Văn phòng đại diện là một trong những phòng ban chuyên môn của doanh nghiệp, có chức năng đại diện doanh nghiệp tham gia vào các giao dịch, dịch vụ. Văn phòng đại diện sẽ phổ biến với loại hình các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào Việt Nam và văn phòng đại diện của các công ty nước ngoài tại Việt Nam. Với hoạt động độc lập với công ty mẹ thì việc hoạch toán kế toán của văn phòng đại diện cũng là một trong những chủ đề cần được quan tâm. Đây là vấn đề thắc mắc của rất nhiều người làm hoạch toán kế toán cho văn phòng đại diện, để giúp bạn đọc có cái nhìn khái quát hơn về hoạch toán kế toán đối với văn phòng đại diện mời các bạn đón đọc bài viết “Hạch toán kế toán văn phòng đại diện như thế nào?” dưới đây của Luật sư X.
Căn cứ pháp lý
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó theo quy định tại điều 45 của Luật Doanh Nghiệp. Văn phòng đại diện sẽ được chia thành 02 nhóm: (i) văn phòng đại diện cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam (ii) văn phòng đại diện cho thương nhận nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam). Trong bài viết này, Trương Gia chỉ tư vấn về các vấn đề liên quan đến văn phòng đại diện công ty có hiện diện tại Việt Nam. Như vậy có thể thấy, chức năng của văn phòng đại diện khá đơn giản chỉ phục vụ mục đích chính là:
– Giữ vài trò là văn phòng liên lạc giữa công ty với khách hàng;
– Thực hiện tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh
Một số lưu ý khác về văn phòng đại diện như sau:
– Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh mua bán sản phẩm, hàng hóa để thực hiện hoạt động thương mại;
– Văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ 3 với mục đích thương mại;
– Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ đều phụ thuộc vào công ty mẹ và do công ty mẹ chi trả toàn bộ
Những quy định chung về văn phòng đại diện
Việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục địch kinh doanh của công ty. Trường hợp, mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc đại diện cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng đại diện công ty. Trường hợp doanh nghiệp muốn có 1 đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh, doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh công ty để đảm bảo đơn vị phụ thuộc có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng. Những quy định khác về văn phòng đại diện công ty như:
Con dấu của văn phòng đại diện
Con dấu của văn phòng đại diện sẽ do công ty quyết định về việc làm hay không làm, văn phòng đại diện không nhất thiết phải tiến hành khắc dấu của văn phòng. Tuy nhiên, tại Việt Nam thông thường chữ ký phải đi với con dấu mới tăng hiệu lực và làm cho khách hàng tin tưởng hơn.
Khi khắc dấu, văn phòng lưu ý về số lượng và hình thức dấu văn phòng đại diện sẽ do công ty quyết định, trước khi sử dụng con dấu, văn phòng cần tiến hành thủ tục công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia trước khi sử dụng hợp pháp.
Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?
Người đứng đầu văn phòng đại diện do công ty quyết định và bổ nhiệm theo nhiệm kỳ hoặc cho đến khi có sự thay đổi, Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc, thành viên hoặc cổ đông góp vốn đảm bảo nguyên tắc đáp ứng yêu cầu theo quy định.
Nhiệm vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện là quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng đại diện công ty và chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trước ban lãnh đạo công ty.
Hạch toán kế toán văn phòng đại diện như thế nào?
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh dẫn đến việc không phát sinh thuế Giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp như các loại hình doanh nghiệp khác. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân nên khi tiến hành thành lập sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty. Mức vốn điều lệ của văn phòng đại diện sẽ là vốn điều lệ của công ty mẹ, văn phòng đại diện chỉ là một hình thức thể hiện của doanh nghiệp ở những địa điểm khác nhau. Như đã phân tích, công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của văn phòng, do đó, mọi chi phí hoạt động sẽ đều do công ty mẹ chi trả cho văn phòng. Thuế môn bài cho văn phòng sẽ được nộp hàng năm và sẽ do công ty mẹ nộp trên cơ sở đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ.. Tuy nhiên, văn phòng đại diện có sử dụng lao động và người lao động có thể phát sinh thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp mức lương đủ điều kiện phải nộp thuế thu nhập cá nhân.
