Đăng ký hồ sơ thương nhân như thế nào?

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là một loại giấy tờ bắt buộc phải có khi doanh nghiệp muốn thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa sang các nước khác, bởi lẽ để nhập khẩu một loại hàng hóa gì đó về nước mình thì cá quốc gia đều phải nắm rõ xuất xứ, chất lượng của những loại hàng hóa này. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì khi muốn xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa thì các doanh nghiệp phải đăng ký hồ sơ thương nhân. Vậy trình tự thủ tục “Đăng ký hồ sơ thương nhân” được thực hiện như thế nào?. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Luật sư X nhé.

Khi nào phải đăng ký hồ sơ thương nhân?

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là một chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Nó cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào.Vì vậy, trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là một thủ tục rất quan trọng. Để được cấp giấy chứng nhận hàng hóa thì việc đầu tiên thương nhân phải thực hiện là đăng kí hồ sơ thương nhân với cơ quan có thẩm quyền. Chỉ khi nào hồ sơ thương nhân đầy đủ và hợp lệ thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.

Theo quy định tại khoản 1, điều 13, Nghị định số 31/2018/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2018 của Chính phủ Quy định chi tiết Luật quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa:

Thương nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa lần đầu tiên phải đăng ký hồ sơ thương nhân với cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa và chỉ được xem xét cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa khi đã đăng ký hồ sơ thương nhân đầy đủ và hợp lệ.

Hướng dẫn thủ tục Đăng ký hồ sơ thương nhân

Hồ sơ cần chuẩn bị

Nội dung này được quy định tại khoản 1, điều 13, Nghị định số 31/2018/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2018, theo đó Hồ sơ thương nhân bao gồm:

– Đăng ký mẫu chữ ký của người đại diện theo pháp luật của thương nhân hoặc người được ủy quyền ký đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, ký Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa và mẫu con dấu của thương nhân theo Mẫu số 01

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có dấu sao y bản chính của thương nhân);

– Danh Mục cơ sở sản xuất ra hàng hóa đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có) theo Mẫu số 02.

Tiến hành nộp hồ sơ theo 2 hình thức

Theo quy định của pháp luật, hiện nay có hai hình thức đăng kí hồ sơ thương nhân. Thương nhân thực hiện đăng kí hồ sơ thương nhân có thể lựa chọn một trong hai hình thức đăng ký sau đây:

Thứ nhất, thương nhân tiến hành đăng kí hồ sơ thương nhân bằng việc khai báo khai báo qua Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn hoặc trang điện tử khác của các cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được Bộ Công Thương ủy quyền. Đây là hình thức đăng kí trực tuyến qua mạng điện tự. Với hình thức này, thương nhân sẽ thuận lợi cho việc khai báo và nhận kết quả, đơn giản về các thủ tục hành chính và tiết kiệm được thời gian, chi phí. Hiện nay, Bộ Công Thương khuyến khích thương nhân đăng ký hồ sơ thương nhân điện tử.

Bước 1: Đăng nhập tài khoản đã được duyệt trên hệ thống ecosys.

Bước 2: Vào mục “THÔNG TIN DOANH NGHIỆP” Tại đây di chuyển chuột xuống phía dưới đến mục “Danh sách dịch vụ công”.

Sau đó tải lên mẫu 01 đối với thương nhân là công ty thương mại. Nếu công ty là nhà sản xuất thì tải luôn cả mẫu 02 nữa lên hệ thống như bên dưới.

Sau khi đăng ký tải đủ các chứng từ lên, chọn “Lưu thông tin”.

Thứ hai, thương nhân nộp hồ sơ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Đây là hình thức áp dụng Trong trường hợp không thể đăng ký hồ sơ thương nhân điện tử. Với hình thức này, sẽ gây những ảnh hưởng tới hoạt động của thương nhân, gây mất thời gian và chi phí.

Thay đổi trong hồ sơ thương nhân

Trong quá trình hoạt động kinh doanh và sản xuất khi thương nhân muốn tiến hành thay đổi, bổ sung vào hồ sơ thương nhân của mình thì Thương nhân có thể thực hiện thay đổi hồ sơ thương nhân bằng cách cập nhật các thông tin tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn.

Ngoài ra, thương nhân cũng có thể thông báo cho cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nơi đã đăng ký trước khi đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Vấn đề này đã được quy định cụ thể tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 31/2018/NĐ-CP ngày 08/03/2018 của Chính phủ Quy định chi tiết Luật quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa như sau: “Mọi thay đổi trong hồ sơ thương nhân phải được cập nhật tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn hoặc thông báo cho cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nơi đã đăng ký trước khi đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Trong trường hợp không có thay đổi, hồ sơ thương nhân vẫn phải được cập nhật 2 năm một lần”.

