Hạch toán là một trong những công việc quan trọng của ngành kế toán. Quá trình hoạt động của doanh nghiệp bào gồm các quá trình mua nguyên liệu đầu vào và bán sản phẩm đầu ra. Đối với việc mua nguyên liệu đầu vào, hạch toán là điều cần thiết bởi vì nó liên quan đến việc tính toán các chi phí đầu tư của doanh nghiệp bỏ ra, từ đó là cơ sở cho việc tính toán doanh thu, lợi nhuận. Để việc hạch toán chính xác và rõ ràng thì nhất thiết phải cần có hóa đơn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp vì những lý do nào đó mà kế toán sẽ có hóa đơn. Vậy trường hợp này cần phải xử lý ra sao? Hạch toán chi phí không có hóa đơn như thế nào? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé! Hy vọng bài viết này sẽ thực sự mang lại cho quý bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất để bạn có thể vận dụng vào trong cuộc sống.
Căn cứ pháp lý
Khái niệm hạch toán kế toán
Hạch toán kế toán, hay thường được gọi với tên quen thuộc là kế toán, là môn khoa học phản ánh các mặt của hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị, tổ chức xã hội. Cụ thể, môn khoa học này giúp con người thu nhận, xử lý, cung cấp những thông tin về tài sản nhằm mục đích kiểm tra toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của một đơn vị.
Hạch toán kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp một cách hệ thống các thông tin có tính thường xuyên, liên tục về các hoạt động kinh tế – tài chính của một đơn vị cụ thể trong phạm vi thời gian nhất định. Vì đối tượng nghiên cứu cơ bản của kế toán là tài sản và sự vận động của tài sản nên về cơ bản hạch toán kế toán phản ánh tình hình tài sản hiện có và những biến động của tài sản khi đơn vị thực hiện các hoạt động kinh tế – tài chính.
Đặc điểm của hạch toán kế toán
Hạch toán kế toán có những đặc điểm chính sau đây:
– Phản ánh và giám sát một cách toàn diện, liên tục, có hệ thống tất cả các đối tượng kế toán của doanh nghiệp: Hạch toán kế toán có nhiệm vụ phản ánh và giám sát toàn diện, liên tục, có hệ thống tất cả các đối tượng kế toán như tiền, tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí,… Xét về bản chất của hạch toán kế toán là đi sâu nghiên cứu quá trình hình thành vận động của tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.
– Thước đo hạch toán kế toán thường sử dụng có 3 loại thước đo như sau: tiền tệ, hiện vật và lao động. Trong đó thước đo được sử dụng chủ yếu nhất là thước đo về tiền tệ. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính đều được ghi chép theo giá trị và thể hiện thông qua tiền tệ. Vì vậy, hạch toán kế toán dễ dàng cung cấp được các chỉ tiêu tổng hợp phục vụ cho việc giám sát và quản lý tình hình thực hiện việc kinh doanh của doanh nghiệp.
– Hạch toán kế toán kịp thời cung cấp các thông tin kế toán về toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức: Trong doanh nghiệp, tổ chức thì việc hạch toán kế toán sẽ kịp thời cung cấp các thông tin kế toán về toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, ví dụ, bao gồm việc cung cấp nguyên vật liệu, quá trình sản xuất cho đến tiêu thụ sản phẩm đều được phản ánh một cách chi tiết, đầy đủ cho nhà quản trị của doanh nghiệp.
– Hạch toán kế toán cung cấp các thông tin cụ thể, sinh động, thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát: Thông tin về tài sản và nguồn vốn là thể hiện hai mặt của mỗi quá trình, mỗi hiện tượng: Sự thay đổi của tài sản và nguồn vốn tăng và giảm, chi phí và kết quả kinh doanh tốt hay xấu,… thông qua việc hạch toán kế toán theo dõi, giám sát và tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác, sẽ cung cấp cho việc lập báo cáo định kỳ tình hình thực hiện các kế hoạch kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
Phương pháp hạch toán kế toán
Hạch toán kế toán gồm 4 phương pháp cơ bản, cụ thể là:
Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo thời gian và địa điểm phát sinh của nghiệp vụ đó vào các chứng từ bằng giấy hoặc điện tử để phục vụ công tác kế toán, công tác quản lý kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán bằng cách phân loại, phản ánh và theo dõi một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình và sự biến động của từng tài sản, từng nguồn vốn và từng quá trình sản xuất kinh doanh qua các tài khoản kế toán, theo một hệ thống và quy tắc sắp xếp tài khoản kế toán nhất định. Việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng phương pháp kế toán ghi kép, đối ứng tài khoản cho thấy được tình hình và sự biến động của của tài sản và nguồn vốn, giúp cho việc quản lý và giám sát doanh nghiệp được thuận lợi và dễ dàng.
Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán theo những nguyên tắc nhất định nhằm phục vụ quá trình thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế – tài chính tại đơn vị.
Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán: là phương pháp kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân đối vốn có của kế toán nhằm cung cấp các thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
Chi phí mua hàng là gì?
Chi phí mua hàng là khoản tiền mà doanh nghiệp thương mại phải chi trả cho các đơn vị nguồn hàng về số hàng đã mua. Khoản chi phí này phụ thuộc vào khối lượng và cơ cấu hàng hóa đã mua và đơn giá của một đơn vị hàng mua.
Đặc điểm của chi phí mua hàng
Chi phí mua hàng là khoản chi lớn nhất trong kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Nó hình thành nên khối lượng và cơ cấu hàng hóa dự trữ ở doanh nghiệp thương mại.Nguồn tiền để trang trải chi phí mua hàng chính là vốn lưu động của doanh nghiệp thương mại.
Ngoài vốn lưu động còn phải huy động một phần đáng kế vốn vay, hoặc vốn ứng trước của đơn vị nguồn hàng, bạn hàng hoặc khách hàng.
Đối với doanh nghiệp thương mại, việc lựa chọn thị trường nguồn hàng và đối tác mua hàng phải bảo đảm hàng mua phải bán được trên thị trường bán.
Cùng một loại hàng, cần phải lựa chọn mặt hàng có chất lượng tốt, mặt hàng có thương hiệu nổi tiếng, có ưu thế về tính năng, công dụng hoặc tiêu hao nhiên liệu… tiên tiến, hiện đại phù hợp với mốt (xu thế tiêu dùng của khách hàng) và bằng cách đặt mua trực tiếp (mua buôn) với các hãng sản xuất – kinh doanh.
Quyết định mua hàng là đơn giá hàng mua cộng với chi phí (ước tính): về chi phí lưu thông, thuế và lãi tiền vay ngân hàng so với giá bán ở thị trường bán phải có lãi.
Mức lãi cao hay thấp tùy thuộc vào sự chênh lệch khối lượng hàng mua, nhu cầu thị trường, giá bán hàng và nguồn cung ứng khác của các đối thủ cạnh tranh.
Tuy nhiên, giá mua cũng phụ thuộc rất lớn vào thị trường nguồn hàng, vào thương thảo và mối quan hệ giữa hai bên mua bán, cũng như phương thức giao nhận, vận chuyển, thanh toán mà hai bên thỏa thuận.
Trong cơ chế thị trường, sự biến động giá cả hàng mua biến động theo nhu cầu thị trường và mức khan hiếm của nguồn hàng.
Vì vậy, doanh nghiệp thương mại cần liên tục theo dõi động thái giá cả và xu hướng giá cả của nguồn hàng, có chiến lược nguồn hàng, đa dạng hóa nguồn hàng, chú ý thích đáng phát triển nguồn hàng mới… để doanh nghiệp thương mại ổn định nguồn hàng, hạn chế đến mức tối đa sự “chông chênh” của nguồn hàng và lực lượng dự trữ mỏng của doanh nghiệp thương mại.
Hạch toán chi phí không có hóa đơn
Các khoản chi của doanh nghiệp khi Thuê tài sản của các cá nhân
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí thuê tài sản của cá nhân:
“Những trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân, thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
Còn trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân. Thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà khi đó tại hợp đồng thuê tài sản, có thỏa thuận tiền cho thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân. Nên doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.”
