Các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu nhanh chóng

Khai báo hải quan không chỉ đơn thuần là một thủ tục pháp lý, mà còn là một phần không thể thiếu trong cả quá trình giao thương quốc tế. Doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, khi tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu, cần chấp hành một loạt các quy định hải quan để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh của họ diễn ra một cách hợp pháp, đáng tin cậy và hiệu quả. Các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu nhanh chóng sẽ được Luật sư X chia sẻ tại bài viết sau.

Tại sao cần làm thủ tục hải quan xuất khẩu?

Khai báo hải quan không chỉ đơn thuần là một thủ tục, mà còn là một phần quan trọng trong quá trình giao thương quốc tế. Doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, khi tiến hành xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, phải tuân theo các quy định của hải quan để đảm bảo hoạt động kinh doanh của họ diễn ra một cách hợp pháp và trơn tru.

Việc khai báo hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc Nhà nước thu thuế, cung cấp nguồn tài chính quan trọng để phát triển quốc gia. Bằng cách này, Nhà nước có căn cứ để tính toán thuế dựa trên giá trị thực của hàng hóa, đảm bảo rằng nguồn thuế được ủy nhiệm và sử dụng một cách công bằng và hiệu quả.

Hơn nữa, việc khai báo hải quan còn giúp quản lý hàng hóa hiệu quả. Chúng ta cần đảm bảo rằng hàng hóa không thuộc vào danh mục các loại hàng hóa cấm xuất khẩu, bởi vì có những loại hàng hóa có thể gây hại cho quốc gia hoặc đối tác quốc tế. Sự quản lý cẩn thận này giúp bảo vệ cảng biển, các phương tiện vận tải, và cả cộng đồng khỏi các rủi ro tiềm ẩn.

Tóm lại, việc khai báo hải quan không chỉ là một trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp mà còn là một phần quan trọng trong sự phát triển và bảo vệ quốc gia. Nó đảm bảo rằng hệ thống thuế được quản lý một cách hiệu quả và rằng hàng hóa được vận chuyển qua biên giới một cách an toàn và đáng tin cậy.

Các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu nhanh chóng nhất

Việc khai báo hải quan không chỉ là một yếu tố quan trọng trong việc tuân thủ luật pháp, mà còn là một biện pháp bảo vệ cho tất cả các bên tham gia trong quá trình giao thương. Nó giúp đảm bảo rằng hàng hóa được xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới một cách an toàn, đáng tin cậy và theo đúng quy định về thuế và hải quan. Các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu như sau:

Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng, chính sách thuế

Bước này cần thực hiện sớm, có thể trước cả khi đàm phán ký hợp đồng xuất khẩu. Bạn là công ty bán hàng, thì chắc chắn cần kiểm tra về chính sách của Nhà nước hiện có đang khuyến khích, hạn chế, hay cấm xuất khẩu mặt hàng này không. Nếu bị cấm thì khỏi nói, chắc hẳn bạn không muốn liên quan đến xuất khẩu hàng cấm (phạm pháp), phải không?

Còn trường hợp bị hạn chế, phải xuất theo hạn ngạch, hay giấy phép, thì cần nghiên cứu làm thủ tục này trước khi tiến hành ký hợp đồng xuất khẩu. Đương nhiên, không có giấy phép hay xin được hạn ngạch, thì chẳng thể nào làm thủ tục hải quan xuất khẩu được rồi.

Ngoài ra, là chủ hàng xuất, bạn cũng cần tìm hiểu xem mặt hàng đó có chịu thuế xuất khẩu hay không. Theo chính sách khuyến khích xuất khẩu, số lượng mặt hàng phải chịu thuế ít hơn nhiều so với hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, vẫn có những mặt hàng bị áp thuế xuất khẩu, chẳng hạn như khoáng sản (than, đá, quặng, kim loại quý…), lâm sản (gỗ, sản phẩm gỗ)…

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ

Với những loại hàng thông thường không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, thì chứng từ cần thiết cũng khá đơn giản. Đa số chứng từ bạn cũng cần gửi cho người mua hàng nước ngoài.

