Đơn xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT: mẫu mới 2026

Khi mất bằng tốt nghiệp THPT, bạn không được cấp lại bản chính mà làm đơn đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc. Đơn nộp cho cơ quan đang quản lý sổ gốc, thường là Sở Giáo dục và Đào tạo đã cấp bằng, hoặc trường đã cấp bằng nếu bạn tốt nghiệp từ 15/04/2026. Bản sao từ sổ gốc dùng thay bản chính trong hồ sơ xin học, xin việc.

Mất bằng THPT có xin cấp lại được không?

Về nguyên tắc, văn bằng được cấp một lần. Việc cấp lại chỉ áp dụng khi lỗi thuộc về cơ quan cấp văn bằng. Vì vậy, nếu bạn làm mất, bị hỏng hoặc thất lạc bằng, cách đúng là xin cấp bản sao từ sổ gốc.

Bản sao từ sổ gốc là bản do cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp, căn cứ vào sổ gốc hoặc dữ liệu văn bằng trong cơ sở dữ liệu. Nội dung phải khớp với sổ gốc. Từ 15/04/2026, bản sao có thể là bản giấy hoặc bản điện tử.

Bản sao từ sổ gốc khác với bản photo có chứng thực. Bản photo có chứng thực cần có bản chính để đối chiếu, nên người đã mất bằng không làm được. Bản sao từ sổ gốc thì không cần bản chính. Khi pháp luật yêu cầu nộp bản sao từ sổ gốc, cơ quan tiếp nhận không được đòi thêm bản chính, trừ khi nghi ngờ giả mạo.

Mẫu đơn xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT

Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT quy định hồ sơ có phiếu đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc theo mẫu tại Phụ lục VI. Nhiều cơ quan vẫn nhận đơn viết tay hoặc đơn đánh máy có đủ thông tin. Nếu nơi nhận phát mẫu riêng, bạn nên dùng mẫu đó. Dưới đây là mẫu đơn đầy đủ để bạn tham khảo và sao chép.

Hướng dẫn điền đơn

• Kính gửi: ghi đúng cơ quan quản lý sổ gốc. Với bằng đã cấp trước 15/04/2026, đó thường là Sở Giáo dục và Đào tạo đã cấp bằng. Nếu tỉnh nơi bạn học đã sáp nhập, hãy ghi Sở của tỉnh/thành mới đang lưu sổ gốc.
• Họ tên, ngày sinh: ghi giống thông tin trên giấy khai sinh và thông tin đã dùng khi thi tốt nghiệp. Nếu sau này bạn có chỉnh sửa hộ tịch, hãy nêu rõ để cơ quan đối chiếu.
• Thông tin về bằng: ghi càng đủ càng nhanh tra cứu: trường, năm tốt nghiệp, khóa thi, số hiệu bằng, số vào sổ. Không nhớ số hiệu thì để trống, nhưng nên có tên trường và năm tốt nghiệp chính xác.
• Số lượng bản sao: ghi đúng nhu cầu. Một số địa phương khuyến nghị mỗi lần xin không quá 3 bản để tiết kiệm phôi.
• Chữ ký: người đứng tên trong đơn tự ký. Nếu nhờ người khác nộp thay, người đó cần giấy ủy quyền đi kèm.

Hồ sơ cần chuẩn bị

1. Phiếu (đơn) đề nghị: theo mẫu của cơ quan hoặc mẫu ở trên, có đủ thông tin về bằng đã cấp.
2. Giấy tờ tùy thân còn giá trị: thẻ căn cước, CCCD, hộ chiếu (hoặc giấy tờ tương đương) để người tiếp nhận kiểm tra. Nộp trực tiếp thì chỉ cần xuất trình. Nộp qua bưu chính thì gửi bản sao theo hướng dẫn. Bạn có thể xem cách tra số căn cước công dân online nếu quên số giấy tờ.
3. Giấy ủy quyền (nếu nhờ người khác): chữ ký trong giấy ủy quyền nên được chứng thực. Chứng thực hiện nay không phụ thuộc nơi cư trú, bạn có thể tham khảo thêm bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.
4. Giấy tờ chứng minh quan hệ (nếu là thân nhân): giấy tờ hoặc đường dẫn trích xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu của cơ quan có thẩm quyền, chứng minh quan hệ với người được cấp bằng.
5. Phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận: chỉ cần khi nộp qua bưu chính.

Nộp đơn ở đâu sau khi sắp xếp đơn vị hành chính?

