Công chức hành chính văn thư là gì theo quy định năm 2022?

Văn thư hành chính là một bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý văn thư, tài sản trong công ty, tổ công ty, doanh nghiệp tư nhân và nhà nước… tiếp nhận thư từ, quản lý công tác lễ tân, sắp xếp phòng họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm… Trong các cơ quan Nhà nước, công chức hành chính văn thư chiếm số lượng khá lớn. Vậy quy định pháp luật về công chức hành chính văn thư là gì? Những người này được xếp lương như thế nào? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu quy định về vấn đề này tại bài viết dưới đây nhé!

Định nghĩa Văn thư hành chính

Văn thư hành chính là một loại thủ tục trong hoạt động hành chính nhà nước bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản lí của các cơ quan nhà nước và việc tổ chức quản lí, giải quyết văn bản trong các cơ quan đó.

Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

Nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.

Đặc điểm của Văn thư hành chính

Đặc điểm của văn thư hành chính là mang nặng tính kĩ thuật và nghiệp vụ hành chính, công việc này đòi hỏi phải tỉ mỉ, đúng thể thức và tuỳ thuộc vào từng loại công việc. Có vụ việc đòi hỏi không nhiều giấy tờ và được giải quyết nhanh chóng. Nhưng cũng có những công việc khi giải quyết đòi hỏi phải nhiều loại giấy tờ cần đăng kí, chứng nhận, công chứng nhà nước một cách thận trong.

Kiến thức và kĩ năng của văn thư hành chính

Phát hiện được những văn bản ban hành thiếu hoặc sai thể thức

Vận dụng được phương pháp và kỹ thuật soạn thảo văn bản để soạn thảo một số văn bản về công tác văn thư

Thực hiện thành thạo các thao tác: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến, đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính và bằng sổ, chuyển giao văn bản đến;

Thực hiện thành thạo các thao tác: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu văn bản, đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính và bằng sổ, làm các thủ tục phát hành văn bản đi;

Thực hiện thành thạo các bước làm thủ tục sao và ban hành bản sao văn bản;

Xác định chính xác hồ sơ cần lập trong cơ quan, đơn vị;

Lập tương đối thành thạo hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự;

Hướng dẫn được phương pháp lập hồ sơ;

Làm thành thạo các thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Thực hiện thành thạo các thao tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính và quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

Kỹ thuật đánh máy văn bản đạt tốc độ 100 đập/phút;

Sử dụng thành thạo các thiết bị chuyên ngành;

Viết bìa hồ sơ, bì văn bản, giấy giới thiệu, đăng ký văn bản đến, văn bản đi, chữ rõ ràng;

– Kiến thức:

+ Trình bày được vị trí, ý nghĩa, tác dụng và nội dung của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức;

+ Trình bày được các loại văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+ Giải thích được quy trình tổ chức quản lý văn bản đến, quy trình quản lý văn bản đi;

+ Trình bày được phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

+ Trình bày được những quy định về quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu;

+ Ứng dụng được kiến thức tin học vào soạn thảo, xử lý văn bản; quản lý, chuyển giao văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

+ Xử lý được các tình huống phát sinh trong thực thi nhiệm vụ văn thư;

+ Giúp được Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn việc xác định hồ sơ và lập hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan;

+ Giúp được Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc;

+ Hướng dẫn được nghiệp vụ văn thư cho cán bộ có trình độ nghiệp vụ thấp hơn.

– Kỹ năng:

+ Phát hiện được những văn bản ban hành thiếu hoặc sai thể thức;

+ Vận dụng được phương pháp và kỹ thuật soạn thảo văn bản để soạn thảo một số văn bản về công tác văn thư;

+ Thực hiện thành thạo các thao tác: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến, đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính và bằng sổ, chuyển giao văn bản đến;

+ Thực hiện thành thạo các thao tác: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu văn bản, đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính và bằng sổ, làm các thủ tục phát hành văn bản đi;

+ Thực hiện thành thạo các bước làm thủ tục sao và ban hành bản sao văn bản;

+ Xác định chính xác hồ sơ cần lập trong cơ quan, đơn vị;

+ Lập tương đối thành thạo hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự;

+ Hướng dẫn được phương pháp lập hồ sơ;

+ Làm thành thạo các thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

+ Thực hiện thành thạo các thao tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính và quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

+ Kỹ thuật đánh máy văn bản đạt tốc độ 100 đập/phút;

+ Sử dụng thành thạo các thiết bị chuyên ngành;

+ Viết bìa hồ sơ, bì văn bản, giấy giới thiệu, đăng ký văn bản đến, văn bản đi, chữ rõ ràng;

Công chức hành chính văn thư là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Cán bộ, công chức năm 2019, công chức gồm các đối tượng:

– Là công dân Việt Nam.

– Được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh tương ứng với vị trí việc làm.

– Nơi làm việc: Cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội ở các cấp; trong Quân đội mà không phải sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong Công an mà không phải sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an.

– Trong biên chế.

– Lương được hưởng từ ngân sách Nhà nước.

Theo đó, công chức hành chính là công chức đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên và được tuyển dụng, bổ nhiệm vào chuyên ngành hành chính trong cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị, xã hội ở các cấp: Trung ương, tỉnh và huyện (căn cứ Điều 2 Thông tư 02/2021/TT-BNV).

Cũng tại Thông tư 02 này, Bộ Nội vụ quy định, công chức chuyên ngành hành chính gồm các ngạch sau chuyên viên cao cấp, mã số 01.001; chuyên viên chính mã số 01.002; Chuyên viên mã số 01.003; cán sự mã số 01.004 và nhân viên mã số 01.005.

Xếp lương công chức hành chính như thế nào?

Ngoài việc quan tâm công chức hành chính là gì, việc xếp lương của đối tượng này cũng được đặc biệt quan tâm. Theo đó, Điều 14 Thông tư 02/2021/TT-BNV xếp lương cho công chức hành chính như sau:

– Chuyên viên cao cấp: Có hệ số lương từ 6,2 – 8,0.

– Chuyên viên chính: Có hệ số lương từ 4,4 – 6,78.

– Chuyên viên: Có hệ số từ 2,34 – 4,98.

– Cán sự: Có hệ số lương từ 2,1 – 4,89.

– Nhân viên: Có hệ số lương từ 1,86 – 4,06.

Có thể bạn quan tâm

• Công chức, viên chức giáo dục ở các vị trí nào phải định kỳ chuyển đổi công tác?
• Công chức nhà nước có được phép kinh doanh không?

Thông tin liên hệ

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về “Công chức hành chính văn thư là gì theo quy định năm 2022?”. Nếu quý khách có nhu cầu tư vấn về lĩnh vực quản lý mã số thuế cá nhân, cách tra cứu/đăng ký mã số thuế cá nhân…; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.

• Liên hệ hotline: 0833.102.102.
• FaceBook: www.facebook.com/luatsux
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
• Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp