Hóa đơn điện tử được tạo ra, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, đặc biệt là những tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ. Điều này đảm bảo tính chính xác và pháp lý của thông tin được thể hiện trong Hóa đơn điện tử. Ngoài ra, theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, Hóa đơn điện tử cũng phải được lưu trữ trên máy tính của tất cả các bên liên quan. Quy trình này không chỉ giúp bảo quản thông tin một cách an toàn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu và xác minh thông tin khi cần thiết. Bài viết là nội dung chia sẻ về Cách xuất nháp hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành, mời bạn đọc tham khảo:
Căn cứ pháp lý
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử, đó là một cột mốc quan trọng đánh dấu sự chuyển đổi toàn diện từ giao dịch truyền thống sang môi trường kinh doanh điện tử, mang lại sự thuận tiện và hiệu quả trong quản lý tài chính cho các doanh nghiệp. Hệ thống này không chỉ giới hạn ở việc đơn thuần chứa đựng các thông tin liên quan đến bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ, mà còn mở rộng tầm nhìn đến việc tối ưu hóa quá trình giao dịch, tạo ra một môi trường kinh doanh linh hoạt và thông minh hơn.
Theo Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, đã nêu trước đó vào ngày 14 tháng 3 năm 2011, Hoá đơn điện tử được xác định là một tập hợp chứa đựng các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến việc bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ. Các thông điệp này được tạo ra, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua các phương tiện điện tử.
Theo quy định, Hoá đơn điện tử phải được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ. Điều này đồng nghĩa với việc mọi quá trình liên quan đến Hoá đơn điện tử, từ tạo ra đến xử lý, đều phải diễn ra trên các nền tảng máy tính có chứng nhận về mã số thuế.
Hơn nữa, Hoá đơn điện tử cần được lưu trữ trên máy tính của tất cả các bên liên quan theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc duy trì và bảo quản Hoá đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật, nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hợp pháp trong quá trình giao dịch thương mại điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử hiện nay
Hóa đơn điện tử không chỉ là một “tập hợp thông điệp dữ liệu” mà là một hệ thống linh hoạt, có khả năng tương tác với nhiều thành phần khác nhau của quá trình kinh doanh. Quá trình tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý được thực hiện một cách tự động trên các hệ thống máy tính của tổ chức. Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót do tác động của con người mà còn tăng cường tính hiệu quả và tính khả dụng của thông tin.
Hóa đơn điện tử bao gồm một loạt các loại để phản ánh đầy đủ và chính xác các giao dịch thương mại điện tử. Trong đó:
1. Hóa đơn xuất khẩu: Thể hiện thông tin liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa, bao gồm các chi tiết về số lượng, giá trị và các thông tin khác liên quan.
Hóa đơn giá trị gia tăng: Tập trung vào việc ghi chú giá trị gia tăng của sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp theo dõi và quản lý thuế một cách hiệu quả.
Hóa đơn bán hàng: Chứa thông tin về các giao dịch bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ, bao gồm các chi tiết như số lượng, giá cả, và các điều khoản giao dịch.
Hoá đơn khác: Bao gồm các loại hoá đơn như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, tất cả đều được thể hiện một cách số hóa và điện tử, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và lưu trữ thông tin.
2. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng: Cung cấp thông tin chi tiết và minh bạch về các chi phí và phí dịch vụ liên quan đến vận chuyển và các giao dịch ngân hàng.
Tất cả các loại hóa đơn này được lập theo thông lệ quốc tế và tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quá trình giao dịch, cũng như hỗ trợ việc quản lý tài chính và thuế một cách hiệu quả.
Cách xuất nháp hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành
Hóa đơn điện tử mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp tận dụng công nghệ để thúc đẩy sự phát triển. Việc sử dụng phương tiện điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn giảm thiểu được gánh nặng về giấy tờ và không gian lưu trữ vật lý. Điều này mang lại lợi ích rõ ràng về môi trường và chi phí. Hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ quản lý nội dung mà còn là nguồn thông tin quý giá cho quyết định kinh doanh. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu được tạo ra và lưu trữ trong hóa đơn có thể được phân tích để hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng, xu hướng thị trường và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Cách xuất nháp hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành như sau:
1. Nội dung
Cho phép NSD gửi hóa đơn/biên lai/phiếu xuất kho nháp (chưa phát hành) cho khách hàng để khách hàng kiểm tra trước thông tin tránh sai sót.
2. Chi tiết thay đổi
Trước phiên bản R30 Web: Chương trình chưa đáp ứng tính năng gửi hóa đơn/biên lai/phiếu xuất kho nháp nháp cho khách hàng.
Từ phiên bản R30 Web (phát hành ngày 04/12/2020) trở đi: NSD có thể gửi hóa đơn/biên lai/phiếu xuất kho nháp cho khách hàng kiểm tra và xác nhận lại các thông tin trên hóa đơn/biên lai/phiếu xuất kho nháp trước sau đó mới phát hành giúp giảm thiểu sai sót.
VD: Gửi hóa đơn nháp cho khách hàng(thực hiện tương tự với biên lai và phiếu xuất kho)
Có thể gửi từng hóa đơn nháp cho khách hàng hoặc gửi hàng loạt hóa đơn nháp cho khách hàng cùng lúc.
Gửi hóa đơn nháp cho khách hàng trên giao diện lập hóa đơn.
- Sau khi khai báo các thông tin trên giao diện lập hóa đơn, nhấn Gửi hóa đơn nháp.
Chương trình hiển thị thông báo như sau, nhấn Có.
- Trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ hiển thị thông báo Hóa đơn đã được gửi bản nháp cho khách hàng, bạn có muốn gửi lại không?
- Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
- Để gửi thông tin hóa đơn cho người mua qua tin nhắn SMS thì cần Thiết lập dịch vụ SMS. Sau khi thiết lập, thông tin Số điện thoại khi phát hành sẽ lấy theo thông tin tương ứng trên hóa đơn, kế toán có thể sửa lại nếu cần.
Lưu ý:
- Trường hợp muốn gửi thông tin hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email/số điện thoại thì nhập các địa chỉ email, số điện thoại cách nhau bởi dấu “;“
4. Nhấn Gửi, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin hóa đơn điện tử tới khách hàng bằng địa chỉ email khi thiết lập email gửi hóa đơn, đồng thời sẽ gửi tin nhắn SMS cho khách hàng (trường hợp đã Thiết lập SMS gửi hóa đơn).
5. Người mua mở email mà người bán gửi để xem hóa đơn.
Khuyến nghị
Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Luật sư X với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.
Thông tin liên hệ:
Luật sư X sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Cách xuất nháp hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành” hoặc cung cấp các dịch vụ khác liên quan như là tư vấn pháp lý về thành lập công ty cổ phần. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833102102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín
Mời bạn xem thêm bài viết:
- Thủ tục giải chấp sổ đỏ mất bao lâu thời gian?
- Thủ tục giải chấp sổ đỏ ngân hàng năm 2023
- Giải chấp sổ đỏ là gì theo quy định năm 2024?
Câu hỏi thường gặp
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi , lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
– Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
