tuyển dụng. Hội đồng tuyển dụng có 05 hoặc 07 thành viên, bao gồm:
– Chủ tịch Hội đồng là người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng;
– Phó Chủ tịch Hội đồng là đại diện lãnh đạo bộ phận tham mưu về tổ chức cán bộ của cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng;
– Ủy viên kiêm Thư ký Hội đồng là công chức thuộc bộ phận tham mưu về tổ chức cán bộ của cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng;
– Các ủy viên khác là đại diện lãnh đạo của một số bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ có liên quan đến việc tổ chức tuyển dụng do người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức quyết định.
b) Hội đồng tuyển dụng làm việc theo nguyên tắc tập thể, quyết định theo đa số; trường hợp biểu quyết ngang nhau thì thực hiện theo ý kiến mà Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng đã biểu quyết. Hội đồng tuyển dụng có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
– Thành lập các bộ phận giúp việc: Ban kiểm tra Phiếu đăng ký dự tuyển, Ban đề thi, Ban coi thi, Ban phách, Ban chấm thi, Ban chấm phúc khảo (nếu có), Ban kiểm tra sát hạch khi tổ chức thực hiện phỏng vấn tại vòng 2.
Trường hợp cần thiết, Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng thành lập Tổ Thư ký giúp việc;
– Tổ chức thu phí dự tuyển và sử dụng phí dự tuyển theo quy định;
– Kiểm tra Phiếu đăng ký dự tuyển, tổ chức thi, chấm thi, chấm phúc khảo theo quy chế;
– Báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức quyết định công nhận kết quả thi tuyển, xét tuyển;
– Giải quyết khiếu nại, tố cáo trong quá trình tổ chức thi tuyển, xét tuyển;
– Hội đồng tuyển dụng tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
c) Không bố trí những người có quan hệ là cha, mẹ, anh, chị, em ruột của người dự tuyển hoặc của bên vợ (chồng) của người dự tuyển; vợ hoặc chồng, con đẻ hoặc con nuôi của người dự tuyển hoặc những người đang trong thời hạn xử lý kỷ luật hoặc đang thi hành quyết định kỷ luật làm thành viên Hội đồng tuyển dụng, thành viên các bộ phận giúp việc của Hội đồng tuyển dụng.
2. Thành lập Ban kiểm tra Phiếu đăng ký dự tuyển (khoản 2 Điều 14 Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27/11/2020):
– Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng quyết định chậm nhất sau 05 ngày làm việc kể từ ngày thành lập Hội đồng tuyển dụng.
– Trường hợp người dự tuyển không đáp ứng điều kiện, tiêu chuẩn dự tuyển thì chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra Phiếu đăng ký dự tuyển, Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm gửi thông báo bằng văn bản tới người đăng ký dự tuyển được biết theo địa chỉ mà người dự tuyển đã đăng ký.
3. Nội dung và hình thức xét tuyển công chức:

Xét tuyển công chức được thực hiện theo 2 vòng như sau:
1. Vòng 1
Kiểm tra điều kiện dự tuyển tại Phiếu đăng ký dự tuyển theo yêu cầu của vị trí việc làm cần tuyển, nếu đáp ứng đủ thì người dự tuyển được tham dự vòng 2.
2. Vòng 2
a) Phỏng vấn để kiểm tra về kiến thức, kỹ năng thực thi công vụ của người dự tuyển theo yêu cầu của vị trí việc làm cần tuyển.
b) Thời gian phỏng vấn 30 phút (thí sinh dự thi có không quá 15 phút chuẩn bị trước khi phỏng vấn);
c) Thang điểm: 100 điểm.

Bước 3. Xác định người trúng tuyển trong kỳ xét tuyển công chức (Điều 12 Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27/11/2020)
1. Người trúng tuyển trong kỳ xét tuyển công chức phải có đủ các điều kiện sau:
a) Có kết quả điểm vòng 2 đạt từ 50 điểm trở lên;
b) Có kết quả điểm vòng 2 cộng với điểm ưu tiên quy định tại Điều 5 Nghị định này (nếu có) cao hơn lấy theo thứ tự từ điểm cao xuống thấp trong phạm vi chỉ tiêu được tuyển dụng của từng vị trí việc làm.
2. Trường hợp có từ 02 người trở lên có tổng số điểm tính theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này bằng nhau ở chỉ tiêu cuối cùng của vị trí việc làm cần tuyển thì người có kết quả điểm vòng 2 cao hơn là người trúng tuyển; nếu vẫn không xác định được thì người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức quyết định người trúng tuyển.
3. Người không trúng tuyển trong kỳ xét tuyển công chức không được bảo lưu kết quả xét tuyển cho các kỳ xét tuyển lần sau.
4. Đối tượng và điểm ưu tiên trong xét tuyển công chức:
– Anh hùng Lực lượng vũ trang, Anh hùng Lao động, thương binh, người hưởng chính sách như thương binh, thương binh loại B: Được cộng 7,5 điểm vào kết quả điểm vòng 2;
– Người dân tộc thiểu số, sĩ quan quân đội, sĩ quan công an, quân nhân chuyên nghiệp phục viên, người làm công tác cơ yếu chuyển ngành, học viên tốt nghiệp đào tạo sĩ quan dự bị, tốt nghiệp đào tạo chỉ huy trưởng Ban chỉ huy quân sự cấp xã ngành quân sự cơ sở được phong quân hàm sĩ quan dự bị đã đăng ký ngạch sĩ quan dự bị, con liệt sĩ, con thương binh, con bệnh binh, con của người hưởng chính sách như thương binh, con của thương binh loại B, con đẻ của người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học, con Anh hùng Lực lượng vũ trang, con Anh hùng Lao động: Được cộng 5 điểm vào kết quả điểm vòng 2;
– Người hoàn thành nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ tham gia công an nhân dân, đội viên thanh niên xung phong: Được cộng 2,5 điểm vào kết quả điểm vòng 2.

