Hạch toán mua hàng không có hóa đơn được không?

Mua hàng là một trong những quá trình quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Đây là việc mua các sản phẩm, dịch vụ từ nguồn cung ứng làm nguyên liệu hay phục vụ cho việc sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với việc kế toán, nghiệp vụ mua hàng cũng có những ý nghĩa quan trọng khi đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ nhà cung cấp sang người mua, đồng thời với nó là việc luân chuyển một lượng tiền tệ tương ứng. Như vậy, hóa đơn chứng từ trong hoạt động mua bán có vai trò quan trọng trong việc chứng minh các con số. Tuy nhiên, một số hoạt động mua bán sẽ không có hóa đơn. Trong trường hợp này, việc hạch toán sẽ có gì khác? Hạch toán mua hàng không có hóa đơn như thế nào? Các trường hợp được chấp nhận mua hàng không có hóa đơn là gì? Các trường hợp thực tế hay gặp và cách xử lý cụ thể ra sao? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé! Hy vọng bài viết này sẽ thực sự mang lại cho quý bạn đọc những kiến thức pháp lý thú vị và hữu ích nhất.

Căn cứ pháp lý

• Luật kế toán 2015
• Thông tư 78/2014/TT-BTC
• Thông tư 96/2015/TT-BTC

Hạch toán là gì?

Hạch toán có thể hiểu là quá trình quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động kinh doanh xảy ra trong quá trình sản xuất nhằm thu thập, cung cấp thông tin phục vụ cho mục đích quản lý các hoạt động đó một cách chặt chẽ.

Việc thu thập và xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng và có ảnh hưởng lớn tới công tác giám sát, quản lý các hoạt động kinh tế. Trong các bước hạch toán có vai trò cụ thể như sau:

• Quan sát: Ghi nhận sự tồn tại của đối tượng cần lấy thông tin.
• Đo lường: Lượng hóa đối tượng cần lấy thông tin.
• Tính toán: Sử dụng các phép tính, phương pháp phân tích để xác định các chỉ tiêu cần thiết của hoạt động kinh tế.
• Ghi chép: Thu thập, xử lý và lưu lại tình hình kinh doanh, kết quả hoạt động kinh tế từng thời kỳ, địa điểm.

Các loại hạch toán

Hạch toán nghiệp vụ

Hạch toán nghiệp vụ hay còn được gọi là hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật sẽ có các đặc điểm sau:

• Là hoạt động quan sát, phản ánh và kiểm tra trực tiếp từng nghiệp vụ kinh tế kĩ thuật cụ thể, giúp chỉ đạo thường xuyên, kịp thời các nghiệp vụ đó.
• Đối tượng của hạch toán nghiệp vụ bao gồm các nghiệp vụ kỹ thuật, sản xuất như: tiến độ thực hiện hoạt động cung cáp, sản xuất, tiêu thụ, tình hình biến động và sử dụng những yếu tố của quán trình tái sản xuất,..
• Hạch toán nghiệp vụ không sử dụng thước đo nào, mà căn cứ vào tính chất của từng nghiệp vụ và tùy yêu cầu quản lý sẽ sử dụng một trong ba loại thước đo thích hợp.
• Hạch toán nghiệp vụ thường sử dụng các phương tiện thu thập, truyền tin cơ bản như truyền miệng, điện thoại, điện báo. Vì có đối tượng khá chung chung và phương pháp đơn giản nên hạch toán nghiệp vụ chưa trở thành môn khoa học độc lập.

Hạch toán thống kê

Hạch toán thống kê hay còn được gọi tắt là thống kê bao gồm những đặc điểm sau:

• Hạch toán thống kê là khoa học nghiên cứu về “mặt chất trong mối liên hệ mật thiết với mặt lượng” của các hiện tượng kinh tế xã hội số lớn trong điều kiện thời gian và địa điểm cụ thể nhằm rút ra tính quy luật và bản chất trong sự phát triển của các hiện tượng đó.
• Hạch toán thống kế nghiên cứu mối quan hệ hữu cơ giữa các hiện tượng kinh tế xã hội lớn xảy ra trong thời gian và không gian cụ thể như: giá trị tổng sản lượng, tình hình tăng năng suất lao động, tình hình giá cả, tình hình phát triển dân số, thu nhập quốc dân,…
• Thông tin do hạch toán thống kê thu nhập và cung cấp không mang tính thường xuyên và liên tục, chỉ mang tính hệ thống mà thôi.
• Hạch toán thống kê đã xây dựng được hệ thống phương pháp khoa học riêng bao gồm: phân tổ thống kê, điều tra thống kê, số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân và chỉ số.