Cơ quan quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao. Cụ thể:

• Bằng THPT đã cấp trước 15/04/2026: nộp tại Sở Giáo dục và Đào tạo, là nơi giữ sổ gốc. Quy chế mới giao Sở cấp bản sao từ sổ gốc đối với bằng tốt nghiệp các cấp phổ thông đã cấp trước ngày Thông tư có hiệu lực.
• Bằng THPT cấp theo quy chế mới (từ 15/04/2026): việc cấp bằng được giao cho hiệu trưởng, nên trường cấp bằng là nơi quản lý sổ gốc và cấp bản sao.
• Tỉnh/thành đã sáp nhập: từ 01/07/2025 cả nước còn 34 tỉnh, thành phố. Sổ gốc của tỉnh cũ do cơ quan kế thừa quản lý. Quy chế mới có quy định riêng cho trường hợp cơ quan cấp bằng sáp nhập, chia tách hoặc không còn sổ gốc.
• Không còn Phòng Giáo dục và Đào tạo cấp huyện: chính quyền địa phương nay hai cấp (tỉnh – xã/phường). Nếu có thắc mắc, bạn gọi hoặc đến bộ phận một cửa tại xã/phường để được hướng dẫn nộp hồ sơ lên Sở.

Bạn không nhất thiết phải đang sinh sống tại tỉnh nơi học. Hồ sơ có thể gửi qua bưu chính hoặc nộp trực tuyến.

Trình tự, thời hạn và lệ phí

Trình tự thực hiện

1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ như mục trên.
2. Bước 2: Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, gửi qua bưu chính hoặc khai thông tin và nộp hồ sơ điện tử trên cổng dịch vụ công trực tuyến (chọn thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc, đúng cơ quan quản lý sổ gốc).
3. Bước 3: Cơ quan đối chiếu sổ gốc, ghi vào sổ cấp bản sao và cập nhật cơ sở dữ liệu.
4. Bước 4: Nhận kết quả tại nơi nộp, qua bưu chính hoặc bản điện tử.

Thời hạn giải quyết

Cơ quan cấp bản sao ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu, hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ. Hồ sơ gửi qua bưu chính tính thời hạn từ khi cơ quan nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến. Nếu bạn yêu cầu cùng lúc nhiều bản sao, nhiều sổ gốc, hoặc nội dung khó đối chiếu, thời hạn kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc hoặc dài hơn nếu hai bên thỏa thuận bằng văn bản.

Nếu không còn lưu sổ gốc hoặc sổ gốc không có thông tin bạn yêu cầu, cơ quan sẽ trả lời bằng văn bản.

Lệ phí cấp bản sao

Lệ phí và chi phí phôi bản sao phụ thuộc quy định và cách thu của từng địa phương. Có nơi không thu phí cấp bản sao từ sổ gốc. Bạn nên hỏi cơ quan tiếp nhận hoặc xem thông báo trên cổng dịch vụ công trước khi nộp.

Ai được xin bản sao thay người đứng tên bằng?

Những người sau có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc:

• Người được cấp bản chính văn bằng.
• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đó.
• Trường hợp người được cấp bằng đã chết hoặc mất năng lực hành vi dân sự: thân nhân theo quy chế như cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột và những người khác theo quy định.

Ví dụ: Chị Lan (tốt nghiệp THPT năm 2008) đang ở nước ngoài, bị mất bằng khi chuyển nhà. Chị làm giấy ủy quyền cho mẹ, chứng thực chữ ký. Mẹ chị mang đơn, giấy ủy quyền và căn cước của mình đến Sở Giáo dục và Đào tạo nơi chị học, hoặc nộp trực tuyến. Chị cũng có thể nhận bản sao điện tử nếu cơ quan cấp hình thức này.

Lưu ý để hồ sơ không bị trả lại

• Trình bày đơn rõ ràng, đúng văn phong hành chính. Bạn có thể tham khảo bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì để viết đơn gọn, đủ ý.
• Thông tin họ tên, ngày sinh, năm tốt nghiệp phải khớp sổ gốc. Nếu thông tin trên giấy tờ hiện tại khác, hãy đính kèm giấy tờ giải thích.
• Không dùng bản sao từ sổ gốc đã hết hạn thủ tục khác như bản photo có chứng thực: hai loại này là khác nhau. Nơi nhận hồ sơ yêu cầu loại nào thì nộp đúng loại đó.
• Không nhờ người khác làm giả bằng hoặc dùng bằng giả. Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Cách hợp pháp duy nhất là xin bản sao từ cơ quan quản lý sổ gốc.
• Giấy tờ chứng minh nhân thân kèm theo cần còn giá trị. Nếu cần giấy tờ xác nhận khác, bạn có thể tham khảo bài mẫu giấy xác nhận nhân thân.

Thông tin cập nhật tháng 10/2026.

Câu hỏi thường gặp

Tóm lại, khi mất bằng tốt nghiệp THPT, bạn dùng đơn đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc gửi đến cơ quan đang quản lý sổ gốc. Chuẩn bị đơn đủ thông tin, giấy tờ tùy thân và giấy ủy quyền (nếu nhờ người khác) là hồ sơ có thể được giải quyết ngay trong ngày hoặc ngày làm việc kế tiếp. Hãy kiểm tra thông báo mới nhất của cơ quan tiếp nhận về mẫu biểu và lệ phí trước khi nộp.