Thành lập làm văn phòng đại diện (VPĐD) là lựa chọn của rất nhiều công ty khi muốn mở rộng địa bàn kinh doanh. Việc thành lập văn phòng đại diện cho công ty là điều cần thiết. Nếu muốn thành lập VPĐD cho công ty của mình thì bạn phải nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền để xin giấy phép thành lập VPĐD. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp 2020 và một số luật khác có liên quan. Để hỗ trợ cho các cá nhân, tổ chức muốn thành lập VPĐD. Luật sư X cung cấp Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện. Mời bạn đọc cùng tham khảo qua bài viết dưới đây nhé.
Căn cứ pháp lý
Đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Thành lập VPĐD nhằm mục đích chăm sóc khách hàng, thay mặt doanh nghiệp giải đáp thắc mắc, hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất.
VPĐD có các đặc điểm cơ bản sau:
- VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp; là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động với doanh nghiệp với chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch, và thực hiện các công tác hành chính khác.
- VPĐD không có bất kì tư cách pháp nhân nào; đây chỉ là nơi đại diện hợp pháp của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.
- VPĐD không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác nhằm mục đích phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng của mình. Nhưng VPĐD có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác khi có sự ủy quyền của doanh nghiệp.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Muốn tiến hành đăng ký VPĐD, trước hết bạn cần thỏa mãn những điều kiện sau:
- Có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.
- Tên VPĐD phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật, không được đặt trùng, gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tên của tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
- Khi làm biển hiệu thì tên văn phòng đại diện phải được in hoa hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng việt của công ty mẹ. Quy đình này cũng được áp dụng với các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu, ấn phẩm do VPĐD phát hành.
- Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, VPĐD không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
- VPĐD phải có trụ sở và trụ sở tuân theo quy định của pháp luật.
Quy trình thành lập văn phòng đại diện
Quy trình thành lập VPĐD như sau:
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục mở VPĐD sẽ phải bắt đầu từ việc chuẩn bị hồ sơ. Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ thành lập VPĐD sẽ có sự khác biệt. Hồ sơ thành lập VPĐD công ty sẽ bao gồm các loại:
Chi tiết hồ sơ thành lập VPĐD như sau:
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tư nhân
Khi thành lập VPĐD doanh nghiệp tư nhân cần chuẩn bị:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động VPĐD do người đại diện theo pháp luật ký.
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu VPĐD
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 1 thành viên
Hồ sơ gồm có những loại giấy tờ như:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động VPĐD do người đại diện theo pháp luật ký.
- Bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu.
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu VPĐD
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập VPĐD công ty TNHH 2 thành viên
Bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động VPĐD do người đại diện theo pháp luật ký.
- Bản sao nghị quyết, quyết điịnh và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên.
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Cần chuẩn bị những loại giấy tờ sau:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của CTCP ký.
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị.
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Nộp hồ sơ
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký thành lập VPĐD; nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư nơi VPĐD đặt trụ sở.
Bạn có thể nộp trực tiếp hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 03 ngày làm việc. Sau 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư nơi VPĐD đặt trụ sở sẽ trả lời về hồ sơ của bạn. Sẽ có 02 trường hợp xảy ra:
- Hồ sơ hợp lệ: Bạn nhận kết quả
- Hồ sơ chưa hợp lệ: Sở Kế hoạch và Đầu tư ra thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Bạn làm theo thông báo và chuẩn bị lại hồ sơ
Bước 2: Nhận kết quả
Nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ, bạn đến Phòng Đăng ký kinh doanh nhận kết quả. Bạn sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD
Sau khi thành lập VPĐD thì bạn sẽ cần phải làm thêm một thủ tục, đó là thông báo mẫu dấu của VPĐD (nếu có).
Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Khi thành lập VPĐD vấn đề chuẩn bị hồ sơ chuẩn bị để thành lập VPĐD là công việc cần thiết và quan trọng. một trong các giấy tờ quan trọng đó là giấy phép thành lập VPĐD và thực hiện các công việc tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Mời bạn tham khảo và tải xuống mẫu quyết định thành lập VPĐD.
Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện
Chi phí thành lập văn phòng đại diện
Lệ phí thành lập VPĐD là toàn bộ các khoản phí; lệ phí mà công ty phải bỏ ra trong toàn bộ quá trình thành lập văn phòng đại diện.
