Các quy định về biên lai là vấn đề được nhiều tổ chức thu phí, lệ phí quan tâm. Ngày nay, mọi người cũng sẽ quan tâm đến những tờ biên lai có được đóng dấu hay không và những quy định pháp luật xoay xung quanh về dấu của biên lai. Vậy xin mời đọc giả hãy cùng với Luật sư X tìm hiểu về chủ đề “Quy định đóng dấu biên lai” qua bài viết dưới đây.
Căn cứ pháp lý
Nội dung biên lai
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 37 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số quy định khi lập biên lai mà tổ chức thu phí, lệ phí cần lưu ý như sau:
“Điều 37. Quy định về lập và ủy nhiệm lập biên lai
1. Lập biên lai
Nội dung trên biên lai phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; biên lai phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Nội dung lập trên biên lai phải được thống nhất trên các liên có cùng một số biên lai, nếu ghi sai, hỏng thì người thu tiền không được xé khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng; tổ chức thu phí, lệ phí khi lập biên lai phải đóng dấu của tổ chức thu phí, lệ phí vào góc trên, bên trái liên 2 của biên lai (liên giao cho người nộp các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước).”
Nội dung khi lập biên lai phải đảm bảo các yêu cầu:
- Đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn.
- Nội dung giữa các liên của biên lai phải khớp nhau. Nếu ghi sai nội dung, người thu tiền không được xé biên lai khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng.
- Khi lập biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải đóng dấu vào góc trên bên trái liên 2 của biên lai – Liên giao cho người nộp các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước.
Quy định về ủy nhiệm lập biên lai
Hình thức ủy nhiệm
Tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai phải theo hình thức văn bản và phải đồng thời gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp cả hai bên (bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm) theo Mẫu số 02/UN-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này. Thời hạn chậm nhất là 3 ngày kể trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai.
Nội dung văn bản ủy nhiệm
Trên văn bản ủy nhiệm giữa hai bên cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin biên lai: Hình thức ủy nhiệm, loại, ký hiệu và số lượng biên lai cần ủy nhiệm (từ số…đến số…);
- Mục đích ủy nhiệm;
- Thời hạn ủy nhiệm;
- Phương thức giao nhận hoặc cài đặt biên lai ủy nhiệm nếu là biên lai tự in;
- Phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm.
Trách nhiệm của hai bên khi thực hiện ủy nhiệm lập biên lai
Trong quá trình thực hiện ủy nhiệm lập biên lai, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần có trách nhiệm tổng hợp báo cáo định kỳ sử dụng các biên lai đã ủy nhiệm, cụ thể:
- Bên ủy nhiệm: Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế quản lý trực tiếp căn cứ theo hướng dẫn tại Nghị định này. Nội dung của báo cáo cần thể hiện cả số biên lai của bên nhận ủy nhiệm đã sử dụng.
- Bên nhận ủy nhiệm: Không phải thông báo phát hành biên lai và báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế.
- Khi hết thời hạn ủy nhiệm, chấm dứt trước hạn ủy nhiệm: Hai bên phải có văn bản xác định việc chấm dứt thời hạn và thông báo với cơ quan thuế, niêm yết tại nơi thu phí, lệ phí.
Nguyên tắc tạo biên lai
Nguyên tắc tạo biên lai của nguồn thu từ ngân sách nhà nước được pháp luật quy định tại Điều 4 Thông tư 303/2016/TT-BTC hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành như sau:
1. Cơ quan thuế, tổ chức thu phí, lệ phí được tạo biên lai theo hình thức đặt in, tự in và điện tử.
Biên lai (loại không in sẵn mệnh giá) do Cục Thuế đặt in được bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn, phát hành.
2. Trường hợp đặt in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí được lựa chọn tổ chức nhận in đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện in hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính tại khoản 4 Điều 8 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ để ký hợp đồng đặt in biên lai thu tiền phí, lệ phí thuộc nhiệm vụ thu của tổ chức đó.
Hợp đồng đặt in biên lai phải được thể hiện văn bản, ghi cụ thể mẫu biên lai, ký hiệu mẫu biên lai, số lượng, số thứ tự biên lai đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc), kèm biên lai mẫu. Khi kết thúc hợp đồng in phải thanh lý hợp đồng giữa bên đặt in và tổ chức nhận in, không được đặt in biên lai thu tiền phí, lệ phí ngoài hợp đồng đã ký kết.
3. Trường hợp tự in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in) đảm bảo cho việc in và lập biên lai khi thu tiền phí, lệ phí.
b) Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in biên lai đảm bảo dữ liệu của biên lai chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán để kê khai theo quy định.
Hệ thống tự in phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
b.1) Việc đánh số thứ tự trên biên lai được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số biên lai chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).
b.2) Phần mềm ứng dụng để in biên lai phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí mua phần mềm của các tổ chức cung ứng phần mềm tự in thì phải lựa chọn tổ chức đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện cung ứng phần mềm tự in hoá đơn theo quy định của Bộ Tài chính tại khoản 3 Điều 6 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
b.3) Biên lai tự in chưa lập phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.
b.4) Biên lai tự in đã lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin và nội dung biên lai phải đảm bảo có thể truy cập, kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.
4. Đối với biên lai điện tử, việc xác định số biên lai theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số biên lai đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
5. Tổ chức nhận in biên lai đặt in có trách nhiệm báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc nhận đặt in biên lai định kỳ 06 (sáu) tháng một lần, chậm nhất là ngày 30/7 và 30/01 của năm sau với nội dung báo cáo thể hiện: Tên, mã số thuế, địa chỉ tổ chức đặt in biên lai; số, ngày hợp đồng; tên biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; số lượng biên lai đã in (từ số … đến số) cho từng tổ chức.
