Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự mới nhất

Như đã biết các nước hiện nay đẩy mạnh việc giao lưu, trao đổi về các mặt từ kinh tế, đến văn hóa… Do đó; mà việc người Việt Nam sinh sống và làm việc tại nước ngoài; cũng như người nước ngoài có mong muốn được sinh sống và phát triển trên đất nước chúng ta thì đều phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Quá trình thực hiện thủ tục nhằm đảm bảo cho việc quản lý và cũng là yếu tố quan trọng. Hãy cùng với Luật sư X tìm hiểu các nội dung xoay quanh vấn đề nay qua bài viết dưới đây:

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 111/2011/NĐ-CP
• Thông tư 01/2012/TT-BNG
• Thông tư 157/2016/TT-BTC

Nội dung tư vấn

Thế nào là hợp pháp hóa lãnh sự?

Theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ: Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; thì:

“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

Như vậy; việc tiến hành chứng nhận; hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là thực hiện chứng nhận con dấu, chữ ký; chức danh trên hồ sơ, giấy tờ, tài liệu mà không bao hàm việc chứng nhận về nội dung và hình thức của tài liệu, giấy tờ đó.

Đây là một thủ tục hành chính mang chức năng xác nhận giá trị của một văn bản của các nước; kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản cần xác nhận và tư cách của người ký văn bản đó.

Cơ quan có thẩm quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

• Tại Việt Nam: Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam; Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
• Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao; cơ quan lãnh sự; hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự; hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Các loại giấy tờ cần được hợp pháp hóa lãnh sự

Trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự; thì các giấy tờ sau là các giấy tờ thường cần hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại nước không phải là nước cấp:

• Bằng cấp và chứng chỉ;
• Lý lịch tư pháp;
• Đăng ký kết hôn;
• Giấy khám sức khỏe,
• ……

Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm như sau:

• Các tài liệu, giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự quy định theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; và các nước liên quan là thành viên; hoặc áp dụng theo nguyên tắc có đi có lại giữa các nước.
• Các tài liệu, giấy tờ khi được thực hiện chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển qua đường qua đường ngoại giao giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của các nước.
• Các tài liệu, giấy tờ được quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật Việt Nam.
• Những tài liệu, giấy tờ mà cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận của Việt Nam; hoặc của các nước không có yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài.

Các tài liệu, giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự, cụ thể:

• Những tài liệu, giấy tờ phát hiện có dấu hiệu bị sửa chữa; tẩy xóa nhưng chưa được đính chính theo quy định.
• Các tài liệu, giấy tờ trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong chính bản thân giấy tờ , tài liệu đó có sự mâu thuẫn với nhau hoặc có sự mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
• Tài liệu, giấy tờ bị giả mạo hoặc được cung cấp chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định.
• Các tài liệu, giấy tờ có thông tin về chữ ký, con dấu nhưng không phải là chữ ký, con dấu gốc.
• Các giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm đến lợi ích của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, Điều 1 Thông tư số 01/2012/TT-BNG và Cổng thông tin điện tử về Công tác Lãnh sự của Bộ ngoại giao tại http://lanhsuvietnam.gov.vn; chúng ta có thể thấy được, các cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại nước ngoài; hoặc chứng nhận lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam là:

• Cục Lãnh sự (Hà Nội) thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội;
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh,
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự; hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. Cơ quan này thường là Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

Hồ sơ để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cần những gì?

Để có thể thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thì người có yêu cầu cần chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu);
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn thời hạn sử dụng. Trường hợp không có các giấy tờ này thì thay thế bằng các giấy tờ khác có giá trị thay thế hộ chiếu (xuất trình bản chính trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan);
• 01 bản chụp các giấy tờ tùy thân như trên nếu người đề nghị nộp qua đường bưu điện (các giấy tờ không cần chứng thực);
• Tài liệu, giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự đã được cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của cơ quan nước ngoài chứng nhận;
• Bản dịch tài liệu, giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự dịch sang tiếng Việt; hoặc tiếng Anh (trường hợp tài liệu, giấy tờ đó không được lập ra bằng các thứ tiếng trên, 01 bản);

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện thế nào?

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ với các giấy tờ như trên

Bước 2. Gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ

Khi tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự của người có nhu cầu đề nghị, cơ quan tiếp nhận hồ sơ tiến hành xem xét; kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ theo quy định; cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu biên nhận (trừ trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện).

Trường hợp nếu hồ sơ không đầy đủ; chưa hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền thực hiện hướng dẫn cho người đề nghị tiến hành bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ đề nghị thuộc quy định tại Điều 9, Điều 10 Nghị định 11/2011/NĐ-CP; quy định về các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự; và các trường hợp không được hợp pháp hóa lãnh sự; cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thực hiện từ chối hồ sơ và giải thích rõ cho người nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.

Bước 3. Thời hạn xem xét và giải quyết hồ sơ

Theo Khoản 5  và Khoản 6 Điều 11, Khoản 4 Điều 14 và Khoản 4 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP; thời gian giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng thực lãnh sự là:

• 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, hoặc
• không quá 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên;
• có thể dài hơn nếu cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ., tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.

Như vậy; thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu còn tùy thuộc vào số lượng cũng như tính chất của loại hồ sơ, tài liệu. Nhưng nhìn chung, thời gian này thường không quá 01 tuần làm việc.

Chi phí để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Mức lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự là 30.000 đồng/lần. Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 đồng/lần.

Lưu ý:

• Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ),
• Chi phí này mới chỉ là chi phí từ phía cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Nhưng để sử dụng giấy tờ; tài liệu đó ở Việt Nam/hoặc nước ngoài, thì bạn cần phải thêm chi phí Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước đó. Phí này sẽ khác nhau tùy từng quốc gia.
• Các giấy tờ sau được miễn phí hợp pháp hóa lãnh sự: phục vụ trực tiếp cho các hoạt động của các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chính phủ và các Bộ, cơ quan ngang Bộ; được miễn thu phí hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết, tham gia; hoặc thoả thuận có quy định khác thì được thực hiện theo quy định đó; được miễn thu lệ phí hợp pháp hoá; của các tổ chức; cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao “có đi có lại” và các trường hợp đối ngoại khác theo quyết định cụ thể của Bộ Ngoại giao.

Mời bạn đọc xem thêm

• Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Thông tin liên hệ Luật sư X

Trên đây là tư vấn của Luật sư X về nội dung “Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự mới nhất“.

Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Nếu có thắc mắc và cần nhận thêm sự tư vấn; giúp đỡ của luật sư ; hãy liên hệ qua hotline 0833 102 102

Câu hỏi thường gặp