Ngoài ra, trong trường hợp dù không có thay đổi nào liên quan đến hồ sơ thương nhân, thì thương nhân vẫn phải có trách nhiệm thực hiện việc cập nhật hồ sư thương nhân theo định kì 2 năm một lần.

Cấp Giấy chứng nhận hàng hóa không thay đổi xuất xứ

Đối với hàng hóa từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan, sau đó đưa từ kho ngoại quan ra nước ngoài, cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa xem xét cấp Giấy chứng nhận hàng hóa không thay đổi xuất xứ, bao gồm thông tin tối thiểu như sau:

– Nước xuất xứ ban đầu của hàng hóa, nước đến cuối cùng của hàng hóa;

– Số tham chiếu và ngày cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ban đầu;

– Số lượng hàng hóa ghi trên Giấy chứng nhận không thay đổi xuất xứ không vượt quá số lượng ghi trên Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ban đầu;

– Ngày hàng hóa đến Việt Nam, ngày hàng hóa rời Việt Nam;

– Tên, địa chỉ hãng tàu vận chuyển, số và ngày vận tải đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương;

– Tên, địa chỉ, chữ ký và con dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.

Hồ sơ, thủ tục đề nghị cấp Giấy chứng nhận hàng hóa không thay đổi xuất xứ nêu tại Khoản 1 Điều này bao gồm:

– Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận hàng hóa không thay đổi xuất xứ của thương nhân theo Mẫu số 04 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này;

– Mẫu Giấy chứng nhận hàng hóa không thay đổi xuất xứ đã được khai hoàn chỉnh theo mẫu do Bộ Công Thương quy định;

– Bản gốc Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa do nước xuất khẩu đầu tiên cấp;

– Bản sao vận tải đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương (đóng dấu sao y bản chính của thương nhân);

– Bản sao Tờ khai hàng hóa nhập, xuất kho ngoại quan có xác nhận của cơ quan hải quan (đóng dấu sao y bản chính của thương nhân).

Thời gian trả kết quả cấp Giấy chứng nhận hàng hóa không thay đổi xuất xứ thực hiện theo quy định tại Khoản 2, Khoản 3 và Khoản 4, Điều 16 Nghị định này.

Đối với hàng hóa từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan, sau đó đưa từ kho ngoại quan vào nội địa, Bộ Công Thương chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện.

Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa từ chối cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa bằng văn bản hoặc thông báo tại Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử của Bộ Công Thương tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn hoặc trang điện tử khác của các cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được Bộ Công Thương ủy quyền và nêu rõ lý do từ chối trong những trường hợp sau:

1. Thương nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa chưa thực hiện việc đăng ký hồ sơ thương nhân theo quy định tại Điều 13 Nghị định này.

2. Hồ sơ, quy trình đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa không tuân thủ theo quy định tại Điều 15 và Điều 16 Nghị định này.

3. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa có mâu thuẫn về nội dung.

4. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa không được khai bằng tiếng Anh, khai bằng mực màu đỏ, viết tay, bị tẩy xóa, chữ hoặc các dữ liệu thông tin mờ không đọc được, in bằng nhiều màu mực khác nhau.

5. Hàng hóa không có xuất xứ hoặc không đáp ứng quy tắc xuất xứ.

6. Thương nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa có gian lận về xuất xứ từ lần cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa trước đó và vụ việc chưa được giải quyết xong.

7. Thương nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa không cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ, thông tin và tài liệu liên quan để chứng minh xuất xứ hàng hóa hoặc không hợp tác trong việc xác minh xuất xứ hàng hóa khi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tiến hành kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hóa.

Khuyến nghị

Với đội ngũ nhân viên là các luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý của Luật sư X, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện về vấn đề luật hành chính đảm bảo chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Ngoài tư vấn online 24/7, chúng tôi có tư vấn trực tiếp tại các trụ sở Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bắc Giang.

Thông tin liên hệ:

Luật sư X đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Đăng ký hồ sơ thương nhân” Ngoài ra, chúng tôi có hỗ trợ dịch vụ pháp lý khác liên quan đến dịch vụ soạn thảo mẫu trích lục hộ tịch… Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.

Mời bạn xem thêm:

Câu hỏi thường gặp

Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa nhập khẩu được quy định như thế nào?