6. Cơ quan thuế có trách nhiệm căn cứ nội dung phát hành biên lai, các báo cáo về biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức nhận in biên lai gửi đến để xây dựng hệ thống thông tin về biên lai trên trang thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Đóng dấu biên lai
Căn cứ tại Điểm 1.1 và 1.2 Khoản 1 Điều 4 Thông tư 153/2012/TT-BTC ngày 17/9/2012 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc Ngân sách nhà nước quy định việc cấp biên lai thu lệ phí như sau:
Điểm 1.1. Lập Biên lai thu tiền phí, lệ phí: “Nếu sử dụng loại Biên lai được đóng thành quyển thì phải đóng dấu của cơ quan thu phí, lệ phí vào góc trên, bên trái liên 2 của Biên lai (liên giao cho người nộp tiền). Trường hợp Biên lai thu tiền phí, lệ phí được in từ giấy carbonless hoặc tự in từ máy tính thì không cần đóng dấu vào góc trên, bên trái (dấu treo) nhưng phải có dấu ướt của đơn vị thu phí, lệ phí khi thu tiền phí, lệ phí. Các thông tin trên Biên lai phải ghi đầy đủ, đúng quy định; Biên lai thu tiền phí, lệ phí phải sử dụng theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn; Trường hợp ghi sai, hỏng thì người thu tiền không được xé khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng”;
Điểm 1.2. “Biên lai thu tiền phí, lệ phí được lập theo đúng quy định tại điểm 1.1 Khoản này là chứng từ hợp pháp để thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính.
Trường hợp không đáp ứng các quy định tại Điểm 1.1 Khoản này thì không có giá trị thanh toán và không được hạch toán, quyết toán tài chính.
Trường hợp người nộp tiền làm mất, hỏng biên lai thì được sử dụng bản chụp liên lưu lại tại Cơ quan thu phí, lệ phí, trên đó có xác nhận của Cơ quan thu phí, lệ phí kèm theo biên bản về việc mất, hỏng biên lai để làm chứng từ thanh toán, quyết toán tài chính.”
Thông tin liên hệ
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề “Quy định đóng dấu biên lai như thế nà?”. Mọi thắc mắc về thủ tục pháp lý có liên quan như điều kiện cấp phép bay flycam, tìm hiểu về đổi tên căn cước công dân, xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Hà Nội, dịch vụ công chứng tại nhà của chúng tôi… Quý khách vui lòng liên hệ Luật Sư X để được hỗ trợ, giải đáp.
Để được tư vấn cũng như trả lời những thắc mắc của khách hàng trong và ngoài nước thông qua web Luatsux.vn, lsx.vn, web nước ngoài Lsxlawfirm,…
Liên hệ hotline: 0833.102.102.
Câu hỏi thường gặp
Biên lai bao gồm 2 loại:
– Biên lai in sẵn mệnh giá: là loại biên lai mà mỗi tờ biên lai sẽ được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền và được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí mà mức thu được cố định cho từng lần (bao gồm cà các hình thức tem, vé).
– Biên lai không in sẵn mệnh giá: là loại biên lai mà trên đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí và chỉ áp dụng cho các trường hợp:
Các loại phí, lệ phí được pháp luật quy định mức thu bằng tỉ lệ phần trăm(%)
Các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức, cá nhân nộp tiền phí, lệ phí,
Các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế.
Cả hóa đơn và biên lai đều là các công cụ thương mại không thể thương lượng, được sử dụng trong quá trình giao dịch. Trong khi hóa đơn là một tài liệu, được thực hiện bởi người bán và phát hành cho người mua, để ủy quyền cho việc bán hàng. Nó chứa các chi tiết của hàng hóa và chứa tên và địa chỉ của các bên tham gia giao dịch, giá cả, chiết khấu, ngày và địa điểm giao hàng.
Ngược lại, biên nhận, là một xác nhận chính thức đơn giản, rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận. Nó được chuẩn bị bởi nhà cung cấp và đưa cho người tiêu dùng và được sử dụng để thể hiện quyền sở hữu của mặt hàng. Các thuật ngữ này được sử dụng rộng rãi trong cách nói kinh doanh, vì chúng có liên quan đến các hoạt động hoạt động. Nhiều người không hiểu ý nghĩa và sự khác biệt giữa hóa đơn và hóa đơn và cuối cùng kết hợp hai thứ đó.
– Ý nghĩa
Hóa đon là chứng từ thương mại do nhà cung cấp phát hành cho người mua để yêu cầu thanh toán
Biên lai là một chứng từ do nhà cung cấp cấp cho người mua sau khi thanh toán cuối cùng được thực hiện.
– Thời điểm phát hành
Hóa đơn: Trước khi thanh toán.
Biên lai: Sau khi thanh toán.
– Tầm quan trọng
Hóa đơn: Để ghi lại các chi tiết của hàng hóa được bán, nhưng khoản thanh toán vẫn chưa được thanh toán.
Biên lai: Để làm bằng chứng cho thấy việc thanh toán cho hàng hóa đã mua đã được thực hiện.
Chi tiết
Hóa đơn: Số lượng, đơn giá, số hóa đơn, chiết khấu, thuế và tổng số tiền đến hạn.
Biên lai: Số lượng, đơn giá, số biên nhận, chiết khấu, thuế, tổng số tiền thanh toán và phương thức thanh toán.
