Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?

Chào luật sư hiện nay quy định về hóa đơn chứng từ khu mua bán hàng hóa như thế nào? Cuối năm công ty tôi đang kết sổ và tiến hành xem lại các hóa đơn đã xuất cho khách. Trong quá trình xem xét lại chúng tôi nhận thấy có những hóa đơn xuất cho khách lại thiếu đi mã số của cơ quan thuế. Khi tìm hiểu thì chúng tôi biết được rằng là do phần mềm bị lỗi nhưng lúc đó chúng tôi chưa phát hiện ra. Bên khách có lẽ cũng không nhận ra nên cũng không thấy có phản hồi gì. Hiện nay quy định Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không? Hóa đơn hợp lệ hiện nay cần đáp ứng những điều kiện gì? Mong được luật sư X tư vấn giúp. Tôi xin chân thành cảm ơn Luật sư.

Cảm ơn bạn đã tin tưởng dịch vụ tư vấn của chúng tôi. Về vấn đề Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không chúng tôi xin tư vấn cho bạn như sau:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Hiện nay việc xuất hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích và tiện lợi hơn cho các chủ thể. Tuy nhiên để hóa đơn điện tử được xem là hợp pháp cũng cần phải có những điều kiện nhất định. Một trong số đó chính là về điều kiện cần có mã số của cơ quan thuế. Vậy như thế nào là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế? Hóa đơn này được hiểu theo quy định của pháp luật gồm có:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Khái niệm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định rõ tại điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

“a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”.

Đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Hiện nay quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng đa dạng hơn và phổ biến hơn trên thực tế. Những hóa đơn này cần có mã của cơ quan thuế thì mới xác thực được và đúng theo quy định luật đặt ra. Vậy có những đối tượng nào sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế? Những ngành nghề nào hiện nay được phép sử dụng hóa đơn điện tử? Những đối tượng này gồm có:

Căn cứ Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế gồm:

(1) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu,…

Lưu ý: Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, nước sạch, bảo hiểm, y tế, tài chính tín dụng, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt,… nếu có rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng thì phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

(2) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

(3) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp.

Như vậy, có thể thấy hầu hết doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đều sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thế nào?

Hiện nay việc chuyển đổi hóa đơn điện tử được quan tâm và hầu hết các công ty/doanh nghiệp đều muốn lựa chọn cách xuất hóa đơn này thay vì sử dụng cách truyền thống như trước đây. Vậy cách để có thể chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thế nào? Chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không? Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không? Những quy định liên quan đến chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã được hiểu là:

Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đối với 02 trường hợp như sau:

(1) Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

(2) Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (doanh nghiệp kinh doanh lĩnh xăng dầu, điện lực, bảo hiểm,…) nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã.

Trong thời gian mười 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) và thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế.

Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế căn cứ theo quy định để xem xét, quyết định về việc chuyển đổi này.

Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?

Hiện nay theo quy định thì hóa đơn cần có mã của cơ quan thuế. Vậy nếu như hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì cách giải quyết như thế nào? Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế có thể bổ sung hay chỉnh sửa gì để hợp lệ hay không? Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế vì lí do gì? Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không? Quy định về hóa đơn không có mã của cơ quan thuế là:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Trong đó, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử hợp lệ phải đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản 1 Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC:

– Tên hóa đơn: là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.

– Ký hiệu hóa đơn điện tử: Nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

• Ký tự đầu tiên: Là 1 chữ cái (C hoặc K), C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• 02 ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.
• 02 ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: Là ký tự gồm một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:

• Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
• Số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
• Số 3 phản ảnh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• Số 4 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
• Số 5 thể hiện cho tem, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
• Số 6 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

– Số hóa đơn: Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn, đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Thông thường, số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua…

Như vậy, hóa đơn không có mã của cơ quan thuế vẫn là hóa đơn hợp lệ nếu đáp ứng các điều kiện nêu trên và do các doanh nghiệp sau phát hành:

• Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy;
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Khuyến nghị

Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ mã số thuế cá nhân Luật sư X với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.

Thông tin liên hệ

Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?” Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý như tờ khai xin cấp trích lục hộ khẩu …. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102

Mời bạn xem thêm: 

• Xuất hóa đơn thu hộ chi hộ tiền điện như thế nào?
• Hàng từ thiện có xuất hóa đơn không?
• Hóa đơn sai địa chỉ người mua có được khấu trừ thuế?

Câu hỏi thường gặp