Hạch toán kế toán

Như đã nói ở phần khái niệm trên, hạch toán kế toán là một môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về thực trạng sử dụng tài sản, sự chuyển hóa của tài sản trong các đơn vị và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó.

Theo Điều 3, Luật kế toán 2015 đã chỉ rõ, kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.

Các trường hợp được chấp nhận mua hàng không có hóa đơn

Tại Điều 6, Khoản 2, Điểm 2.4 Thông tư 78/2014/TT-BTC và  Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung có quy định về các khoản chi phí không được trừ khi mua các mặt hàng hóa không có hóa đơn (được phép lập bảng kê) như sau:

• Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
• Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
• Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).”

Đây là những trường hợp khi mua hàng không cần hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, để đưa các chi phí này vào chi phí hợp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần phải có bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ các chứng từ sau:

• Hợp đồng mua bán
• Chứng minh thư bên bán
• Giấy đề nghị thanh toán
• Giấy báo nợ nếu thanh toán qua ngân hàng
• Phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt
• Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn GTGT theo mẫu 01/TNDN (được ban hành kèm theo TT 78/2014/TT-BTC). Bảng kê này phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm và ký tên vào bảng kê.

Lưu ý: Hàng hóa dịch vụ phải có giá bán tương đương trên thị trường. Trường hợp, doanh nghiệp để mức giá cao hơn thị trường, cơ quan Thuế sẽ căn cứ vào mức giá trên thị trường hiện tại để tính lại chi phí tính thuế TNDN. Phần chênh lệch giá trị hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp mua với giá trị thị trường sẽ bị loại, không được chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính Thuế TNDN.

Các trường hợp thực tế hay gặp và cách xử lý

*Trường hợp 1: Chi phí thuê xe vận chuyển, chi phí bốc dỡ như xe ôm, xe ba gác của cá nhân không có hóa đơn GTGT

Thực tế, khoản chi phí này không được coi là chi phí không cần hóa đơn GTGT như quy định bên trên. Do đó, các bạn khéo léo biến chi phí này từ chi phí vận chuyển, bốc dỡ thành chi phí nhân công bằng thủ thuật sau:

• Đối với chi phí thuê vận chuyển, bốc dỡ có giá trị nhỏ hơn 2 triệu đồng/lần hoặc tháng:

Bước 1: Ký hợp đồng lao động thời vụ 3 tháng, kèm theo chứng minh thư của người cung cấp dịch vụ. 

Bước 2: Thanh toán chi phí cho họ thông qua thanh toán tiền lương. Tiền lương của họ sẽ được đưa vào bảng lương của doanh nghiệp. Thông tin của người lao động này sẽ nằm ở mục lao động thời vụ.

Bước 3: Chi trả lương cho người lao động này, lấy chữ ký của họ trên bảng thanh toán lương.

• Đối với chi phí thuê vận chuyển, bốc dỡ có giá trị lớn hơn 2 triệu đồng/lần hoặc tháng:

Khoản thu nhập này của người vận chuyển, bốc dỡ theo quy định phải nộp Thuế TNCN, do vậy, để vừa có thể tính chi phí hợp lý cho doanh nghiệp, vừa thực hiện nghĩa vụ nộp thuế TNCN của cá nhân cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp, các bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1, bước 2, bước 3: Thực hiện như trường hợp trên

Bước 4: Khấu trừ thuế TNCN 10%, phần còn lại chi trả cho người cung cấp dịch vụ vận chuyển, bốc dỡ. Sau đó cung cấp cho họ bản chứng từ khấu trừ thuế TNCN để họ thực hiện quyết toán Thuế về sau. Lưu ý: Chứng từ khấu trừ Thuế này, doanh nghiệp có thể đăng ký đặt in hoặc mua của cơ quan Thuế.

Hoặc: không khấu trừ thuế TNCN 10%, chi trả cho họ 100% chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải làm MST cho họ, và yêu cầu họ làm cam kết tổng thu nhập trong năm không nằm trong diện thu nhập phải nộp thuế TNCN. 

Trong trường hợp này, kinh nghiệm là các bạn nên khấu trừ 10% thuế TNCN của người cung cấp dịch vụ.

*Trường hợp 2: Doanh nghiệp thuê xe ô tô, hoặc máy ủi, máy xúc… của cá nhân (có giá trị lớn)

Chi phí vận chuyển này cũng không được quy định trong thông tư 78 trên, nên các bạn có thể chuyển sang ký hợp đồng khoán việc với cá nhân cho thuê.