Để lên tờ khai hải quan ở bước 3, bạn cần chuẩn bị những chứng từ như:

1. Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract),
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice),
3. Phiếu đóng gói (Packing List),
4. Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất,
5. Phơi phiếu hạ hàng, xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal (chì) niêm phong.

Với những loại hàng đặc thù, phải yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, công ty xuất khẩu phải chuẩn bị những giấy tờ riêng theo quy định hiện hành. Chẳng hạn như gỗ hay sản phẩm của gỗ, bạn phải chuẩn bị thêm hồ sơ lâm sản có dấu xác nhận của kiểm lâm, hay hàng thủy sản phải kiểm dịch động vật.

Bước 3: Khai tờ khai hải quan

Căn cứ theo số liệu trong bộ chứng từ nêu trên, bạn vào phần mềm hải quan điện tử để nhập dữ liệu, lên tờ khai hải quan.

Với doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu lần đầu, thì phải làm một số bước phụ nữa như sau:

• Mua chữ ký số, từ các công ty uy tín như Viettel, VNPT, BKAV, Thái Sơn… Bạn có thể dùng chung chữ ký số đang dùng để khai thuế, bảo hiểm XH, hoặc mua riêng 1 chữ ký số (token) để khai hải quan cho thuận tiện;
• Đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan (hệ thống VNACCS). Bạn nên nhờ luôn đơn vị bán chữ ký số đăng ký giúp. Họ chuyên làm nên thao tác sẽ nhanh chóng. Còn nếu không thì nhờ đơn vị dịch vụ hải quan đăng ký. Không nữa, thì bạn phải nghiên cứu và tự làm cho tiết kiệm chi phí;

Sau khi truyền tờ khai hải quan xong, bạn in tờ khai và làm thủ tục tiếp tại chi cục hải quan.

Song song với bước này, bạn có thể làm thủ tục lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành theo yêu cầu của cơ quan hữu quan, như kiểm dịch thực vật, động vật…

Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan

Tùy theo tờ khai phân vào luồng gì, mà thủ tục có sự khác nhau ít nhiều:

Tờ khai luồng xanh

Trường hợp nhẹ nhàng nhất, đã được thông quan luôn trên phần mềm. Bạn chỉ cần đến hải quan giám sát nộp chứng từ gồm:

• Phơi hạ hàng
• Tờ mã vạch (in từ website tổng cục hải quan)
• Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).

Hải quan sẽ ký nháy và có nơi còn đóng dấu nội bộ ra mặt sau tờ khai, lúc này bạn có thể đem nộp cho hãng tàu như ở Bước 5.

Tờ khai luồng vàng

Bạn chuẩn bị bộ hồ sơ giấy theo hướng dẫn trong Thông tư 38 (sửa đổi trong TT 39), và đem tới chi cục hải quan để cán bộ hải quan xem

Gần đây, 1 số chi cục hải quan có thay đổi theo hướng tạo thuận lợi cho doanh nghiệp. Các chứng từ trước đây phải nộp bản chụp (sao y), thì giờ có thể đính kèm file scan vào phần mềm khi truyền tờ khai, mà không cần nộp bản giấy nữa. Tất nhiên trừ những giấy tờ quan trọng (giấy phép…) bắt buộc phải xem bản gốc thì bạn vẫn cần nộp thêm.

Vì việc triển khai này chưa đồng bộ trên toàn quốc, nên liệu chỗ bạn có phải nộp hồ sơ giấy hay truyền file scan hay không thì tôi không dám chắc. Bạn nên liên hệ với chi cục hải quan dự định mở tờ khai để hỏi trước và làm theo hướng dẫn của họ.

Tờ khai luồng đỏ

Khi phân vào luồng này, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy hợp lệ (như luồng vàng nêu trên).

Kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan mở container kiểm tra thủ công.

Mục đích của công tác kiểm hóa là để xác định xem hàng hóa trên thực tế có giống như đã khai báo trong hồ sơ hay không. Nếu giống thì coi như hoàn thành bước này. Nếu khác thì khả năng là phải sửa lại tờ khai (sai sót nhỏ), có thể bị phạt hành chính (nếu sai lớn), và có trường hợp không được xuất (lỗi nghiêm trọng).

