Thư mời họp là việc làm thường xuyên, cần thiết trong đời sống, trong công việc, được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức quan tâm. Hiện nay, công việc sẽ được liên hệ chủ yếu qua thư điện tử. Vì vậy, việc soạn thảo một email mời họp đúng chuẩn là một việc cơ bản nhưng không kém phần quan trọng. Sau đây, hãy cùng Luật sư X tìm hiểu cách viết email thông báo họp qua bài viết này nhé!
Thư mời họp là gì?
Họp là một hoạt động thường xuyên tại các cơ quan hiện nay. Đối với các đơn vị kinh doanh nhỏ, ít người thì việc thông báo mời họp có thể bằng miệng. Nhưng đối với những tập đoàn lớn, việc họp nhất định phải được chuẩn chỉnh hóa bằng thư mời, có thể là thư trực tuyến hoặc thư in ấn gửi trực tiếp đến các cá nhân liên quan. Điều này sẽ làm cho tính chất việc họp trở nên cần thiết và quan trọng hơn. Mỗi người sẽ tự ý thức được việc chuẩn bị cho cuộc họp được diễn ra thuận lợi, chu đáo.
Thư mời họp về bản chất là một thông báo về sự kiện cuộc họp sẽ diễn ra sắp tới trong một doanh nghiệp nào đó, có tác dụng thông tin về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp đó. Những ai nhận được thư mời họp là đối tượng bắt buộc phải tham gia.
Hiện nay, do khoảng cách địa lý cũng như những khó khăn, bất cập trong việc gửi thư tay nên Email – thư điện tử được sử dụng rộng rãi hơn.
Nội dung thư mời họp
Nội dung của thư mời họp khá đơn giản, bao gồm tên cơ quan được viết ở góc bên trái; quốc hiệu tiêu ngữ phía bên phải; tiêu đề thư mời viết chữ in hoa có dấu.
Nội dung thư mời họp là kính gửi tới khách mời; viết đầy đủ họ tên; dự cuộc họp gì; địa điểm và thời gian được viết cụ thể nhất. Ngoài ra, cần viết rõ lý do cuộc họp hay những vấn đề được đưa ra trong cuộc họp và cuối cùng là chữ ký của thủ trưởng cơ quan. Vậy là đã hoàn thiện mẫu thư mời nhanh chóng nhất.
Với những cuộc họp thông thường, thông tin trong thư mời họp chỉ bao gồm thời gian, địa điểm; với những cuộc họp khẩn cấp, quan trọng còn có phần nội dung sẽ được tiến hành trong cuộc họp. Chẳng hạn, họp khẩn để bàn về việc xử lý cá nhân vi phạm nghiêm trọng nội quy công ty; làm tổn thất đến giá trị tài sản hay danh dự của doanh nghiệp; họp bàn xem xét khen thưởng với những cá nhân có thành tích ấn tượng; họp về tinh giảm biên chế; họp bàn kế hoạch kinh doanh trong quý mới…
Dù họp với nội dung gì thì việc tạo ra một mẫu thư mời chuẩn về nội dung; hình thức cũng làm cho tính chất cuộc họp trở nên nghiêm túc hơn. Ngoài mẫu thư mời họp sử dụng trong cơ quan, hiện nay còn có rất nhiều mẫu thư mời họp với các nội dung khác nhau như họp mặt đồng hương; họp chi bộ đảng…
Tải xuống mẫu thư mời họp qua email
Loading…
Reload document 
Open in new tab 3 lưu ý khi soạn thảo email mời họp
Tiêu đề rõ ràng
Trên thực tế, có rất nhiều người dù đã đi làm nhiều năm; nhưng khi soạn thảo email vẫn bị mắc một số lỗi sau:
- Không ghi tiêu đề
- Ghi tiêu đề quá dài
Những lỗi này sẽ vô tình khiến email mời họp quan trọng của bạn bị lọt thỏm vào trong vô vàn email khác của đối tác; thậm chí tệ hơn, thư có thể bị xếp vào mục thư rác. Vì vậy, hãy luôn nhớ ghi tiêu đề phù hợp, không quá 50 kí tự, tóm tắt nội dung chính.
Nội dung ngắn gọn, súc tích
Hãy trình bày nội dung thật cô đọng, dễ hiểu để tiết kiệm thời gian; nhưng vẫn truyền tải đủ thông điệp cần trao đổi.
Không kể đến lời chào ở đầu và cuối, email mời họp thường chỉ gồm ba mục:
- Cảm ơn người nhận vì đã hồi âm hoặc chủ động liên lạc
- Trình bày lý do viết email
- Câu kết luận nêu mong muốn, yêu cầu đối với người nhận
Hãy kiểm tra lại email trước khi gửi đi
Trái với email gửi cho bạn bè, email mời họp gửi cho đối tác cần phải trang trọng. Vì vậy, trước khi bấm nút gửi đi, bạn nên kiểm tra lại một lần cuối cùng tiêu đề; lỗi chính tả; tài liệu đính kém và email người nhận. Việc này sẽ giúp email và tác phong làm việc của bạn được đánh giá cao hơn rất nhiều đó.