Hồ sơ gồm:

•  Hợp đồng giao khoán
•  Biên bản nghiệm thu công việc
•  Chứng minh thư pho tô của cá nhân cho thuê
•  Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (thanh toán bằng tiền mặt) hoặc giấy báo nợ (thanh toán chuyển khoản). Các bạn ghi nhớ nếu giá trị thanh toán lớn hơn 20 triệu thì phải thanh toán qua chuyển khoản từ tài khoản đăng ký với cơ quan thuế của doanh nghiệp đến tài khoản của cá nhân người cung cấp dịch vụ.
•  Hoá đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp (Cụ thể: Cá nhân cho thuê xe sẽ phải mang những giấy tờ sau để lên cơ quan thuế để nộp thuế: Hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc, chứng từ thanh toán, CMT photo. Sau khi nộp thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp cho 1 hoá đơn bán lẻ để đưa cho DN)

*Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê nhà, cửa hàng của cá nhân có giá nhỏ hơn 100 triệu/năm, hoặc 8,4 triệu/tháng

Theo khoản 7 điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định:

“Hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê thuộc đối tượng phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và nộp thuế môn bài theo thông báo của cơ quan thuế.

– Riêng đối với hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê mà tổng số tiền cho thuê trong năm thu được từ 100 triệu trở xuống hoặc tổng số tiền cho thuê trung bình một tháng trong năm từ 8,4 triệu đồng trở xuống thì không phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và cơ quan thuế không thực hiện cấp hóa đơn lẻ đối với trường hợp này”

Như vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp không có hóa đơn GTGT đầu vào. Để được chấp nhận chi phí, doanh nghiệp cần có bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ như sau:

• Hợp đồng thuê nhà
• Chứng minh thư photo của chủ nhà
• Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo nợ của ngân hàng (nếu thanh toán qua chuyển khoản). Lưu ý: Đối với khoản tiền thuê nhà từ 20 triệu trở lên, doanh nghiệp phải chuyển khoản thanh toán cho chủ nhà từ tài khoản của doanh nghiệp (tài khoản đăng ký với cơ quan Thuế) đến tài khoản cá nhân của chủ nhà thì khoản chi phí này mới được tính là hợp lệ khi khấu trừ Thuế.
• Biên bản bàn giao nhà nếu có.
• Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC). (Bảng kê này sẽ lưu tại DN để sau này giải trình).

*Trường hợp 4: Doanh nghiệp thuê nhà, cửa hàng của cá nhân có giá trị lớn hơn 100 triệu/năm và giá trị lớn hơn 8.4 triệu/tháng

Trong trường hợp này, các bạn yêu cầu chủ ra cơ quan Thuế để nộp Thuế thu nhập, sau đó cơ quan Thuế sẽ cấp cho chủ nhà 1 hóa đơn bán lẻ. Hóa đơn này chủ nhà sẽ trao lại cho doanh nghiệp để hoàn thiện hồ sơ thanh toán.

Hồ sơ thanh toán trong trường hợp này như trường hợp thuê nhà dưới 100 triệu/năm hoặc 8.4 triệu/tháng. Tuy nhiên, bổ sung hóa đơn thuê nhà trên.

*Trường hợp 5: Doanh nghiệp mua lại tài sản, công cụ, dụng cụ của cá nhân (ví dụ: xe ô tô) để tiến hành sản xuất kinh doanh.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần hóa đơn GTGT đầu vào. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải hoàn thiện bộ chứng từ đầy đủ sau:

• Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).
• Hợp đồng mua bán xe
• Giấy chứng nhận đăng ký quyền sở hữu mang tên công ty để làm căn cứ hạch toán giá trị tài sản cố định, trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo nợ của ngân hàng (nếu thanh toán qua chuyển khoản). Lưu ý: Đối với khoản tiền thuê nhà từ 20 triệu trở lên, doanh nghiệp phải chuyển khoản thanh toán cho chủ nhà từ tài khoản của doanh nghiệp (tài khoản đăng ký với cơ quan Thuế) đến tài khoản cá nhân của chủ nhà thì khoản chi phí này mới được tính là hợp lệ khi khấu trừ Thuế.

*Trường hợp 6: Chi phí quảng cáo trên mạng của một số trang quảng cáo trong và ngòai nước với hình thức thanh tóan bằng thẻ ngân hàng không có hóa đơn GTGT.

Về nguyên tắc, các khoản chi của doanh nghiệp cho hoạt động quảng cáo trên các trang mạng xã hội (ví dụ yahoo, facebook, google,…) hoặc các nhà mạng trong và ngoài nước sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chiụ thuế TNDN, nếu các hoạt động quảng cáo này phục vụ hoạt động SXKD của DN và có đầy đủ chứng từ hoặc hoá đơn hợp pháp, hợp lệ.

Có 2 tình huống xảy ra như sau trong thực tế:

Tình huống 1: Doanh nghiệp ký kết hợp đồng quảng cáo đối với các doanh nghiệp trong nước.

