Chữ ký người mua hàng trên hóa đơn GTGT có cần không?

Xin chào Luật sư X, tôi làm việc cho một doanh nghiệp kinh doanh ô tô, trong quá trình xử lý thanh toán và xuất hóa đơn GTGT cho khách tôi đã bỏ sót chữ ký của người mua hàng, kiến cho hóa đơn GTGT không có chữ ký người mua thì có sao không? Xin được tư vấn.

Chào bạn, hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng trong các doanh nghiệp giúp tổ chức khai, tính thuế. Vậy hóa đơn GTGT là gì? Chữ ký người mua hàng trên hóa đơn GTGT có bắt buộc không? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu nhé.

Căn cứ pháp lý

Khái quát về hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng được hiểu là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

Hoạt động vận tải quốc tế;

Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

Sau đây Luật sư X sẽ cung cấp cho bạn các thông tin liên quan đến các quy định về hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định hiện nay:

Khái niệm hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng (hay được gọi phổ biến bằng cái tên“Hóa đơn đỏ”) thực chất là là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hành động này thường được nhắc đến bằng cụm từ “xuất hóa đơn”.

Loại hóa này theo mẫu do Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn thực hiện, áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ.

Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức

hóa đơn GTGT có thể được thể hiện qua các hình thức bao gồm:

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử với người mua

Chữ ký người mua hàng trên hóa đơn GTGT có bắt buộc không?

Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử, chính vì vậy, kế toán viên cần nắm được những quy định về chữ ký trên loại hóa đơn này.
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, với trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử được lập bởi người bán thì trên hóa đơn sẽ cần có chữ ký số/ điện tử của người mua.

Tuy nhiên, theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, có một vài trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua. Cụ thể gồm:

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập.
Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh.
Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh. Tuy nhiên, người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh theo quy định và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã). Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn.
Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.

Hóa đơn đầu vào thiếu chữ ký người mua hàng có bị phạt hay không? Mức xử phạt như thế nào?

Một hóa đơn GTGT hợp lệ bên cạnh yêu cầu phải có đầy đủ các thông tin về tên, loại hàng hóa, giá tiền thì còn cần đủ các thông tin và chữ ký của bên mua, bên bán.
Theo đó, nếu phát hiện vi phạm về vi phạm trên, doanh nghiệp có thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng với mức phạt từ 3-10 triệu đồng phụ thuộc vào mức độ vi phạm.

Nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 có hiệu lực từ 01/05/2018 đã quy định về mức xử phạt hành chính đối với vi phạm về chữ ký cụ thể như sau:
Phạt tiền từ 3-5 triệu đồng nếu:

Ký hóa đơn GTGT bằng mực màu đỏ, mực phai màu
Ký bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn
Tẩy xóa sửa chữa chữ ký

Phạt tiền từ 5-10 triệu đồng nếu:

Ký khi chưa ghi đủ nội dung theo quy định của hóa đơn GTGT thuộc trách nhiệm của người ký
Ký hóa đơn nhưng không đúng thẩm quyền
Chữ ký của cùng một người nhưng không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký
Không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên hóa đơn

Như vậy, về vấn đề chữ ký trên hóa đơn GTGT, căn cứ theo Điều 19, Luật Kế toán 2015 có nội dung “Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn”. Do vậy, chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng phải là chữ ký sống.
Trên thực tế, khi mua hàng tại các cơ sở, khách hàng không cần phải ký vào hóa đơn GTGT nếu giá trị đơn hàng nhỏ. Tuy nhiên, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ, bao gồm cả chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử và chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Có thể bạn quan tâm

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Chữ ký người mua hàng trên hóa đơn GTGT có bắt buộc không?“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến quy định mẫu tờ khai đăng ký lại giấy khai sinh; lấy giấy chứng nhận độc thân; thành lập công ty mới;….của Luật Sư X, hãy liên hệ: 0833.102.102.

Câu hỏi thường gặp

Lưu ý khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với tài sản cố định?

Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.

Xử lý tình huống khi bị mất hóa đơn GTGT đầu vào?

Trường hợp doanh nghiệp mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào thì phải photo lại liên 1 và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn. Tuy vậy, phần thuế giá trị gia tăng của hóa đơn bị mất này sẽ không được khấu trừ.

Đối với hóa đơn thuê văn phòng, trụ sở thì có cần phát hành hóa đơn GTGT không?

Nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ, nhà của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng. Do đó bên cho thuê phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng. Đối với loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tuy nhiên một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.