Để tìm hiểu chi tiết, bạn có thể đọc bài viết về kiểm hóa hàng xuất nhập khẩu.

Bước 5: Thông quan & thanh lý tờ khai

Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, bước tiếp là bạn nộp lại tờ khai + tờ mã vạch cho hãng tàu, để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát, khi hàng đã lên tàu.

Trước đây, khi tàu chạy, hãng tàu sẽ trả lại cho bạn tờ khai thông quan có xác nhận thực xuất của hải quan cho bạn. Nhưng gần đây, thì tôi thấy đã bỏ bước này. Bạn nộp tờ khai đã qua giám sát cho hãng tàu là xong.

Như vậy, sau khi qua 5 bước chính nêu trên, bạn sẽ hoàn thành được thủ tục hải quan cho việc xuất khẩu hàng hóa. Để việc thực hiện được thông suốt, bạn cũng cần quan tâm tìm hiểu đến quy định của pháp luật có liên quan đến thủ tục xuất khẩu, trong phần kế tiếp đây…

Những điểm cần lưu ý khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Quá trình thực hiện thủ tục hải quan có thể gặp nhiều rủi ro khi không cẩn thận. Một số lỗi phổ biến khi làm thủ tục hải quan bao gồm:

Khai sai thông tin trên phần mềm VNACCS có thể dẫn đến rắc rối. Một số thông tin có thể chỉnh sửa, nhưng một số khác sau khi đã khai trên phần mềm sẽ không thể sửa đổi hoặc bổ sung. Điều này có thể làm mất rất nhiều thời gian và tiền bạc, đặc biệt là khi tờ khai đã được đóng thuế. Việc chính xác và cẩn thận trong quá trình khai báo trên phần mềm là quan trọng.

Áp mã số hàng hóa (mã HS) không chính xác có thể gây nhầm lẫn và dẫn đến các vấn đề về thuế. Mã HS là quyết định mức thuế được áp dụng, và việc chọn mã số phù hợp đòi hỏi kiến thức chuyên môn và sự cẩn thận. Sự không đúng mã HS có thể là do lựa chọn mã với thuế suất thấp hơn để giảm chi phí, trong khi hải quan có thể áp dụng thuế cao hơn.

Lỗi trên chứng từ như không khớp thông tin về điều kiện giao hàng, số lượng, trọng lượng, lỗi chính tả, và nhiều vấn đề khác có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh trước khi khai hải quan. Sự sai sót trên chứng từ có thể tạo sự bất tiện và trì hoãn trong quá trình thông quan.

Chứng chỉ xuất xứ (C/O) cũng có thể gây rắc rối nếu không tuân theo quy định. Lỗi phổ biến bao gồm không khớp trị giá FOB với hợp đồng và invoice, C/O được phát hành bởi bên thứ ba với số invoice không phù hợp, và các vấn đề khác. Những sai sót trên C/O có thể dẫn đến từ chối và việc thông quan bị trì hoãn.

Ngoài ra, khi kiểm tra hàng hóa, cần kiểm tra chính xác chủng loại, số lượng, trạng thái cont và tem nhãn, ngày sản xuất, hạn sử dụng và các yếu tố khác. Các lỗi trong quá trình kiểm tra có thể gây phát sinh chi phí không cần thiết và trì hoãn quá trình thông quan.

Tóm lại, quá trình thông quan hàng hóa đòi hỏi sự cẩn thận và kinh nghiệm để tránh các sai lầm và trục trặc không cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo rằng hàng hóa được thông quan một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định hải quan.

Mời bạn xem thêm bài viết:

• Mẫu công văn hủy tờ khai hải quan năm 2023
• Thuế hải quan mua hàng online năm 2023 là bao nhiêu?
• Cách tính thuế nhập khẩu trên tờ khai hải quan nhanh 2023

Thông tin liên hệ:

Vấn đề “Các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu nhanh chóng” đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. Luật sư X luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý liên quan như là Đăng ký bảo hộ thương hiệu Tp Hồ Chí Minh, vui lòng liên hệ đến hotline 0833102102. Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.

Câu hỏi thường gặp