Chứng từ trong trường hợp này bao gồm:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ
• Hóa đơn GTGT
• Biên bản nghiệm thu hợp đồng
• Chứng từ thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo có (nếu thanh toán qua ngân hàng)

Tình huống 2: Doanh nghiệp ký kết hợp đồng quảng cáo đối với các doanh nghiệp nước ngoài (Quảng cáo Facebook, quảng cáo Google Adwords…).

Thông thường, các nhà mạng/nhà quảng cáo quốc tế (không đăng ký thuế tại Việt Nam) không có Hợp đồng dạng văn bản giấy và Hoá đơn của Việt Nam mà thường có các điều khoản giao kết ngay trên trang quảng cáo. Theo đó, nếu khách hàng có nhu cầu quảng cáo, và chấp nhận các quy định về thời gian, phương thức, mức tiền chấp nhận thanh toán qua thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng,… thì sẽ tiến hành thực hiện (mua) dịch vụ của nhà cung cấp. Do đó, bộ chứng từ cần thiết để DN được tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Tờ trình nhu cầu chạy quảng cáo của bộ phận kinh doanh cần quảng cáo với cấp trên, kèm theo bản in các điều khoản mà nhà mạng/trang quảng cáo đó đưa ra (giá cả, phương thức quảng cáo, cách trả tiền, thời gian chạy quảng cáo,…) được Lãnh đạo DN phê duyệt.
• Biên cáo nghiệm thu của bộ phận kinh doanh hoặc bằng chứng chứng minh quảng cáo của doanh nghiệp hoàn thành theo hợp đồng trên.
• Chứng từ thanh toán: Sao kê ngân hàng kèm uỷ nhiệm chi, séc của DN chứng minh việc DN thanh toán tiền trả cho trang quảng cáo;
• Tờ khai và chứng từ nộp thuế nhà thầu nước ngoài theo quy định tại Thông tư số 78/2014 và số 103/2014).

Hạch toán mua hàng không có hóa đơn

Doanh nghiệp lập bảng kê bán hàng phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc những người được ủy quyền ký trên hợp đồng trực tiếp ký trên chứng từ phải chịu trách nhiệm.

– Đối với giá mua hàng thực hiện trên bảng kê phải tính theo giá tương tự trên thị trường tính giá mua hàng trong giao dịch trên bảng kê phải thực hiện đầy đủ nghiệp vụ khi tính giá trên thị trường không được quá cao (Trường hợp chi phí cao hơn mức độ cho phép sẽ bị loại khi quyết toán).

– Trường hợp doanh nghiệp khi thanh toán chưa lập được bảng kê theo mẫu 01/TNDN thì sẽ phải lập bảng kê bổ sung trước khi tiến hành thanh tra thuế DN nếu không sẽ bị loại trừ toàn bộ chi phí đầu vào không được tính là chi phí hợp lý: Các trường hợp có thể xảy ra như sau:

1. Doanh nghiệp bị giảm lỗ

2. Bị truy thu thuế TNDN khi kết toán

+ Hoặc sẽ hạch toán và kế toán như bình thường

Hồ sơ chứng từ khi hạch toán hợp đồng mua hàng của cá nhân không có hóa đơn, chứng từ

– Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa cá nhân với tổ chức

– Chứng từ hóa đơn thanh toán trong giao dịch: Vì giao dịch không sử dụng hóa đơn nên có thể chuyển khoản, đăt cọc hoặc sử dụng tiền măt đều được

– Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua

– Bảng kê hàng hóa và dịch vụ mua vào theo mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 96/2015/TT-BTC).

– Phiếu nhập kho mua hàng

Hạch toán khi mua hàng hóa của cá nhân hộ gia đình không có hóa đơn nên hạch toán như sau:

+ Khi mua hàng của cá nhân:

Nợ TK 152, 155, 156

Có TK 1111, 331

+ Doanh nghiệp xuất để dùng sản xuất:

Nợ TK 621

Có TK 152, 155, 156

+ Trường hợp mua hàng về dùng xuất thằng không qua lưu kho:

Nợ TK 621

Có TK 1111, 331

Mời bạn xem thêm bài viết

• Nhiệm vụ của kế toán Ban quản lý dự án
• Hạch toán thuế TNCN của cộng tác viên

Khuyến nghị

Luật sư X tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.

Thông tin liên hệ

Luật sư X sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Hạch toán mua hàng không có hóa đơn” hoặc các dịch vụ khác liên quan như là tư vấn pháp lý về vấn đề phí chuyển đất trồng cây lâu năm lên thổ cư. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833.102.102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.

• FaceBook: www.facebook.com/luatsux
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
• Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp