Bảo hiểm xã hội là một chế độ bắt buộc mà người sử dụng lao động phải có trách nhiệm đóng cho người dân, bởi vậy nên đây là quyền lợi của người lao động được hưởng khi công tác và làm việc tại các công ty. Vậy trong trường hợp người lao động nghỉ việc tại công ty cũ và chuyển sang công ty mới thì vấn đề sổ bảo hiểm xã hội này sẽ được giải quyết thế nào? và việc “Chuyển sổ bảo hiểm từ công ty cũ sang công ty mới” được thực hiện ra sao?. Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu các quy định cụ thể của pháp luật về vấn đề này qua bài viết dưới đây nhé.
Quy định về bảo hiểm xã hội khi làm công ty
Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.
Sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ để giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội cho người tham gia theo quy định của pháp luật. Những thông tin trong sổ gồm thời gian làm việc, quá trình đóng và hưởng bảo hiểm xã hội.
Theo điểm 3.2 khoản 3 Điều 46 Quy trình Thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; Quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, đơn vị nợ tiền đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN), nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì:
Đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.
Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Chuyển sổ bảo hiểm từ công ty cũ sang công ty mới
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động năm 2019 đã quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, cụ thể như sau:
“Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả”.
Ngoài ra Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 cũng có quy định, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện sau khi đơn vị báo giảm thành công, trình tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện như sau:
– Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH
Để tiến hành chốt sổ công ty cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai các giấy tờ đi kèm.
- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.
- Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
- 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý).
- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).
- Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.
– Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội
Đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện hoặc có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ bảo hiểm y tế còn hạn) cho Cơ quan BHXH đang quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính.
Sau khi bên Cơ quan Bảo hiểm nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết sẽ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh thì bên Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ có văn bản thông báo gửi về công ty.
Khi anh/chị chuyển sang công ty mới sau khi đã hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm tại công ty cũ thì công ty mới có nghĩa vụ đăng ký tiếp nhận sổ và tiếp tục đóng bảo hiểm cho anh/chị.
Hồ sơ theo quy định tại Điều 23 Quy trình Thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; Quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm:
+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Quy định về sổ bảo hiểm xã hội
Căn cứ khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm 2014, người lao động tham gia BHXH bắt buộc sẽ được cấp và tự quản lý sổ BHXH. Mẫu sổ BHXH hiện nay đang được thực hiện theo quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH.
Theo Quyết định này, một trong các nội dung được in ngay trên trang 04 của sổ BHXH đó là:
3. Người tham gia được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.
Theo đó, mỗi người lao động khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 01 sổ BHXH duy nhất. Đồng thời mỗi người cũng chỉ được cấp 01 mã số BHXH là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế (theo điểm 2.13 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
Hiện nay, theo quy định của Luật BHXH năm 2014, người lao động có trách nhiệm giữ và bảo quản sổ BHXH mình. Nội dung này được ghi nhận cụ thể tại khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19 Luật BHXH năm 2014 như sau:
Điều 18. Quyền của người lao động
2. Được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội.
Điều 19. Trách nhiệm của người lao động
3. Bảo quản sổ bảo hiểm xã hội.
Mặc dù người lao động được trực tiếp cầm sổ BHXH nhưng trên thực tế, do lo ngại về việc thất lạc trong quá trình tự mình bảo quản nên hiện nay hầu như sổ BHXH đều do người sử dụng lao động giữ.
Điều này vừa giúp người lao động tránh được việc làm mất, hỏng sổ; đồng thời giúp đơn vị sử dụng lao động thuận lợi trong việc thực hiện các thủ tục hưởng chế độ cho người lao động.
Đăng ký để được cấp sổ BHXH
Theo khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, sổ BHXH được cấp cho người tham gia. Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu được quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:
* Về hồ sơ đăng ký:
– Đối với người lao động: Nộp cho người sử dụng lao động 01 bộ hồ sơ gồm:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS);
+ Trường hợp được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).
– Đối với người sử dụng lao động: Tập hợp hồ sơ từ người lao động cùng các giấy tờ:
+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS);
+ Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);
+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
* Về trình tự thực hiện:
– Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH theo một trong các hình thức: Giao dịch điện tử, dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.
