Hạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế ntn?

Khi điều hành một doanh nghiệp thì có khá nhiều các loại chi phí bạn cần phải lưu ý. Thông thường nhiều người sẽ nghĩ các loại chi phí của doanh nghiệp trong khi thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh đều có thể được quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Nhưng những loại phí được sử dụng trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải là những chi phí hợp lý và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật hiện hành về quyết toán thuế. Vậy hoạch toán chi phí khi quyết toán thuế như nào? Hạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế là những chi phí nào? Mời bạn đón đọc bài viết “Hạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế” dưới đây của chúng tôi để có thêm những thông tin cần thiết về vấn đề này.

Căn cứ pháp lý

Thông tư 96/2015/TT-BTC

Thế nào là chi phí?

Chi phí là những khoản tiền được doanh nghiệp chi ra để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động khác của công ty. Nhìn chung các khoản chi này đều có những mục đích nhất định. Chi phí thông thường sẽ có nhiều sự khác biệt so với chi phí được sử dụng để thực hiện quyết toán thuế. Chi phí thông thường chỉ là những chi phí tiêu dùng của doanh nghiệp nhưng chi phí được sử dụng để quyết toán thuế phải là những chi phí và đảm bảo được những điều kiện mà pháp luật đưa ra.

Các khoản chi phí không đủ căn cứ hoặc không có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể bị loại khi quyết toán thuế. Điều này bao gồm các khoản chi phí cá nhân không có tính chất kinh doanh, chi phí không được chứng từ đầy đủ và hợp lý. Trước khi tìm hiểu những chi phí nào bị loại, chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm của chi phí.

Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa.

Chi phí bị loại nào sau khi quyết toán thuế?

Vậy những chi phí nào sẽ bị loại ra khi quyết toán thuế. Cũng giống như khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì thuế thu nhập doanh nghiệp cũng có những khoản chi phí được khấu trừ và những khoản chi phí không được khấu trừ. Để được khấu trừ khi quyết toán thuế thì những khoản chi phí này phải được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và thỏa mãn tính hợp lý. Ví dụ như cùng là mua xe để vận chuyển hàng hóa thì giá trị của chiếc xe 2 tỉ sẽ được coi là hợp lý hơn giá trị của chiếc xe 5 tỉ vì công năng sử dụng. Chính vì vậy khi khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp thì doanh nghiệp thì những khoản chi phí cũng được quy định lại cho đảm bảo sự hợp lý này.

Các khoản chi phí vi phạm quy định hạn chế chi phí theo luật thuế có thể không được công nhận, ví dụ như các khoản chi phí không tuân thủ quy định về giới hạn chi phí quảng cáo, nhà hàng và du lịch hay các khoản chi phí không được đầy đủ chứng từ hợp lệ hoặc không có hợp đồng ký kết cũng có thể bị loại khỏi quyết toán thuế.

Chi phí được trừ là gì?

Khoản 5 Điều 1 của Luật số 32/2013/QH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) số 14/2008/QH12, quy định về chi phí được trừ như sau:

Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; khoản chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh của doanh nghiệp theo quy định pháp luật;
Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với hoát đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật.

Có phải tất cả các chi phí kế toán đều là chi phí được trừ không?

Không phải tất cả các chi phí ghi nhận trên sổ sách kế toán đều là chi phí được trừ vì:

Chi phí ghi nhận trên sổ sách kế toán tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán hiện hành.
Còn chi phí được trừ hay chi phí không được trừ tuân thủ theo hướng dẫn của pháp luật về thuế (Luật thuế, Nghị định và các Thông tư thuế hướng dẫn liên quan).

Chi phí bị loại sau quyết toán thuế

Chi phí bị loại sau quyết toán thuế là chi phí đáp ứng đồng thời 3 điều kiện dưới đây:

Các chi phí kế toán không đủ điều kiện là chi phí được trừ theo các quy định của pháp luật về thuế.
Kế toán của doanh nghiệp chưa tập hợp và kê khai vào mục “Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế” khi làm tờ khai thuế TNDN nộp đến Cơ quan thuế.
Cơ quan thuế kiểm tra thuế tại doanh nghiệp và phát hiện ra các khoản chi phí không được trừ chưa kê khai.

Để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế, có thể dẫn đến hậu quả là các khoản phạt thuế của doanh nghiệp, kế toán trong doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

Nắm rõ, phân biệt quy định về kế toán và thuế về chi phí, đồng thời liên tục cập nhật kiến thức và thông tư thuế mới. Trong đó, 3 Thông tư chính về thuế TNDN bao gồm:

Thông tư 25/2018/TT-BTC ngày 16/03/2018;
Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015;
Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014.

Chủ động tổng hợp số liệu chi phí không được trừ để đưa vào tờ khai thuế TNDN trước khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra thuế tại doanh nghiệp nhằm giảm tối thiểu số chi phí bị loại sau quyết toán thuế – việc này giúp tối thiểu hóa các khoản phạt thuế.

Tư vấn các khoản chi phí được trừ và không được trừ với chủ doanh nghiệp để nhìn nhận những rủi ro phát sinh khi không loại chi phí không được trừ khi quyết toán thuế.

Hạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế như thế nào?

Một trong những nghiệp vụ cơ bản của kế toán thuế đó là thực hiện hoạch toán những chi phí hàng ngày để quyết toán thuế. Các chi phí sẽ được hoạch toán dựa trên hóa đơn mua bán và được lưu lại để cơ quan thuế kiểm tra khi có các vấn đề xảy ra. Việc hoạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế là việc làm bắt buộc đối với mỗi kế toán. Vì việc quyết toán thuế sai sót hay muộn đều có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn cũng như uy tín đối với cơ quan thuế.