Theo quy định tại Điều 16, Nghị định 72/2006/NĐ-CP quy định về chức năng của văn phòng đại diện:
- Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc.
- Xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Nghiên cứu thị trường để thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hoá, cung ứng và tiêu đùng dịch vụ thương mại của thương nhân mà mình đại diện.
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết với các đối tác Việt Nam hoặc liên quan đến thị trường Việt Nam của thương nhân nước ngoài mà mình đại diện.
- Các hoạt động khác mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Thông tư 111/2023/TT-BTC quy định đối tượng phải đăng ký thuế như sau:
Đối tượng phải đăng ký thuế
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 65/2013/NĐ-CP thì đối tượng phải đăng ký thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
a. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập bao gồm:
– Các tổ chức, cá nhân kinh doanh kể cả các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc, đơn vị trực thuộc hạch toán riêng và có tư cách pháp nhân riêng.
– Các cơ quan quản lý hành chính nhà nước các cấp.
– Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
– Các đơn vị sự nghiệp.
– Các tổ chức quốc tế và tổ chức nước ngoài.
– Các Ban quản lý dự án, Văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài.
– Các tổ chức, cá nhân trả thu nhập khác.
b) Cá nhân có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, bao gồm:
– Cá nhân có thu nhập từ sản xuất, kinh doanh bao gồm cả cá nhân hành nghề độc lập; cá nhân, hộ gia đình sản xuất nông nghiệp không thuộc đối tượng miễn thuế thu nhập cá nhân. Cá nhân có thu nhập từ sản xuất, kinh doanh thực hiện đăng ký thuế thu nhập cá nhân đồng thời với việc đăng ký các loại thuế khác.
– Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công kể cả cá nhân nước ngoài làm việc cho Nhà thầu nước ngoài, Nhà thầu phụ nước ngoài tại Việt Nam.
– Cá nhân chuyển nhượng bất động sản.
– Cá nhân có thu nhập chịu thuế khác (nếu có yêu cầu).
c. Người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh.
Mời bạn xem thêm
- Thời hạn góp vốn điều lệ công ty TNHH năm 2023 là khi nào?
- Văn phòng đại diện có phải đăng ký thuế không?
- Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện doanh nghiệp bảo hiểm cập nhật mới
Khuyến nghị
Với đội ngũ nhân viên là các luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý của Luật sư X, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện về vấn đề quyết toán thuế đảm bảo chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Ngoài tư vấn online 24/7, chúng tôi có tư vấn trực tiếp tại các trụ sở Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bắc Giang.
Thông tin liên hệ
Luật sư X sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Hạch toán kế toán văn phòng đại diện như thế nào?” hoặc các dịch vụ khác liên quan như là tư vấn pháp lý về chuyển đổi đất trồng cây lâu năm lên thổ cư. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833.102.102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.
Việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục địch kinh doanh của công ty. Trường hợp, mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc đại diện cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng đại diện công ty.
Trường hợp doanh nghiệp muốn có 1 đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh, doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh công ty để đảm bảo đơn vị phụ thuộc có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng.
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh dẫn đến việc không phát sinh thuế Giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp như các loại hình doanh nghiệp khác.
Tuy nhiên, văn phòng đại diện có sử dụng lao động và người lao động có thể phát sinh thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp mức lương đủ điều kiện phải nộp thuế thu nhập cá nhân.
Cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện sẽ là Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố nơi sẽ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện.
Để tiến hành thủ tục thành lập văn phòng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:
– Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện theo mẫu chung;
– Quyết định của công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
– Biên bản họp của Công ty TNHH 2 thành viên – Công ty cổ phần về việc thành lập văn phòng;
– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
– Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện (bản sao chứng thực)
– Ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền cho người tiến hành công việc;
Thời gian giải quyết hồ sơ: 3-5 ngày làm việc
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