Trong những trường hợp sau, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa đối với hàng hóa nhập khẩu phải nộp cho cơ quan hải quan:
– Hàng hóa có xuất xứ từ nước, nhóm nước, hoặc vùng lãnh thổ được Việt Nam cho hưởng các ưu đãi về thuế quan và phi thuế quan theo quy định của pháp luật Việt Nam và theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc gia nhập, nếu người nhập khẩu muốn được hưởng các chế độ ưu đãi đó;
– Hàng hóa thuộc diện do Việt Nam hoặc các tổ chức quốc tế thông báo đang ở trong thời điểm có nguy cơ gây hại đến an toàn xã hội, sức khoẻ của cộng đồng hoặc vệ sinh môi trường cần được kiểm soát;
– Hàng hóa thuộc diện Việt Nam thông báo đang ở trong thời điểm áp dụng thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ giá, các biện pháp tự vệ, biện pháp hạn ngạch thuế quan, biện pháp hạn chế số lượng;
– Hàng hóa thuộc diện phải tuân thủ theo các chế độ quản lý nhập khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc theo Điều ước quốc tế hai bên hoặc nhiều bên mà Việt Nam và nước, nhóm nước, hoặc vùng lãnh thổ cùng là thành viên.
Trường hợp phải nộp chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định tại điểm b, điểm c và điểm d Khoản 1 Điều này, các bộ quản lý chuyên ngành, Bộ Tài chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao, trao đổi, thống nhất với Bộ Công Thương trước khi công bố.

Có những trường hợp nào được cấp lại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Nghị định số 31/2018/NĐ-CP thì cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cấp lại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa trong các trường hợp sau đây:
Trường hợp 1: Trong trường hợp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng
Do nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể do những sự kiện bất khả kháng như bão, lũ, cháy… làm mất, hư hỏng, thất lạc giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Tuy nhiên, nguyên nhân cũng có thể do sự vô ý của thương nhân dẫn tới làm mất, thất lạc. Vậy khi để mất, thất lạc, hư hỏng giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa thương nhân cần làm thủ tục gì để được cấp lại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
Trong trường hợp này, theo quy định của pháp luật thì thương nhân nộp đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo Mẫu số 04 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP cho cơ quan, tổ chức Giấy chứng nhận xuất xứ hàng, nêu rõ lý do đề nghị cấp lại.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cấp lại trong trường hợp này sẽ ghi số tham chiếu và ngày cấp của Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng và phải được đóng dấu “CERTIFIED TRUE COPY”.
Trường hợp 2. Trong trường hợp cần tách Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã cấp thành 2 hay nhiều bộ
Đây là trường hợp thương nhân muốn tách giấy chứng nhận đã được cấp thành nhiều bộ khác nhau. Đối với trường hợp này, thương nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nộp đơn đề nghị theo Mẫu số 04 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP cho cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nêu rõ lý do cần tách Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. nếu có khác biệt với hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã cấp trước đó thì thương nhân nộp hồ sơ bổ sung theo quy định tại Điều 15 Nghị định 31/2018/NĐ-CP, bản gốc và các bản sao Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã cấp trước đó.
Trường hợp 3. Trong trường hợp hàng hóa tái nhập khẩu để tái chế, chuyển sang nước nhập khẩu khác
Khác với hai trường hợp trên, đây là trường hợp cấp lại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cho hàng tái nhập để tái chế chuyển sang nước khác nhập khẩu. Thủ tục tiến hành xin cấp lại trong trường hợp này tương tự như hai trường hợp 2.
Theo đó, điểm c khoản 1 Điều 18 Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định: “Trong trường hợp hàng hóa tái nhập khẩu để tái chế, chuyển sang nước nhập khẩu khác, thương nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nộp đơn đề nghị theo Mẫu số 04 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cho cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nêu rõ lý do đề nghị cấp lại; nộp hồ sơ bổ sung theo quy định tại Điều 15 Nghị định này (nếu có khác biệt với hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã cấp trước đó), bản gốc và các bản sao Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã cấp trước đó.”
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cấp lại chỉ được cấp trong thời hạn 1 năm kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã cấp trước đó.
Trường hợp 4. Trong trường hợp do lỗi hoặc sai sót không cố ý trên bản gốc Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã cấp
Đây là trường hợp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa bản gốc đã được cấp có sự sai sót về các thông tin. Tuy nhiên, chỉ áp dụng cấp lại cho trường hợp việc sai sót là năm ngoài ý muốn. Có thể do thương nhân khi tiến hành làm hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã vô tình để sai. Cũng có thể là do chuyên viên khi tiến hành cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nhập sai thông tin…
Đối với trường hợp này, hiện nay Nghị định 31/2018/NĐ-CP hướng dẫn thực hiện như sau: “Trong trường hợp do lỗi hoặc sai sót không cố ý trên bản gốc Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã cấp, thương nhân nộp đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo Mẫu số 04 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cho cơ quan, tổ chức đã cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng, nêu rõ lý do đề nghị cấp lại; nộp bản gốc và các bản sao Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã cấp trước đó. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được cấp lại trong trường hợp này ghi số tham chiếu và ngày cấp của Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã cấp trước đó và ngày cấp mới.”
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cấp lại chỉ được cấp trong thời hạn 1 năm kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã cấp trước đó. Cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa trả kết quả cấp lại Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa trong thời hạn 4 giờ làm việc kể từ khi nhận được đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.