Tài liệu kế toán là các chứng từ ghi nhận các hoạt động tài chính kế toán trong công ty. Vậy pháp luật quy định về việc lưu trữ tài liệu kế toán như thế nào? Có được tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ không? Thời hạn lưu trữ của tài liệu kế toán là bao lâu? Khi nào thì được phép tiêu hủy tài liệu kế toán? Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như thế nào? Tài liệu kế toán được phép tiêu huỷ theo quyết định của ai? Mức phạy vi phạm hành chính đối với hành vi tiêu hủy tài liệu kế toán không đúng quy định là bao nhiêu? Bài viết sau đây của Luật sư X sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này, mời quý bạn đọc cùng tham khảo nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
Khái niệm tài liệu kế toán
Căn cứ theo khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán được giải thích là các chứng từ kế toán, sổ kể toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
Các tài liệu kế toán có giá trị pháp lý, có nhiệm vụ thông tin về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán, được sử dụng để công bố công khai theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, tài liệu kế toán là cơ sở để xây dựng và xét duyệt kế hoạch, dự toán, quyết toán, xem xét, xử lý vi phạm pháp luật.
Thời hạn lưu trữ của tài liệu kế toán là bao lâu?
Để trả lời Có được tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ không? Căn cứ theo Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, quy định về thời hạn lưu trữ của từng loại tài liệu kế toán như sau:
* Quy định tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
– Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
– Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
– Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
* Quy định tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
– Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
– Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
– Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
– Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
– Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
– Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định này.
– Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
* Quy định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
– Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
– Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
– Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.
Vậy Có được tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ không?
Có được tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ không?
Căn cứ Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:
1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.
3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Như vậy, bạn phải kiểm tra thời hạn lưu trữ các tài liệu kế toán muốn tiêu hủy, trường hợp đã hết thời hạn lưu trữ và không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Khi nào thì được phép tiêu hủy tài liệu kế toán?
Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Như vậy, kế toán chỉ được tiến hành hủy tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán. Cụ thể, theo Luật Kế toán 2015:
– Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính
– Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
– Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Chỉ được tiêu hủy tài liệu kế toán khi có quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như thế nào?
Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:
– Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.
– Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.
– “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
Mời bạn xem thêm:
- Thủ tục xin chuyển đổi mục đích sử dụng đất
- Chi phí chuyển đổi mục đích sử dụng đất
- Quyền định đoạt tài sản của chủ sở hữu bị hạn chế khi nào?
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết tư vấn về “Có được tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ không?”. Nếu cần giải quyết nhanh gọn các vấn đề liên quan tới báo cáo thuế tháng, quý, đăng ký mở tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp, đăng ký mã thuế số cho công ty, đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, hạch toán thuế độc lập… thì hãy liên hệ ngay tới Luật sư X để chúng tôi nhanh chóng tư vấn hỗ trợ và giải quyết vụ việc. Với các luật sư có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/7, giúp bạn tiết kiệm chi phí và ít đi lại.
Mời quý khách liên hệ đến hotline của Luật sư X: 0833.102.102 hoặc liên hệ qua các kênh sau:
- FB: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Theo Điều 16 Nghị định 174/2014/NĐ-CP quy định về việc Tiêu hủy tài liệu kế toán, tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Căn cứ khoản 3 Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, quy định về hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán như sau: “Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”
Như vậy, theo quy định trên hình thức hủy tài liệu kế toán còn tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy phù hợp. Cần đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về hình thức xử phạt hành chính đối với vi phạm trong việc tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi (mức phạt áp dụng đối với tổ chức vi phạm):
– Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự
– Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.
