Hóa đơn là một trong những loại giấy tờ quan trọng trong các giao dịch mua bán. Đối với nhà nước và các doanh nghiệp và nhà nước, hóa đơn cũng có vai trò vô cùng lớn. Bên cạnh việc đáp ứng vấn đề quản lý nhà nước về thuế thì hóa đơn còn có vai trò là một loại chứng từ ghi nhận doanh thu, chi phí của doanh nghiệp. Hóa đơn còn có vai trò là căn cứ quan trọng trong việc giải quyết, xử lý các tranh chấp, vi phạm hợp đồng. Chính vì thế, nhà nước có những quy định rõ ràng về vấn đề hóa đơn, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến thời điểm xuất hóa đơn hợp pháp. Thời điểm xuất hóa đơn cần phải hợp lý, không phải muốn xuất hóa đơn lúc nào cũng được. Vậy hóa đơn là gì? Quy định thời điểm lập hóa đơn hợp pháp như thế nào? Quy định xử phạt lập hóa đơn điện tử sai thời điểm ra sao? Cách xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm như thế nào? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé! Hy vọng bài viết này sẽ thực sự hữu ích đối với bạn để bạn có thể vận dụng nó vào trong cuộc sống thường ngày.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 39/2014/TT-BTC
- Thông tư 119/2014/TT-BTC
- Thông tư 68/2019/TT-BTC
- Nghị định số 125/2020/NĐ-CP
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Khi lập hóa đơn phải có các nội dung sau:
– Tên loại hóa đơn;
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
– Tên liên hóa đơn;
– Số thứ tự hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
– Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Lưu ý: Một số trường hợp ngoại lệ không cần đầy đủ các nội dung trên.
Phân loại hóa đơn
Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC) hóa đơn bao gồm các loại sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng được dùng cho các đối tượng sau:
– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Ví dụ: Doanh nghiệp A là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa và bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam) thì sử dụng hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Hóa đơn khác gồm: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hình thức hóa đơn
Hiện nay, hóa đơn được thể hiện dưới 03 hình thức sau:
Hóa đơn tự in
Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử gồm 02 loại:
– Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
– Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Hóa đơn đặt in
Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
Quy định thời điểm lập hóa đơn hợp pháp
Hiện nay, quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử đã được Bộ Tài chính hướng dẫn rất rõ trong Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Cụ thể, tại Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC, thời điểm lập xuất HĐĐT hợp pháp, đúng quy định phải tuân thủ như sau:
Thời điểm lập hóa đơn với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
Đối với những trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, thời điểm lập xuất hóa đơn đúng pháp luật được quy định như sau:
– Thời điểm lập HĐĐT đối với bán hàng hóa phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Lưu ý: riêng những trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì bắt buộc phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng với từng lần giao.
Thời điểm lập hóa đơn với hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác dầu thô, condensate và khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than
Thời điểm lập hóa đơn với việc bán dầu thô, condensate, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến là phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Riêng với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì bắt buộc phải lập hóa đơn lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng với mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao.
Một số trường hợp khác
Ngoài hai trường hợp cụ thể trên, Bộ Tài chính cũng hướng dẫn thời điểm xuất HĐĐT đúng quy định với một số trường hợp khác như sau:
– Thời điểm lập HĐĐT với hoạt động cung cấp điện, nước chậm nhất là không quá 07 ngày kế tiếp, tính từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ.
– Thời điểm lập HĐĐT với dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin là ngày kết thúc kỳ quy ước (thỏa thuận 2 bên) đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin.
– Thời điểm lập HĐĐT đối với xây dựng, lắp đặt phải là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng hay lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Thời điểm lập HĐĐT với trường hợp mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế là chậm nhất không quá 05 ngày, tính từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.
– Thời điểm lập HĐĐT đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán hay chuyển nhượng:
+ Nếu chưa chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng và có thực hiện thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập HĐĐT là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
+ Nếu đã chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng thì thời điểm lập HĐĐT sẽ thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Quy định xử phạt lập hóa đơn điện tử sai thời điểm
Khi các đơn vị kinh doanh lập hóa đơn điện tử sai thời điểm quy định sẽ phải chịu xử phạt. Mức xử phạt nhẹ nhất là cảnh cáo, nặng hơn thì sẽ bị phạt tiền.
