Chào Luật sư X, tôi mới nhận công việc pháp chế cho một công ty chuyên cấp visa và giấy phép lao động cho người nước ngoài tại quận 1, TP. Hồ Chí Minh. Hiện tôi đang phải xử lý một hợp đồng thuê mặt bằng công ty và giấy ủy quyền nhưng mẫu soạn thảo chỉ có 1 chỗ ký tên đóng mộc nên bắt buộc bên còn lại muốn đóng mộc phải đóng dấu treo. Giờ tôi phải đóng dấu treo lên văn bản nhưng không biết phải đóng như thế nào cho đúng. Vậy cách đóng dấy treo trên văn bản năm 2023 ra sao? Xin được tư vấn.
Chào bạn, cảm ơn câu hỏi của bạn. Để giải đáp câu hỏi trên mời bạn hãy cùng Luật sư X tìm hiểu qua bài viết sau nhé.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Dấu treo được hiểu là gì?
Dấu treo là thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ việc con dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính).
Dấu treo có tác dụng dùng để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, đồng thời xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo hồ sơ, giấy tờ cũng như thay đổi hồ sơ, giấy tờ.
Dấu treo thường được sử dụng tại văn bản có nhiều phụ lục kèm theo.
Cách đóng dấu treo trên văn bản năm 2023
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng con dấu phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu (dấu treo) được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Theo quy định nêu trên, việc đóng dấu treo phải đảm bảo:
- Đóng lên trang đầu;
- Trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;
- Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái.
Những trường hợp phải đóng dấu treo vào văn bản
Có thể chia thành hai trường hợp chính khi sử dụng dấu treo đó là:
Thứ nhất, khi không có sự ủy quyền
Dùng trong trường hợp người chịu trách nhiệm được ký dưới không có thẩm quyền để được đóng dấu lên chữ ký của mình trên văn bản đó.
Đối với trường hợp đầu tiên này, hình thức này mọi người có thể bắt gặp tại các phòng công tác sinh viên hay những phòng đào tạo cảu các trường đại học, việc dùng dấu treo phổ biến được dùng trong quá trình xin dấy của sinh viên, hoặc cũng có thể bắt gặp trong các hóa đơn.
Việc đóng dấu treo trường hợp này sẽ giúp cho người xin dấu thấy được đây là những sự đồng ý xuất phát từ tổ chức nhằm ngăn ngừa việc giả mạo các tài liệu liên quan đến thông tin. Lúc này, dấu treo được sử dụng giống như “công chứng, chứng thực”, tạo ra độ tin tưởng của văn bản, tạo người sử dụng văn bản cảm thấy có lòng tin và tính đúng đắn cần thiết nhất trong khi xin một tài liệu nhất định.
Thứ hai, ban hành các văn bản
Được dùng trong những trường hợp đóng dấu lên các văn bản pháp luậ, được đóng lên các phụ lục theo như quy định của pháp luật.
Trường hợp này chúng ta bắt gặp chủ yếu áp dụng ở các văn bản có hiệu lực. Thông thường đây là những cơ quan nhà nước. Còn nếu dấu treo được sử dụng trong hệ thống dân sự, thì sẽ được dùng trong trường hợp ký kết hợp đồng, người đại diện sẽ ký và có thể thay thế bằng hình thức đóng dấu giáp lai…
Cách phân biệt giữa dấu treo và dấu giáp lai hiện nay
| Tiêu chí | Dấu treo | Dấu giáp lai |
| Khái niệm | Đóng dấu treo là dùng những con dấu của doanh nghiệp đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. | Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu doanh nghiệp đóng lên mép phải của các tờ của 01 văn bản sao cho khi ghép lại tất cả các tờ tại thành hình con dấu |
| Trường hợp | Dấu treo thường được đóng trong các trường hợp sau:– Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo.– Bản sao của các văn bản do chính doanh nghiệp ban hành.– Người ký văn bản khồ phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc không phải là người quản lý doanh nghiệp có thẩm quyền sử dụng con dấu. | Mọi văn bản có từ 02 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai nếu có nhu cầu. |
| Mục đích | – Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao nhằm thừa nhận văn bản này do doanh nghiệp ban hành.– Đóng dấu lên phụ lục nhằm mục đích chính là dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp. | – Xác thực văn bản có nhiều tờ và các tờ cùng thể hiện thống nhất một nội dung.– Xác thực thứ tự các tờ.– Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó. |
| Cách đóng | – Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính thì dấu phải được đóng trùm lên trang đầu, trùm lên một phần tên doanh nghiệp.– Trường hợp đóng dấu trên phụ lục thì dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục. | – Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy sông song nhau.– Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi môt phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. |
