Con dấu của doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt; không trùng lặp nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này và doanh nghiệp khác. Con dấu trong mỗi công ty, doanh nghiệp có ý nghĩa cực kỳ quan trọng; thể hiện giá trị, chất lượng và niềm tin đối với đối tác, khách hàng. Pháp luật có những quy định chặt chẽ về mẫu dấu, về sử dụng và quản lý dấu. Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu vấn đề này!
Căn cứ pháp lý:
Luật Doanh nghiệp 2014
Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
Dấu của doanh nghiệp – Luật Doanh nghiệp 2014:
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014; Điều 44 quy định về thông tin con dấu bao gồm: hình thức, số lượng, nội dung con dấu. Trong đó, nội dung con dấu thể hiện những thông tin về: Tên doanh nghiệp; mã số doanh nghiệp và đặc biệt quy định tại khoản 2:
“Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”.
Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014; không quy định con dấu của doanh nghiệp nhằm xác định giá trị pháp lý của văn bản. Quan điểm khi xây dựng chế định về con dấu này là: đã thành lập doanh nghiệp; thì con dấu dùng để xác định văn bản do chính doanh nghiệp phát hành ra hay không; đưa ra quy định về con dấu để doanh nghiệp chứng thực; xác định văn bản do doanh nghiệp ban hành ra và điều lệ có quy định việc sử dụng con dấu.
Dấu của doanh nghiệp – Luật Doanh nghiệp 2020:
Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
“1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”.
Như vậy, Luật Doanh nghiệp 2020 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021) có nhiều điểm mới liên quan đến con dấu doanh nghiệp so với quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014; cụ thể:
Bổ sung trường hợp dấu dưới hình thức chữ ký số là dấu của doanh nghiệp:
Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử; được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng; theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu; khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
– Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng:
Hiện nay, theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì trước khi sử dụng; doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh; để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này tại Luật Doanh nghiệp 2014. Đồng nghĩa; từ ngày 01/01/2021; doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng; nhưng vẫn phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh khi sử dụng.
Không quy định bắt buộc một số nội dung phải có trên con dấu của doanh nghiệp:
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014; nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin về tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 không đề cập đến vấn đề này.
Điểm mới trong quản lý, lưu giữ con dấu của doanh nghiệp:
Tại khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: Việc quản lý; sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Trong khi đó, khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 mở rộng; việc quản lý và lưu giữ dấu doanh nghiệp thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty; hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện; hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho bạn đọc, đem lại những kiến thức bổ ích về những thay đổi căn bản của dấu doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Tra cứu mẫu dấu doanh nghiệp như thế nào?
Lưu ý: Chỉ có thể tra cứu mẫu dấu doanh nghiệp đã công bố (trước 2021). Các doanh nghiệp thành lập từ 01/01/2021 sẽ không có mẫu dấu.
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ giao diện để kiểm tra thông tin doanh nghiệp và kiểm tra mẫu dấu sẽ hiện ra như hình dưới đây. Địa chỉ này cũng dùng để tra cứu ngành nghề kinh doanh và các thông tin khác của doanh nghiệp.
Bước 2: Gõ tên công ty hoặc mã số doanh nghiệp của đơn vị cần để tra cứu mẫu dấu công ty tại phần tìm kiếm.
Bước 3: Chọn mục danh mục sản phẩm, sau đó làm theo hướng dẫn trên hệ thống để tải mẫu dấu.
Hiện tại theo quy định của luật doanh nghiệp 2020 con dấu doanh nghiệp không cần thông báo hoặc đăng ký. Doanh nghiệp tự chủ động hình thức và số lượng con dấu
Hiện tại, việc thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh không cần đóng dấu.
Trường hợp khách hàng kiểm tra nhưng không thấy mẫu dấu online có thể thuộc một trong các trường hợp sau:
– Doanh nghiệp thành lập trước 01/07/2015 đang sử dụng mẫu dấu do cơ quan công an PC64 quản lý và chưa công bố mẫu dấu mới
– Doanh nghiệp thành lập từ 01/07/2015 nhưng chưa thông báo mẫu dấu
– Doanh nghiệp thành lập từ 01/01/2021 không có mẫu dấu.
Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho bạn đọc. Mọi thắc mắc liên quan xin vui lòng liên hệ Luật sư X; Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ của luật sư X. Hãy liên hệ qua số điện thoại: 0833.102.102
Trân trọng!