Các chi phí bị loại khi quyết toán thuế được pháp luật quy định cụ thể, trong đó có những chi phí không hợp lý, chi phí không đúng quy định, chi phí đã được khấu trừ trước đó,… Nếu một khoản chi phí đã được khấu trừ trong các kỳ quyết toán thuế trước đó, nó không thể được khấu trừ lần nữa trong kỳ quyết toán thuế hiện tại. Dưới đây là cách hạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế.

Kế toán có thể xem xét sơ đồ sau về cách thức xử lý chi phí không được trừ trong 2 trường hợp: Kế toán chủ động loại chi phí không được trừ và Cơ quan thuế phát hiện ra chi phí không được trừ (Chi phí bị loại sau quyết toán thuế).

Trường hợp kế toán phát hiện chi phí không được trừ trước khi Cơ quan thuế kiểm tra

Kế toán tổng hợp các khoản chi phí không được trừ vào tờ khai thuế TNDN, điền tổng chi phí không được trừ vào chỉ tiêu B4: “Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế” trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Tờ khai 03/TNDN).

Đặc biệt lưu ý, kế toán không thực hiện bất cứ bút toán điều chỉnh kế toán nào khi tổng hợp số liệu chi phí không được trừ vì bản chất đây là các chi phí kế toán thực tế phát sinh của doanh nghiệp.

Trường hợp chi phí không được trừ sau quyết toán thuế

Khi cơ quan thuế đã thực hiện quyết toán tại doanh nghiệp và phát hiện ra các khoản chi không được trừ mà kế toán chưa chủ động loại ra khi làm tờ khai quyết toán thuế TNDN thì các chi phí này sẽ được nêu trong biên bản kiểm tra thuế của cơ quan thuế tại doanh nghiệp.

Khi đó, kế toán xử lý như sau:

Không điều chỉnh hạch toán kế toán của các khoản chi phí bị loại sau quyết toán thuế.
Xem xét điều chỉnh phần thuế TNDN phải nộp tăng thêm (nếu có) và phạt chậm nộp thuế (nếu có) theo số liệu tại Biên bản kiểm tra thuế.

Lưu ý: Rất nhiều kế toán nhầm lẫn các chi phí bị loại sau quyết toán thuế và đưa vào hạch toán vào tài khoản chi phí khác (TK 811). Đây là cách hạch toán hoàn toàn sai và phản ánh sai bản chất chi phí.

Việc bị loại chi phí khi quyết toán dẫn tới 2 trường hợp sau: Không tăng thuế TNDN phải nộp và tăng thuế TNDN phải nộp.

Đối với những chi phí bị loại nhưng không tăng thuế TNDN phải nộp thì trường hợp này kế toán không cần xử lý gì thêm. Tuy nhiên cần lưu ý số lỗ được kết chuyển sang các năm sau để tính thuế TNDN sẽ thay đổi.

Đối với chi phí bị loại làm tăng thuế TNDN phải nộp và bị phạt chậm nộp thuế thì trường hợp này thường gặp ở hầu hết các doanh nghiệp là việc bị loại chi phí dẫn tới hậu quả là tăng thuế TNDN phải nộp của năm quyết toán thuế và phạt chậm nộp thuế TNDN tương ứng với số ngày chậm nộp theo biên bản kiểm tra thuế.

Khi đó, kế toán cần phải thận trọng xem xét đến tính trọng yếu của khoản thuế TNDN phải nộp bổ sung để xác định là điều chỉnh phi hồi tố hay hồi tố.

“Trọng yếu” trong kế toán được hiểu theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01- Chuẩn mực chung như sau:

“Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính.

Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể.

Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính“.

Như vậy, căn cứ vào hướng dẫn nêu trên của Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, kế toán cần xem xét và đánh giá kỹ lưỡng về tính trọng yếu của khoản tiền thuế TNDN phải nộp thêm cho năm quyết toán thuế.

Mời bạn xem thêm

Khuyến nghị

Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, Luật sư X sẽ cung cấp dịch vụ quyết toán thuế tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.

Thông tin liên hệ

Vấn đề “Hạch toán chi phí bị loại khi quyết toán thuế ” đã được Luật sư X giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư X chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc hay nhu cầu dịch vụ của quý khách hàng liên quan tới tư vấn pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự Hà Nội … Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833102102

Câu hỏi thường gặp

Điều kiện để chi phí được trừ khi quyết toán thuế là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định như sau:
“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).
Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư số 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.”
Như vậy, theo quy định pháp luật thì pháp luật cho phép doanh nghiệp được loại trừ các khoản chi phí nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên khi thực hiện quyết toán thuế.

Phân biệt chi phí kế toán và chi phí tính thuế như thế nào?

Chi phí kế toán là bất kỳ khoản phí phát sinh nào dù chi phí đó có được trừ hay không thì vẫn phải hạch toán vào sổ sách kế toán theo Luật kế toán, chuẩn mực kế toán.
Chi phí tính thuế là khi bạn tính thuế TNDN phải xác định trước xem các khoản chi phí đó có đủ điều kiện để đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN hay không. Các bạn áp dụng theo Luật thuế để tính thuế TNDN.
Thực tế có nhiều bạn kế toán do nhầm lẫn 2 khoản phí này dẫn đến làm sai sổ sách, làm sai báo cáo tài chính. Ví dụ: Khi biết các khoản chi phí đó không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, thì các bạn đã xử lý bằng cách: “không hạch toán số sách” của doanh nghiệp. Dẫn đến việc không khớp được các sổ, không khớp với công nợ… Như vậy là Báo cáo tài chính cũng bị sai