Lưu ý: Chi nhánh của doanh nghiệp thì đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.
– Sau 05 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ, doanh nghiệp nhận sổ BHXH và thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động.
Khuyến nghị
Luật sư X là đơn vị pháp lý đáng tin cậy, những năm qua luôn nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của quý khách hàng. Với vấn đề Chuyển sổ bảo hiểm từ công ty cũ sang công ty mới chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn luật lao động trợ giúp chốt sổ bảo hiểm xã hội tại công ty. Công ty Luật sư X luôn hỗ trợ mọi thắc mắc, loại bỏ các rủi ro pháp lý cho quý khách hàng.
Thông tin liên hệ
Luật sư X sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Chuyển sổ bảo hiểm từ công ty cũ sang công ty mới” hoặc các dịch vụ khác liên quan như dịch vụ chuyển đất trồng cây lâu năm lên thổ cư. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833102102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.
Mời bạn xem thêm bài viết:
- Mẫu đơn thừa kế gồm những gì theo quy định năm 2023?
- Thời gian xét xử phúc thẩm vụ án hình sự
- Cách xác định các trường hợp chấm dứt hôn nhân năm 2023
Câu hỏi thường gặp
Khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 đã quy định cụ thể các trường hợp cấp lại sổ BHXH, bao gồm:
2. Cấp lại sổ BHXH
2.1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
2.2. Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.
2.3. Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng.
Theo đó, người lao động khi bị mất, hỏng sổ BHXH, hay thay đổi các thông tin về số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng; giới tính, quốc tịch thì sẽ được cấp lại sổ BHXH.
Còn với những thay đổi khác, người lao động chỉ cần làm thủ tục điều chỉnh thông tin sổ BHXH tại cơ quan BHXH.
Khi người lao động có nhiều sổ BHXH sẽ xảy ra các trường hợp sau:
* Nhiều sổ BHXH có thời gian đóng trùng nhau
Căn cứ tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH, trường hợp đóng trùng BHXH sẽ được hoàn trả lại số tiền BHXH đã nộp.
Đồng thời theo tiết e điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quyết định 595 được sửa bởi khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020, nếu người lao động có nhiều sổ BHXH có thời gian đóng trùng BHXH thì được cơ quan BHXH hoàn trả số tiền đã đóng thừa, bao gồm cả số tiền người lao động và người sử dụng lao động đã đóng.
Để được hoàn số tiền BHXH nêu trên, người lao động phải thực hiện việc gộp sổ BHXH theo quy định.
* Nhiều sổ BHXH có thời gian đóng không trùng nhau
Khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH đã chỉ rõ:
Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.
Theo đó, người lao động có nhiều sổ BHXH có thời gian đóng không trùng nhau sẽ được gộp quá trình đóng của các sổ BHXH lại với nhau. Đồng thời, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thu hồi các sổ BHXH đã cấp và cấp sổ BHXH mới cho người lao động.
Nếu rơi vào trường hợp không được trả sổ bảo hiểm xã hội theo đúng quy định nói trên, người lao động có thể thực hiện theo các cách sau để đòi lại quyền lợi chính đáng cho mình:
– Cách 1: Khiếu nại lên người có thẩm quyền
Việc khiếu nại phải được tiến hành theo đúng thủ tục được quy định tại Nghị định 24/2018/NĐ-CP như sau:
– Khiếu nại lần đầu: Tới người sử dụng lao động
Nếu không được giải quyết trong thời hạn quy định hoặc không đồng ý với việc giải quyết của người sử dụng lao động, người lao động có thể tiến hành khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện tại Tòa án theo thủ tục tố tụng dân sự.
– Khiếu nại lần 2: Tới Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, nơi công ty đặt trụ sở chính.
– Cách 2: Khởi kiện tại Tòa án
Căn cứ điểm d khoản 1 Điều 188 Bộ luật lao động năm 2019, với những tranh chấp liên quan đến bảo hiểm xã hội, người lao động có thể trực tiếp khởi kiện tại Tòa án mà không cần hòa giải. Chính vì vậy, trong trường hợp này, người lao động có thể trực tiếp đến Tòa án nhân dân cấp huyện nơi công ty đặt trụ sở chính để yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã và trả lại sổ cho mình.