| Tính pháp lý | – Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng, chứng thực”, thừa nhận văn bản do doanh nghiệp ban hành hoặc khắng định là một phần của văn bản chính. | – Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo một thứ tự nhất định. |
| Những loại văn bản thường hay đóng | – Hóa đơn;– Xác nhận đối với các phần nghiệp vụ đối với việc thực tập sinh viên;– Các văn bản mang tính chất thông báo trong cơ quan, tổ chức; | Thứ nhất, văn bản do cơ quan Hải quan phát hành: – Quyết định giải quyết khiếu nại;– Quyết định xử phạt vi phạm hành chính– Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra;– Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu;– Quyết định ấn định thuế;– Quyết định kiểm tra sau thông quan;– Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ);– Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo;– Thông báo phạt chậm nộp;– Kết luận kiểm tra, thanh tra;– Kết luận xác minh đơn tố cáo;– Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo;– Biên bản làm việc;– Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng;– Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu;Thứ hai, đối với các văn bản không phải do cơ quan Hải quan phát hành:Trong trường hợp cần xác nhận văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến cơ quan hải quan và cơ quan hải quan cung cấp lại cho cơ quan, đơn vị khác (ví dụ: cung cấp hồ sơ phục vụ điều tra, thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng…) thì cơ quan Hải quan phải có văn bản cung cấp hồ sơ kèm theo bản sao chụp các văn bản cần cung cấp. Cán bộ văn thư đóng dấu giáp lai lên văn bản cung cấp kèm theo văn bản của cơ quan hải quan.Thứ ba, đối với các văn bản khác:Đối với các văn bản không được quy định trên đây, nhưng do quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành phải đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai, các đơn vị khi phát hành văn bản phải có tờ trình lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt (hoặc văn bản quy định cụ thể của cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan) làm căn cứ để cán bộ văn thư đóng dấu phát hành theo quy định. |
Có thể bạn quan tâm:
- Thời gian khiếu nại nghĩa vụ quân sự
- Quy trình tuyển quân nghĩa vụ quân sự
- Công dân nam đủ bao nhiêu tuổi trở lên phải đăng ký nghĩa vụ quân sự?
Khuyến nghị
Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, Luật sư X sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn luật dân sự tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Thông tin liên hệ
Luật sư X sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Cách đóng dấu treo trên văn bản năm 2023” hoặc các dịch vụ khác liên quan như là tư vấn pháp lý về chuyển từ đất ao sang thổ cư. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833102102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsu
Câu hỏi thường gặp
Tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định cụ thể:
Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Cách đóng dấu chữ ký:
Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ).
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Các hình thức sử dụng con dấu trong Hợp đồng của công ty
Có 3 hình thức đóng dấu như sau: Đóng dấu chữ ký, Đóng dấu treo, Đóng dấu giáp lai
Cách đóng dấu chữ ký
Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký; Dấu đóng rõ ràng, đúng chiều và dùng màu mực đúng quy định (màu đỏ); Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Cách thức đóng dấu treo lên hợp đồng của công ty
Đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
Cách thức đóng dấu giáp lai
Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Dấu treo có nhiều ý nghĩa mà bạn cần phải nắm rõ như:
Dấu treo được dùng để đánh dấu lên trên các văn bản nội bộ nhằm thông báo tới toàn thể mọi người có liên quan trong công ty, doanh nghiệp.
Dấu treo được dùng để đóng lên phía góc trái của liên đỏ để mang lại giá trị giúp xác định thẩm quyền & những thông tin thể hiện trên đó để tránh giả mạo.
Dấu treo được đóng trên văn bản sẽ được xem là 1 bộ phận của văn bản chính. Vì thế việc đóng dấu treo cần phải thực hiện khi ban hành các văn bản khi có hoạt động nào đó trong các công ty hay cơ quan, tổ chức… nào đó.