Bước 4. Thông báo kết quả tuyển dụng công chức (Điều 15 Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27/11/2020)
1. Sau khi hoàn thành việc chấm thi vòng 2 theo quy định tại Điều 14 Nghị định này, chậm nhất 05 ngày làm việc, Hội đồng tuyển dụng phải báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức xem xét, phê duyệt kết quả tuyển dụng.
2. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định phê duyệt kết quả tuyển dụng, Hội đồng tuyển dụng phải thông báo công khai trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức và gửi thông báo công nhận kết quả trúng tuyển bằng văn bản tới người dự tuyển theo địa chỉ mà người dự tuyển đã đăng ký. Nội dung thông báo phải ghi rõ thời hạn người trúng tuyển phải đến cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng để hoàn thiện hồ sơ tuyển dụng.

Bước 5. Hoàn thiện hồ sơ của người trúng tuyển (Điều 16 Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27/11/2020)
1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo kết quả trúng tuyển, người trúng tuyển phải đến cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức để hoàn thiện hồ sơ tuyển dụng. Hồ sơ tuyển dụng bao gồm:
a) Bản sao văn bằng, chứng chỉ theo yêu cầu của vị trí việc làm dự tuyển, chứng nhận đối tượng ưu tiên (nếu có);
Trường hợp người trúng tuyển có bằng tốt nghiệp chuyên môn đã chuẩn đầu ra về ngoại ngữ hoặc tin học theo quy định mà tương ứng với yêu cầu của vị trí việc làm dự tuyển thì không phải nộp chứng chỉ ngoại ngữ, tin học.
Trường hợp người trúng tuyển được miễn phần thi ngoại ngữ hoặc tin học quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định này thì không phải nộp chứng chỉ ngoại ngữ, tin học.
b) Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp.
2. Trường hợp người trúng tuyển không hoàn thiện đủ hồ sơ tuyển dụng theo quy định hoặc có hành vi gian lận trong việc kê khai Phiếu đăng ký dự tuyển hoặc bị phát hiện sử dụng văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận không đúng quy định để tham gia dự tuyển thì người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức ra quyết định hủy bỏ kết quả trúng tuyển.
Trường hợp người đăng ký dự tuyển có hành vi gian lận trong việc kê khai Phiếu đăng ký dự tuyển hoặc sử dụng văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận không đúng quy định để tham gia dự tuyển thì cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức thông báo công khai trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan và không tiếp nhận Phiếu đăng ký dự tuyển trong một kỳ tuyển dụng tiếp theo.

Bước 6. Quyết định tuyển dụng và nhận việc (Điều 17 Nghị định số 138/2020/NĐ-CP ngày 27/11/2020):
1. Chậm nhất 15 ngày kể từ ngày người trúng tuyển hoàn thiện hồ sơ tuyển dụng, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức ra quyết định tuyển dụng và gửi quyết định tới người trúng tuyển theo địa chỉ đã đăng ký.
2. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được quyết định tuyển dụng, người được tuyển dụng vào công chức phải đến cơ quan nhận việc, trừ trường hợp quyết định tuyển dụng quy định thời hạn khác hoặc được cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức đồng ý gia hạn.
3. Trường hợp người được tuyển dụng vào công chức không đến nhận việc trong thời hạn quy định tại khoản 2 Điều này thì người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức hủy bỏ quyết định tuyển dụng.
4. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức xem xét quyết định việc trúng tuyển đối với người dự tuyển có kết quả tuyển dụng thấp hơn liền kề so với kết quả tuyển dụng của người trúng tuyển đã bị hủy bỏ kết quả trúng tuyển theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Nghị định này hoặc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.
Trường hợp có từ 02 người trở lên có kết quả tuyển dụng thấp hơn liền kề mà bằng nhau thì người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức quyết định người trúng tuyển theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định này (trong trường hợp tổ chức thi tuyển) hoặc quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định này (trong trường hợp tổ chức xét tuyển).

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Hồ sơ công chức gồm những gì?” . Chúng tôi hy vọng rằng với câu trả lời trên bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.

Mọi thắc mắc về thủ tục pháp lý có liên quan như: hồ sơ trích lục bản đồ địa chính, đăng ký lại khai sinh, mẫu hóa đơn điện tử, chi nhánh hạch toán phụ thuộc kê khai thuế, tìm hiểu về hợp thức hóa lãnh sự tại Việt Nam,  xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Hà Nội, dịch vụ công chứng tại nhà của chúng tôi… Quý khách vui lòng liên hệ Luật Sư X để được hỗ trợ, giải đáp. 

Để được tư vấn cũng như trả lời những thắc mắc của khách hàng trong và ngoài nước thông qua web Luatsux.vn, lsx.vn, web nước ngoài Lsxlawfirm,…

Hãy liên hệ: 0833.102.102.

Mời bạn xem thêm:

• Chế độ đối với công chức đang công tác bị chết như thế nào? 
• Quy trình xử lý kỷ luật công chức như thế nào?
• Công chức bị kỷ luật có được chuyển công tác không?

Câu hỏi thường gặp: