Báo giảm BHXH khi nào?

Câu hỏi: Chào luật sư, tôi vừa ra trường và mới xin vào làm kế toán tại một công ty tư nhân ở Hà Nội, Hôm trước công y tôi có 2 người nghỉ việc, cấp trên có bảo tôi là thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội đối với 2 trường hợp này, do mới làm nên tôi cũng chưa nắm được các quy định liên quan đến việc báo giảm bảo hiểm xã hội này. Luật sư cho tôi hỏi là “Báo giảm BHXH khi nào” và thủ tục thực hiện ra sao ạ?. Mong luật sư giải đáp.

Báo giảm bảo hiểm xã hội là một trong những thủ tục thường gặp trong lĩnh bảo hiểm xã hội đối với các doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về việc báo giảm bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật hiện hành, mời bạn hãy cùng Luật sư X tham khảo bài viết dưới đây nhé.

Báo giảm BHXH khi nào?

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì kể từ ngày công ty chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động thì công ty đó sẽ có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cho người lao động để bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải thực hiện thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội khi thuộc một trong các trường hợp được quy định dưới đây:

Tại Khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 đã quy định rõ:

“ 1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.”

Theo đó, doanh nghiệp sẽ phải làm thông báo bằng văn bản đến cho cơ quan bảo hiểm xã hội khi có bất cứ thay đổi gì liên quan đến thông tin tham gia bảo hiểm xã hội. Điều này nhằm đảm bảo cho lợi ich hợp pháp của cả doanh nghiệp và người lao động.

Ngoài ra, tại Điểm 2.1, Khoản 2, Điều 50 Quy trình thu Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; Quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, quy định trách nhiệm của đơn vị, doanh nghiệp: 

“ Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.”

Như vậy, các trường hợp mà đơn vị, doanh nghiệp báo giảm BHXH như:

– Người lao động nghỉ việc chấm dứt hợp đồng lao động;

– Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày;

– Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;

– Người lao động, đơn vị hoãn thực hiện hợp đồng; 

– Doanh nghiệp được xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;

Trường hợp doanh nghiệp báo giảm BHXH chậm thì phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội

Khi một người lao động nghỉ việc, đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc bị sa thải thì công ty sẽ tiến hành báo giảm tên người đó trong danh sách tham gia bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội. Hiện nay thủ tục này đã được thực hiện trên 2 hình thức đó là cả trên môi trường mạng và cả nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội có thêm quyền. hãy cùng tìm hiểu về thủ tục này nhé.

Thực hiện trực tuyến

Hướng dẫn báo giảm BHXH trên dịch vụ công

Điều kiện để có thể thực hiện thủ tục báo giảm BHXH trên dịch vụ công là doanh nghiệp đã đăng ký giao dịch điện tử và đã được cấp mã đơn vị và tài khoản đăng nhập trực tuyến. 

Bước 1: Truy cập https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/ => Doanh nghiệp tiến hành đăng nhập theo tài khoản đã được cấp trước đó.

Bước 2: Tại mục “Thông tin NLĐ” => Chọn “Trạng thái” để thay đổi tình trạng của người lao động và kiểm tra lại thông tin của người lao động đã đúng chưa. Nếu đã đúng và đầy đủ nhấn “Lưu”

Lưu ý: Tại mục “Tình trạng” thì chọn vào “giảm hẳn”.

Bước 3: Trở về mục “Kê khai hồ sơ” => Chọn “Danh sách thủ tục” => Tại hàng chứa Mã thủ tục 600a chọn biểu tượng”Kê khai”. Sau đó màn hình xuất hiện cửa sổ “Chọn kỳ kê khai” => Bấm “Xác nhận”

Bước 4: Chọn vào người lao động muốn báo giảm, người mà các bạn đã thay đổi tình trạng ở lúc ban đầu => Bấm “Áp dụng”

Sau khi đã lưu thành công, doanh nghiệp cần phải cắm chữ ký số đã đăng ký theo mã số thuế và mã đơn vị này lúc khai báo ban đầu. Nếu có thay đổi chữ ký số thì phải tiến hành cập nhật.

Báo giảm BHXH trên phần mềm BHXH điện tử

-Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ lập hồ sơ và thực hiện báo giảm trực tiếp trên phần mềm BHXH điện tử. Tuy nhiên trước khi nộp hồ sơ phải đảm bảo doanh nghiệp đã có tài khoản đăng ký giao dịch với cơ quan BHXH. Doanh nghiệp thực hiện:

Bước 1: Truy cập vào trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty.

Bước 2: Đăng ký thành công, doanh nghiệp tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.

– Đối với các doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm BHXH điện tử thực hiện báo giảm BHXH trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tại địa bàn.