Căn cứ vào Điều 24 của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, mới ban hành ngày 19/10/2020, khi bán hàng hóa, dịch vụ, các hành vi vi phạm lập hóa đơn điện tử sai thời điểm sẽ bị xử phạt như sau:
Phạt cảnh cáo
Mức phạt cảnh cáo được áp dụng với trường hợp lập HĐĐT không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
Mức phạt cảnh cáo này cũng được áp dụng với trường hợp lập sai loại hóa đơn, đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế. Theo đó, khi phát hiện lỗi sai này, bên bán và bên mua cần phải lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.
Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng
Mức phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng đối với hành vi lập HĐĐT không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định ở mục 2.1.
Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng
Mức phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng được áp dụng đối với trường hợp:
– Lập HĐĐT không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp 2.1 và 2.2.
– Lập HĐĐT khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc lập trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
– Lập hóa HĐĐT bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian DN tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập HĐĐT giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh.
– Lập HĐĐT từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Ngoài ra các mức phạt trên, tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, Chính phủ còn quy định phạt tiền từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng đối với các hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho bên mua theo quy định. Tuy nhiên, không áp dụng mức phạt này với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.
Ngoài ra, các trường hợp vi phạm tại Điểm d, Khoản 4 và khoản 5 trong Điều 24 này, bên bán buộc phải lập hóa đơn khi bên mua có yêu cầu.
Cách xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm
*Xuất hóa đơn sai thời điểm được khấu trừ thuế GTGT đầu vào:
Theo Công văn 74116/CT-TTHT ngày 2/12/2016 của Cục Thuế TP. Hà Nội:
“- Trường hợp Công ty cung cấp dịch vụ cho khách hàng, việc cung ứng dịch vụ đã hoàn thành từ năm 2014 nhưng khi hoàn thành dịch vụ Công ty không lập hóa đơn mà lập vào năm 2015 cùng doanh thu dịch vụ năm 2015 là không đúng quy định.
-> Công ty bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, bị xử phạt vi phạm lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BTC.
-> Công ty được khai bổ sung hồ sơ khai thuế vào kỳ khai thuế hoàn thành cung cấp dịch vụ năm 2014 nhưng phải trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.
– Đối với bên mua hàng hóa dịch vụ, nếu việc mua hàng hóa, dịch vụ đúng thực tế, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và đáp ứng điều kiện quy định tại Khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC nêu trên thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.
Trong quá trình thực hiện nếu còn vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Kiểm tra thuế số 4 để được hướng dẫn cụ thể.
Cục thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty được biết và thực hiện./.”
Theo Công văn 2104/TCT-KK ngày 06/06/2014 của Tổng cục thuế gửi Cục thuế Tỉnh Hà Nội:
“Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Ban quản lý dự án Xây dựng phòng thí nghiệm Dioxin mua hàng hóa từ các nhà cung cấp (trang thiết bị, vật tư sử dụng để nghiên cứu). Tuy nhiên, do nguyên nhân khách quan làm chậm thanh toán tiền hàng dẫn đến nhà cung cấp không xuất hóa đơn GTGT khi giao hàng/thanh lý hợp đồng thì Ban quản lý được kê khai, hoàn thuế đối với những hóa đơn GTGT hàng hóa mua vào do người bán lập sai thời điểm nếu các hóa đơn này có đủ điều kiện khấu trừ theo quy định.
-> Các đơn vị cung cấp hàng hóa cho Ban quản lý dự án bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn.
Đề nghị Cục Thuế thành phố Hà Nội phối hợp, chỉ đạo các đơn vị có liên quan về việc xuất hóa đơn chưa đúng quy định nêu trên để xử phạt.
Tổng cục Thuế trả lời để Cục Thuế thành phố Hà Nội được biết và thực hiện./.”
*Xuất hóa đơn sai thời điểm được đưa vào chi phí
Theo Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục thuế gửi Cục thuế Tỉnh Hà Nam:
“Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Công ty TNHH KMW Việt Nam mua nguyên vật liệu chính của nhà cung cấp trong tháng 1/2016 để phục vụ sản xuất kinh doanh nhưng nhà cung cấp không lập hóa đơn khi giao nguyên vật liệu trong tháng 01/2016 mà tập hóa đơn vào tháng 02/2016.