Văn bản đính kèm email cần lưu ý những gì?
Thứ nhất, thông tin của người mời họp
Phần này người viết giấy cần phải ghi rõ thông tin của người họp như họ và tên, chức vụ…để người nhận giấy có thể biết được chính xác ai là người mời mình họp. Ngoài ra bạn cũng có thể ghi thêm số điện thoại liên hệ để người nhận có thể liên lạc lại trong những trường hợp cần thiết…
Thứ hai, tóm tắt nội dung cuộc họp
Người viết mẫu thư mời họp phải có trách nhiệm ghi rõ nội dung cuộc họp là gì. Phần này chỉ cần ghi tóm tắt, ngắn gọn trong khoảng từ một đến hai dòng nhưng cũng phải giúp cho người đọc nắm bắt được nội dung cơ bản và thâu tóm được ý chính, thông điệp mà người viết muốn truyền tải.
Thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp
Mẫu thư mời họp chắc chắn không thể nào bỏ qua được phần thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp. Người viết mẫu thư mời họp phải có trách nhiệm ghi rõ thời gian diễn ra vào ngày tháng năm nào, địa điểm cụ thể ở đâu để người được mời xác định được địa điểm chính xác, tiết kiệm được thời gian đi lại. Ngoài ra thư này cũng cần phải được mời trước ít nhất là một tuần để người được mời có thể sắp xếp thời gian một cách hợp lý, khoa học tham gia đầy đủ vào buổi họp.
Đề nghị
Mẫu thư mời họp chỉ ghi phần đề nghị nếu như có yêu cầu người tham dự cuộc họp chuẩn bị một nội dung nào đó, chẳng hạn như bài phát biểu hoặc tiết mục văn nghệ, hài kịch…Nội dung này chỉ ghi vào khi người được mời nằm trong danh sách đặc biệt và cần phải có sự chuẩn bị trước.
Có thể bạn quan tâm
Thông tin liên hệ Luật sư X
Trên đây là nội dung tư vấn về “Cách viết email thông báo họp chuyên nghiệp“. Mong rằng mang lại thông tin hữu ích cho bạn đọc. Quý khách hàng nếu có thắc mắc về đăng ký xác nhận tình trạng hôn nhân; đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu; mẫu đơn ly hôn; hay thủ tục thành lập công ty….; hãy liên hệ để nhận được tư vấn nhanh chóng qua hotline: 0833 102 102 hoặc các kênh sau:
- Facebook : www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Trước khi email ra đời và được sử dụng rộng rãi, những lá thư viết tay truyền thống được con người sử dụng để trao đổi thông tin qua lại do khoảng cách địa lý. Truyền tải thông tin theo cách này bạn phải qua nhiều công đoạn như viết thư, bỏ phong bì, dán tem và đi ra bưu điện để gửi. Thời gian nhận được thư phải ít nhất từ 3 – 5 ngày thậm chí vài tuần, chưa kể trường hợp thư bị thất lạc. Nhưng đối với thư điện tử thì mọi vấn đề đó đã được khắc phục. Email là một phương tiện truyền tải thông tin rất nhanh. Bạn chỉ cần có 1 thiết bị điện tử như máy tính kết nối internet. Tải một trong những dịch vụ của email như: Gmail, Yahoo Mail, Hot mail…tạo account (tài khoản) và có thể truyền tải thư từ, thông điệp một cách nhanh chóng, gần như có thể nhận được ngay khi bạn kích vào nút gửi thư. Bạn không chỉ gửi cùng 1 thư cho 1 tài khoản khác mà có thể gửi cùng 1 lúc đến nhiều tài khoản.
Thư mời họp về bản chất là một thông báo về sự kiện cuộc họp sẽ diễn ra sắp tới trong một doanh nghiệp nào đó, có tác dụng thông tin về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp đó. Những ai nhận được thư mời họp là đối tượng bắt buộc phải tham gia bởi vì bạn là một mắt xích quan trọng trong cơ quan, những công việc bạn đang làm đóng góp lớn cho công ty và cuộc họp sắp diễn ra cần có bạn để được phổ biến các thay đổi, chính sách, định hướng mới cho công việc.
Bản chất của thư mời hội họp sẽ giống với thông báo về sự kiện cuộc họp sắp diễn ra sắp tới tại một doanh nghiệp nào đó, cung cấp thông tin cùng thời gian, địa điểm và nội dung về cuộc họp đó.