Sau khi đã nhập thông tin của NLĐ vào hệ thống thì bạn chuyển sang bước khai tăng/giảm BHXH. Cụ thể:

Bước 1: Truy cập vào hồ sơ điện tử

– Chọn “Hồ sơ điện tử”

– Chọn “Lập hồ sơ điện tử”

– Chọn “Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN”

Bước 2: Sau khi chọn vào “Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN” thì sẽ xuất hiện Danh mục thành phần hồ sơ.

Bước 3: Bạn chọn sang Sheet “D02_TS-595” và nhấn phím “F10” trên bàn phím của bạn

Ghi chú:

F1: Bật tắt tính năng gợi ý,

F3: Tra cứu tất cả mã số BHXH, Ctrl + F5: Copy dòng,

F5: Thêm dòng,

F6: Xóa dòng,

F7: Tải bảng kê từ excel,

F8: Chi tiết người lao động,

F9: Xóa tất dữ liệu,

F10: Lấy dữ liệu từ danh mục người lao động

Bước 4: Lưu ý là giảm BHXH ở đây có nhiều phương án nên bạn cần chọn phương án cho phù hợp. Trường hợp NLĐ nghỉ việc thì bạn chọn “Giảm hẳn”. NLĐ nghỉ thai sản thì chọn “Nghỉ thai sản”,…

Bước 5: Kiểm tra thông tin thời điểm đơn vị kết thúc đóng BHXH

Tại bước này bạn lưu ý kiểm tra Cột “Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng BHXH” và Cột “Thời điểm đơn vị kết thúc đóng BHXH”.

Ví dụ: bạn muốn chọn thời điểm kết thúc đóng BHXH là tháng 10/2022 thì chọn 10/2022.

Bước 6: Ký và nộp hồ sơ

Để nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH, bạn cắm chữ ký số (USB Token) vào máy và bấm [ký hồ sơ]. Sau khi hồ sơ đã được ký thành công, bạn click chọn [nộp điện tử]  để nộp hồ sơ. Để xem các tờ khai trong hồ sơ, bạn bấm [F8] hoặc kích đúp chuột vào tờ khai trên danh sách tờ khai.

Nếu cần mở màn hình lập hồ sơ sửa lại các tiêu chí khai báo, bạn click chọn [sửa hồ sơ].

Thực hiện trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội

Khi thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội; doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội

Căn cứ Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH; quy định về hồ sơ điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội; theo đó cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội (Mẫu TK1-TS).

+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội (Mẫu TK3-TS).

+ Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội (Mẫu D02-TS).

+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Ngoài ra, đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; thì cần chuẩn bị thêm hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài; hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động; hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quản bảo hiểm xã hội

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội nêu trên; doanh nghiệp nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội; hoặc đăng ký trực tuyến qua mạng.

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội:

Người sử dụng lao động có thể đến trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như trên.

• Nộp hồ sơ trực tuyến

Doanh nghiệp thực hiện kê khai báo giảm bảo hiểm xã hội trên trang giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội Việt Nam; sau đó dùng thiết bị chữ ký số để nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 3: Nhận kết quả

Theo quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014; trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ; thì yêu cầu báo giảm của doanh nghiệp sẽ được giải quyết. Trường hợp không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Nghỉ bao nhiêu ngày thì báo giảm bảo hiểm xã hội?

Để thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ báo giảm cũng như phải thực hiện theo đúng trình tự và thủ tục theo quy định. Khi phát sinh giảm người tham gia bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp phải kịp thời lập danh sách giảm gửi cơ quan BHXH. Pháp luật hiện hành đã có những quy định cụ thể về việc số ngày nghỉ để làm căn cứ báo giảm bảo hiểm xã hội như sau:

Theo Khoản 4, 5 và 6 của Quyết định số 595/QĐ-BHXH có quy định:

“ 4. Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH.

5. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT.

6. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.”

Như vậy, người lao động không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên thì doanh nghiệp phải làm hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội.

Khuyến nghị

Với đội ngũ nhân viên là các luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý của Luật sư X, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện về vấn đề luật dân sự đảm bảo chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Ngoài tư vấn online 24/7, chúng tôi có tư vấn trực tiếp tại các trụ sở Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bắc Giang.

Thông tin liên hệ

Vấn đề “Báo giảm BHXH khi nào” đã được Luật sư X giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư X chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc và cung cấp dịch vụ tới quý khách hàng liên quan tới tư vấn pháp lý về chuyển đất ao sang thổ cư… Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833102102

Mời bạn xem thêm

• Mức phạt khai khống vốn điều lệ hiện nay là bao nhiêu?
• Tội bắt cóc trẻ em tống tiền bị phạt bao nhiêu năm tù?
• Điều kiện giao đất nông nghiệp cho hộ gia đình cá nhân là gì?

Câu hỏi thường gặp