Việc xuất hiện sai sót trong hóa đơn là một vấn đề phổ biến và đôi khi không tránh khỏi trong quá trình kinh doanh. Có nhiều trường hợp khiến cho hóa đơn không chính xác, từ việc nhập liệu sai thông tin sản phẩm đến việc tính toán giá trị đơn hàng. Những sai sót nhỏ nhưng có thể gây ra những ảnh hưởng lớn đối với quá trình giao dịch và quản lý tài chính. Vậy khi hóa đơn xuất sai tên công ty, mã số thuế phải làm sao?
Căn cứ pháp lý
Hóa đơn điện tử là hóa đơn như thế nào?
Hóa đơn điện tử là một công cụ quan trọng trong quản lý tài chính của tổ chức và cá nhân, giúp ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Hóa đơn điện tử có thể được phân thành hai loại chính dựa trên có hay không có mã của cơ quan thuế.
Loại đầu tiên là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được cấp mã trước khi gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn này bao gồm số giao dịch, một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, và một chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao dịch, cũng như giúp cơ quan thuế theo dõi và kiểm tra thông tin thuế một cách hiệu quả.
Loại thứ hai là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mặc dù không có mã cơ quan thuế, nhưng hóa đơn này vẫn phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Điều này đòi hỏi sự chặt chẽ trong việc lập và bảo quản hóa đơn để đảm bảo tính xác thực và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Tóm lại, sự phân loại hóa đơn điện tử dựa trên việc có hay không có mã của cơ quan thuế không chỉ thể hiện sự đa dạng trong quy trình giao dịch điện tử mà còn thể hiện sự tuân thủ và minh bạch trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Hóa đơn xuất sai tên công ty mã số thuế phải làm sao?
Đối với doanh nghiệp, việc giảm thiểu sai sót trong hóa đơn không chỉ giúp duy trì uy tín mà còn tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả. Các biện pháp như kiểm tra thông tin kỹ lưỡng trước khi xuất hóa đơn, sử dụng phần mềm quản lý tài chính hiện đại, và đào tạo nhân viên về quy trình chính xác trong lập hóa đơn đều là những bước quan trọng để giảm thiểu rủi ro sai sót.
Tùy theo từng trường hợp hóa đơn điện tử viết sai tên công ty đã gửi cho người mua hay chưa mà có cách xử lý riêng. Cụ thể:
Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai tên công ty chưa gửi cho người mua
Khi người bán phát hiện ra hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế bị viết sai tên công ty mà chưa gửi cho người mua thì người bán cần xử lý như sau:
Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT. Khi đó Cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống.
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, thực hiện ký số và gửi lại lên cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót để gửi cho người mua.
Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và không sai các nội dung khác, đã gửi cho người mua
Nếu hóa đơn điện tử có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua (có mã của cơ quan thuế, sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế)
Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn thay thế.
Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Nếu hóa đơn điện tử không có mã sai tên công ty và đã gửi cho người mua
– Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bị sai tên công ty nhưng không sai MST và các nội dung khác, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế.
+ Người bán và người mua tiến hành lập biên bản để hủy hóa đơn, lập lại hóa đơn mới, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh
+ Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán thực hiện lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
+ Tiếp theo chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế.
+ Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.
– Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bị sai tên công ty nhưng không sai MST và các nội dung khác, đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế.
Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn thay thế.
Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và các nội dung khác đã gửi cho người mua
Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và có sai một số nội dung khác như MST, số tiền ghi trên hóa đơn, tiền thuế… có thể xử lý theo một trong hai cách sau đây:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót
Người bán và người mua thỏa thuận về việc lập văn bản có sai sót. Sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.
Lưu ý hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Nếu điều chỉnh tăng ghi dấu dương (+), điều chỉnh giảm ghi dấu âm (-).
Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới cho hóa đơn điện tử có sai sót (trừ trường hợp ở cách 1)
Người bán và người mua lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hóa đơn, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế.
Lưu ý hóa đơn mới thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
Sau đó người bán gửi cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới rồi mới gửi cho người mua.
Hóa đơn điện tử sai tên công ty, bị cơ quan thuế phát hiện
Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại sai sót.
Trong thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan thuế, người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về hóa đơn điện tử có sai sót.
Khi hết thời hạn thông báo trên mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ tiếp tục gửi thông báo lần 2. Nếu tiếp tục người bán vẫn không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra và sử dụng hóa đơn điện tử.
Khuyến nghị
Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, Luật sư X sẽ cung cấp dịch vụ mã số thuế cá nhân tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Thông tin liên hệ:
Vấn đề “Hóa đơn xuất sai tên công ty, mã số thuế phải làm sao?” đã được Luật sư X giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư X chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng liên quan tới tư vấn pháp lý về chuyển đất trồng cây lâu năm sang đất thổ cư. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833102102
Mời bạn xem thêm
- Hợp đồng thời vụ tối đa bao nhiêu tháng?
- Mẫu giấy chứng nhận nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội 2023
- Hồ sơ đấu thầu xây dựng gồm những gì?
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