Lệ phí thành lập VPĐD được quy định cụ thể; trong Biểu phí ban hành kèm theo Thông tư 47/2019/TT – BTC. Theo đó, lệ phí thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Lệ phí thành lập VPĐD công ty (lệ phí cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty) là 50.000 đồng.
- Lệ phí cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD; của công ty là 50.000 đồng/ lần cấp.
- Lệ phí thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD; của công ty là 50.000 đồng/ lần thay đổi.
- Phí cung cấp thông tin Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD; của công ty là 20.000 đồng/ bản cung cấp.
Lệ phí thành lập văn phòng đại diện công ty quy định phía trên; được gọi là lệ phí nhà nước. Ngoài ra, công ty cần bỏ ra thêm các khoản khác như phí khắc con dấu, phí dịch vụ.
Phí khắc con dấu là phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu. Phí khắc con dấu sẽ phụ thuộc vào số lượng mẫu con dấu; kích thước con dấu, loại con dấu và đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu.
Phí dịch vụ là phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ; thành lập VPĐD cho công ty. Phí dịch vụ sẽ phụ thuộc và đơn vị đó quy định; có thể bao gồm hoặc không bao gồm lệ phí nhà nước và phí khắc con dấu.
Sau khi thành lập văn phòng đại diện cần thực hiện những việc gì?
Sau khi VPĐD được cấp giấy phép hoạt động, phải thực hiện những các thủ tục sau:
Khắc con dấu VPĐD và thông báo sử dụng con dấu của văn phòng đại diện của công ty. Tiến hành công bố mẫu dấu
Treo biển hiệu gắn tại trụ sở VPĐD
Thực hiện thủ tục mở tài khoản của văn phòng đại diện: VPĐD được mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện phải đăng báo viết hoặc báo điện tử được phép phát hành tại Việt Nam trong 03 số liên tiếp trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép hoạt động.
Văn phòng đại diện phải chính thức hoạt động và thông báo cho Sở công thương về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký trong thời hạn 45 ngày.
Thực hiện Báo cáo hoạt động: Định kỳ hàng năm, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp, VPĐD phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở công thương.
Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, nếu có sự thay đổi về nhân sự được tuyển dụng làm việc tại Văn phòng đại diện, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, VPĐD phải gửi báo cáo kèm theo bản sao những tài liệu có liên quan đến cơ quan cấp Giấy phép.
Sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện: Trong những trường hợp sau đây, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện với cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có sự thay đổi:
- Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện;
- Thay đổi địa điểm đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài trong phạm vi nước nơi thương nhân thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
- Thay đổi địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện;
- Thay đổi tên gọi hoặc hoạt động của Văn phòng đại diện;
Nộp thuế thu nhập cá nhân cho Trưởng văn phòng, nhân viên văn phòng đại diện (nếu có).
Thông tin liên hệ với Luật sư X
Trên đây là tư vấn của Luật sư X về vấn đề “Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói năm 2022”. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên; để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến giải thể công ty, giải thể công ty tnhh 1 thành viên, tạm dừng công ty, quy định tạm ngừng kinh doanh…của luật sư X, hãy liên hệ 0833102102.
Câu hỏi thường gặp
Câu trả lời là không. Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.ư, bởi vì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp;, không độc lập hoàn toàn về tài sản
Những người có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện là hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Chủ sở hữu công ty nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; hội đồng quản trị nếu là công ty cổ phần; các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.
Như vậy tùy thuộc vào mô hình tổ chức của công ty, doanh nghiệp thì những người có quyền quyết định thành lập văn phòng đại diện là khác nhau.
Khi tiến hành thủ tục mở văn phòng đại diện, điều đầu tiên mà doanh nghiệp nghĩ đến là đặt tên cho văn phòng đại diện. Các doanh nghiệp thông thường đều muốn đặt cho văn phòng đại diện của mình những cái tên thật hay, thật hoành tráng, thật ấn tượng. Tương tự như nguyên tắc đặt tên doanh nghiệp; thì khi đặt tên cho văn phòng đại diện cũng phải đảm bảo các điều kiện sau:
Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”;
Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
