Khi Nhà nước đưa ra các chủ trương chính sách thì luôn cần có những văn bản hành chính dùng để giải thích, làm rõ những chủ trương, chính sách đó. Với mục đích nhằm hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật. Đs chính là các văn bản hành chính thông dụng. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, mời các bạn hãy cùng Luật sư X tìm hiểu bài viết ” Phân tích các yêu cầu đối với văn bản hành chính thông dụng” ngay nhé.
Câu hỏi: Chào luật sư, tôi thấy hiện nay có rất nhiều loại văn bản hành chính thông dựng được ban hành với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Vậy thì luật sư có thể cung cấp cho tôi những quy định của pháp luật về các yêu cầu khi soạn thảo những văn bản này được không ạ?. Tôi xin cảm ơn.
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Để giải đáp thắc mắc của mình, mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi.
Văn bản hành chính thông dụng là gì?
Văn bản hành chính thông dụng được hiểu là các văn bản mà chủ thể ban hành ra các văn bản này đó là chủ thể quản lý nhà nước. Văn bản hành chính thông dụng ban hành với nội dung truyền tải các thông tin trong các hoạt động quản lý được ban hành ra với mục đích chính đó là tổ chức thực hiện đối với các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản áp dụng pháp luật.
Đây được xem là các văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm mục đích thực hiện đối với các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc nội dung văn bản đưa ra nhằm để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh một cách rõ nét đối với nội dung giao dịch, tình hình sự việc cụ thể, cũng như trao đổi và ghi chép những công việc tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức.
– Là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước, văn bản hành chính có nhiều vài trò khác nhau, có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác. Văn bản hành chính cũng có thể dung để cụ thể hóa những văn bản pháp quy, giải quyết những công việc cụ thể trong quá trình quan lý, điều hành một cơ quan, tổ chức.
Phân tích các yêu cầu đối với văn bản hành chính thông dụng
Văn bản hành chính thông dụng do những chủ thể có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức theo pháp luật quy định, có nội dung là ý chí của nhà nước, mang tính bắt buộc và được đảm bảo bằng quyền lực của nhà nước. Vậy nên việc soạn thảo VBHC thông dụng phải tuân theo các yếu cầu nhất định.
Yêu cầu về nội dung
* Đảm bảo tính hợp pháp
Văn bản hành chính thông dụng cần phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định. Văn bản đảm bảo tính hợp pháp khi:
Thứ nhất, nội dung của văn bản phù hợp với chính sách, pháp luật của Nhà nước:
– Văn bản của cơ quan quản lý hành chính được ban hành trên cơ sở của Hiến pháp, luật; Văn bản của cơ quan quản lý hành chính ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp; Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ quan cấp trên…
Thứ hai, giải quyết công việc đúng thẩm quyền:
Để đảm bảo tính công quyền, văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp. Vì vậy:
– Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.
* Đảm bảo tính hợp lí
Thứ nhất, văn bản phải được ban hành kịp thời:
Văn bản hành chính thông dụng là một trong các công cụ để phục vụ cho họa động quản lý nhà nước, bởi vậy các văn bản này phải được ban hành đúng lúc để truyền tải thông tin một cách thiết thực và nhanh chóng, để từ đó sẽ kịp thời giải quyết được các công việc phát sinh trong các cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, nội dung của văn bản phải phù hợp với thực tiễn:
Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành; Nội dung của văn bản phải là một bộ phận cấu thành hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung, không có sự trùng lặp, mâu thuẫn, chồng chéo trong 1 văn bản và hệ thống văn bản.
Thứ ba, lựa chọn hình thức văn bản phù hợp với công việc:
Tùy vào mục đích sử dụng và chức năng của từng loại văn bản, người soạn thảo cần lựa chọn hình thức văn bản phù hợp nhất để thể hiện được nội dung của văn bản và đạt được mục đích của chủ thể ban hành.
Thứ tư, bố cục chặt chẽ, loogic; cách trình bày nội dung rõ ràng, chính xác nhưng dễ hiểu, dễ nhớ:
Văn bản phải được viết rõ ràng, dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ. Văn bản quản lý hành chính có liên quan trực tiếp đến nhân dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản.
Yêu cầu về hình thức
Hình thức của văn bản hành chính thông dụng gồm hai yếu tố: tên loại văn bản và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Về tên loại văn bản:
Hiện nay có rất nhiều văn bản hành chính thông dụng với những chức năng và nhiệm vụ khác nhau, tên của các văn bản được ghi nhận gồm: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, kế hoạch, báo cáo, đề án….
Ngoài ra, các đơn vị, tổ chức khác cũng có những quy định về hình thức văn bản hành chính thông dụng.
Về thể thức, kỹ thuật trình bày:
Thể thức trình bày nhóm văn bản hành chính thông dụng về cơ bản giống như nhóm văn bản pháp luật được quy định cụ thể tại Nghị định số 30/2020 NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư như: Khổ giấy; kiểu trình bày; định lề trang; phông chữ…
Ngoài các quy định về khổ giấy, kiểu chữ trình bày, định lề trang… thì các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thông dụng còn gồm 1 số thành phần như:
– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản…
Cách trình bày các phần thể thức được quy định tại Phụ lục I Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ.
Yêu cầu về ngôn ngữ và văn phong
* Đảm bảo tính chính xác, rõ ràng:
– Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính tả, dùng từ, đặt câu. Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt; không cho phép có những cách hiểu, cách giải thích khác nhau trong việc truyền đạt và thi hành công vụ.
– Trình bày vấn đề rõ ràng, loogic, văn bản cần đi thẳng vào trọng tâm vấn đề, không diễn giải dài dòng, khó hiểu…
* Đảm bảo tính trang trọng, lịch sự
Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan công quyền, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản. Không sử dụng các kiểu câu nghi vấn hay cảm thán, không tùy tiện ghép từ hoặc đặt ra các từ mới mà nghĩa chưa xác định, không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm túc …
* Đảm bảo tính phổ thông, thống nhất
Văn bản hành chính thông dụng hướng tới những đối tượng rất rộng, vậy nên các văn bản này phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hóa tối ưu. Sử dụng các từ ngữ tiếng Việt gần gũi, thông dụng, tránh sử dụng các từ ngữ cổ điển, tiếng lóng và các từ ngữ địa phương…
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Phân tích các yêu cầu đối với văn bản hành chính thông dụng“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến đăng ký bảo hộ nhãn hiệu; Bảo hộ logo độc quyền; thành lập công ty; hợp pháp hóa lãnh sự; đăng ký hộ kinh doanh; xác nhận tình trạng hôn nhân; tra cứu thông tin quy hoạch; Đổi tên giấy khai sinh Hồ Chí Minh; Quy định tạm ngừng kinh doanh; ly hôn nhanh; dịch vụ thám tử; Công chứng tại nhà; đăng ký mã số thuế cá nhân; tuyên bố giải thể công ty; tạm ngưng kinh doanh hộ cá thể; xin giấy phép bay Flycam…. của Luật Sư X, hãy liên hệ: 0833.102.102.
Mời bạn xem thêm:
- Quy trình kiểm điểm đảng viên mất thẻ đảng như thế nào?
- Hộ khẩu tập thể là gì?
- Lấy chồng công an được hưởng chế độ gì?
Câu hỏi thường gặp
– Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản nhằm mục đích thông tin để hướng dẫn, điều hành các văn bản quy phạm pháp luật hoặc để giải quyết các công việc cụ thể liên quan đến tình hình, giao dịch, ghi chép để giải quyết các công việc cụ thể trong các cơ quan, tổ chức. Có thể chia văn bản hành chính thông thường thành hai loại như sau:
+ Văn bản không có tên loại: Loại văn bản này thường được thể hiện dưới dạng thư gửi hoặc công văn của cơ quan nhà nước đến các cá nhân, tổ chức, ở phần đầu của văn bản sẽ không có tên gọi. Đây cũng là cách để phân biệt thư gửi, công văn với các loại văn bản hành chính khác (Ví dụ như Công văn mời họp, Công văn trả lời, Công văn yêu cầu…).
+ Văn bản có tên loại: Văn bản có tên loại cũng là loại văn bản hành chính nhằm mục đích thông tin, cụ thể hóa các quy định pháp quy hoặc thông báo của cơ quan nhà nước đến các cá nhân, cơ quan, tổ chức khác trong xã hội. Tuy nhiên, văn bản có tên loại thì ở phần đầu của văn bản sẽ có tên gọi của văn bản.
Vì dụ một số văn bản có tên loại như sau:
Thông báo: Dùng thông tin tình hình hoạt động hoặc tin tức liên quan đến với các cá nhân, tổ chức, ví dụ như Thông báo Họp hội đồng thành viên, Thông báo nghỉ lễ, Thông báo triệu tập…
Báo cáo: Dùng để trình bày về một sự việc đã diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định, thường được dung trong việc báo cáo của cấp dưới đến lãnh đạo, cấp trên. (Ví dụ như báo cáo công việc tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý…).
Biên bản: Là loại văn bản hành chính dung để ghi chép lại những sự việc đã xảy ra tại một thời điểm nào đó để làm minh chứng giải quyết những công việc về sau. (Vì dụ như Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, Biên bản làm việc nhóm, Biên bản nghiệm thu…).
– Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là loại văn bản dung để thể hiện các quyết định của cơ quan quản lý hành nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm hành chính nhà nước để giải quyết các công việc cụ thể như quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết cá biệt.
Với văn bản hành chính thì hiện nay, loại văn bản này được chia thành 2 loại đó là:
– Văn bản hành chính thông thường
– Văn bản hành chính cá biệt
Với Văn bản hành chính cá biệt, thì đây là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt.
Với Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp có thể kể đến như:
– Văn bản không có tên loại như Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
Văn bản có tên loại như: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, giấy đi đường…