-> Công ty có các hồ sơ, tài liệu: báo giá, hợp đồng kinh tế và biên bản bàn giao trong tháng 1/2016 thì đề nghị Cục Thuế tỉnh Hà Nam kiểm tra thực tế việc mua bán hàng hóa của Công ty để có cơ sở hướng dẫn Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với số hóa đơn nêu trên nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định và phối hợp với cơ quan thuế quản lý nhà cung cấp để xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Tổng cục Thuế trả lời Cục Thuế tỉnh Hà Nam biết.”
Kết luận: Xuất hóa đơn sai thời điểm:
– Bên mua: Hóa đơn lập sai thời điểm sẽ được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
– Bên bán: Sẽ bị phạt về hành vi Lập hóa đơn sai thời điểm (Phạt từ 4 – 8 triệu)
Khuyến nghị
Luật sư X là đơn vị pháp lý đáng tin cậy, những năm qua luôn nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của quý khách hàng. Với vấn đề Cách xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Công ty Luật sư X luôn hỗ trợ mọi thắc mắc, loại bỏ các rủi ro pháp lý cho quý khách hàng.
Thông tin liên hệ
Vấn đề “Cách xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm” đã được Luật sư X giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư X chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng liên quan tới tư vấn pháp lý về vấn đề giấy trích lục khai tử. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833.102.102.
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
1. Công chức thuế đang thi hành công vụ có quyền phạt cảnh cáo.
2. Đội trưởng Đội Thuế trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ có quyền:
a) Phạt cảnh cáo;
b) Phạt tiền đến 5.000.000 đồng đối với hành vi quy định tại khoản 2 Điều 10; khoản 2, 3, 4 Điều 11; khoản 1 Điều 14; điểm a, b, c, đ khoản 1 Điều 15; khoản 1 Điều 20; khoản 2, 3 Điều 21; khoản 1 và điểm c, d khoản 2 Điều 23; khoản 2, 3 Điều 24; khoản 2 Điều 25; khoản 2 Điều 26; điểm a, c khoản 2 Điều 27; điểm a khoản 2, khoản 3 Điều 29; khoản 1 Điều 30 Nghị định này.
3. Chi cục trưởng Chi cục Thuế trong phạm vi địa bàn quản lý của mình có quyền:
a) Phạt cảnh cáo;
b) Phạt tiền đến 50.000.000 đồng đối với hành vi quy định tại Điều 10, 11, 12, 13, 14, 15, 19 Chương II và Chương III Nghị định này;
c) Phạt tiền đối với hành vi quy định tại các Điều 16, 17 và Điều 18 Nghị định này;
d) Đình chỉ hoạt động in hóa đơn có thời hạn đối với hành vi quy định tại Điều 21 Nghị định này;
đ) Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Nghị định này.
4. Cục trưởng Cục Thuế trong phạm vi địa bàn quản lý của mình có quyền:
a) Phạt cảnh cáo;
b) Phạt tiền đến 140.000.000 đồng đối với hành vi quy định tại các Điều 10, 11, 12, 13, 14, 15, 19 Chương II và Chương III Nghị định này;
c) Phạt tiền đối với hành vi quy định tại Điều 16, 17 và Điều 18 Nghị định này;
d) Đình chỉ hoạt động in hóa đơn có thời hạn đối với hành vi quy định tại Điều 21 Nghị định này;
đ) Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Nghị định này.
5. Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế có quyền:
a) Phạt cảnh cáo;
b) Phạt tiền đến 200.000.000 đồng đối với hành vi quy định tại Điều 10, 11, 12, 13, 14, 15, 19 Chương II và Chương III Nghị định này;
c) Phạt tiền đối với hành vi quy định tại Điều 16, 17 và Điều 18 Nghị định này;
d) Đình chỉ hoạt động in hóa đơn có thời hạn đối với hành vi quy định tại Điều 21 Nghị định này;
đ) Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Nghị định này.
So với Nghị định 125 trước đây, Nghị định 102/2021/NĐ-CP tăng gấp đôi thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, tức là từ 01 năm lên 02 năm.
Tức, 02 năm là khoảng thời gian mà cơ quan có thẩm quyền được xử phạt vi phạm hành chính đối với cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm trong lĩnh vực hóa đơn. Sau thời gian này, sẽ không còn được quyền xử phạt.
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Như vậy, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn theo quy định nêu trên.