Hồ sơ của từng trường hợp:
Trường hợp 1: Nếu khoản thuê mà từ dưới 100 triệu đồng/năm thì cần:
+ Hợp đồng thuê tài sản;
+ Biên bản bàn giao tài sản và thiết bị kèm theo tài sản đó;
+ Các hồ sơ, chứng từ chứng minh quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê;
+ Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản;
Trường hợp 2: Nếu khoản tiền thuê mà trên 100 triệu đồng/năm
– Nếu trên hợp đồng thể hiện là doanh nghiệp nộp thay thì DN cần:
+ Hợp đồng thuê tài sản,
+ Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó;
+ Các hồ sơ, chứng từ chứng mình quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê;
+ Chứng từ trả tiền thuê tài sản.
+ Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
– Nếu trên hợp đồng thể hiện cá nhân là người đi nộp thuế thì DN cần:
+ Hợp đồng thuê tài sản;
+ Biên bản bàn giao tài sản và thiết bị kèm theo tài sản đó;
+ Các hồ sơ, chứng từ chứng mình quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê;
+ Chứng từ trả tiền thuê tài sản;
Nếu DN mua hàng của người dân, mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra (Những mặt hàng được liệt kê theo mục 2.4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC) không phân biệt trên hay dưới 100.000.000 đồng/năm thì cần có:
– Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ;
– Chứng từ thanh toán (Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn);
– Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
– Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN.
Nếu mua hàng, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên):
– Trường hợp có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100.000.000 đồng/năm) thì cần:
+ Hợp đồng mua bán;
+ Chứng từ thanh toán (Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn);
+ Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
+ Bảng kê mua hàng KHÔNG có hóa đơn Mẫu 01/TNDN.
– Trường hợp có mức doanh thu từ (100.000.000 đồng/năm trở lên) thì cần:
+ Hợp đồng mua bán;
+ Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
+ Hóa đơn bán hàng;
+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì có hóa đơn).
+ Cần có Hóa đơn;
Yêu cầu: Cá nhân, hộ kinh doanh lên Cơ quan thuế để mua hóa đơn bán hàng viết cho doanh nghiệp (Cụ thể, cá nhân, hộ kinh doanh sẽ phải nộp lệ phí môn bài, GTGT, TNCN sau đó cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng;
Các khoản chi tiền lương, tiền công cho người lao động
Điều kiện các khoản chi lương này được tính vào chi phí thuế TNDN gồm:
– Có đầy đủ hồ sơ chứng từ theo quy định như:
+ Quy chế lương, thưởng của doanh nghiệp;
+ Hợp đồng lao động;
+ Hồ sơ lao động;
+ Bảng lương, thưởng, bảng chấm công, ….
+ Quyết định thưởng, bảng tính tiền thưởng, các điều khoản trong hợp đồng cho phù hợp;
+ Chứng từ thành toán tiền lương thưởng;
+ Và không nằm trong các khoản chi được quy định tại điểm 2.5, Khoản 2, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC.
Khuyến nghị
Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Luật sư X với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Hạch toán chi phí không có hóa đơn”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý về vấn đề trích lục khai sinh bản chính. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102.
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Thời điểm lập hoá đơn GTGT là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ví dụ: Ngày 01/01/2021 một Công ty thương mại A có xuất hàng ra khỏi kho bán cho khách hàng Thì ngày hôm đó Công ty phải xuất hóa đơn (Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được)
Trường hợp giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa được giao tương ứng.
Tất cả các chi phí mua hàng đều được hạch toán vào giá gốc hàng mua. Trong trường hợp chi phí mua hàng có liên quan đến nhiều loại hàng mua, thì kế toán phải phân bổ chi phí đó theo những tiêu thức phù hợp (có thể theo số lượng hoặc trọng lượng). VD: chi phí vận chuyển:…
Về nội dung chi phí: Phải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Về chứng từ:
+ Các khoản chi phí mua hàng phải có hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định
+ Những chi phí trên 20 triệu đồng phải được thanh toán qua ngân hàng.
+ Đối với hàng nhập khẩu: có tờ khai hải quan, Giấy nộp tiền
+ Đối với các loại thuế, phí, lệ phí trong quá trình mua hàng: có giấy nộp tiền vào NSNN
Tất cả các chi phí mua hàng mà doanh nghiệp phải trả được tính vào giá gốc của hàng nhập kho.
Các chi phí mua hàng có hóa đơn GTGT hợp pháp, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Đối với chi phí vận chuyển, lưu kho, chi phí cho nhân viên giao hàng…liên quan đến nhiều hóa đơn mua hàng cần được phân bổ cho từng hóa đơn theo quy định.
