Để tránh xảy ra tranh chấp, thoái thác hay chối bỏ trách nhiệm khi giấy tờ bàn giao bị mất, hư hỏng thì khi bàn giao giấy tờ, tài liệu cần lập biên bản bàn giao giấy tờ. Biên bản bàn giao giấy tờ sẽ giúp các bên có trách nhiệm hơn trong việc gìn giữ giấy tờ, và quyền lợi trách nhiệm của các bên được rõ ràng. Để biên bản bàn giao giấy tờ có tính pháp lý cao nhất thì cần có một số nội dung chính cần thiết. Nếu bạn đang cần viết biên bản bàn giao giấy tờ nhưng chưa biết viết như thế nào, hãy tham khảo Mẫu biên bản bàn giao giấy tờ chi tiết dưới đây của Luật sư X nhé.
Căn cứ pháp lý
Khi nào sử dụng Biên bản bàn giao?
Việc bàn giao giấy tờ, công việc, tài sản… được diễn ra phổ biến hằng ngày. Và để hạn chế rủi ro, tranh chấp cũng như sự thoái thác, chối bỏ trách nhiệm sau khi bàn giao thì các bên thường lập thành biên bản bàn giao.
Một số trường hợp thường lập biên bản bàn giao :
– Biên bản bàn giao công việc: Nghỉ việc, nghỉ thai sản, chuyển sang làm ở bộ phận khác,…
Nội dung của loại biên bản bàn giao này thường ghi nhận cá nhân giao lại các tài sản, thiết bị, tài khoản,… đã được công ty cấp.
– Biên bản bàn giao hàng hóa, tài sản: Văn bản thể hiện việc giao nhận hàng hóa đã xảy ra trên thực tế. Bên bán đã giao hàng và bên mua đã nhận hàng theo thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng.
Nội dung có thể ghi nhận thông tin: Bên bán đã tiến hành giao đủ số lượng sản phẩm, hàng hóa; Bên mua đã kiểm tra, xác nhận; Biên bản giao nhận hàng hóa có thông tin của các bên tham gia, cũng như thông tin về sản phẩm, hàng hóa.
– Biên nhận tiền: Khi chuyển giao một khoản tiền lớn, giữa 2 bên thường lập biên nhận tiền (số lượng, thời gian, địa điểm,…).
Biên nhận tiền được soạn thảo trong các công việc giao dịch dân sự, mua bán và chuyển nhượng tài sản.
Mục đích của biên nhận tiền là để xác nhận việc giao tiền và nhận tiền đã hoàn thành, có ký xác minh của cả 2 bên.
Biên bản bàn giao có những nội dung gì?
Thông thường biên bản bàn giao gồm có những nội dung chính như sau:
1. Tên đơn vị
2. Ngày/tháng/năm thực hiện bàn giao
3. Thông tin đầy đủ, chi tiết của:
– Bên giao: họ tên, địa chỉ, số điện thoại…
– Bên nhận: họ tên, địa chỉ, số điện thoại…
4. Nội dung tài liệu, tài sản, hàng hóa bàn giao
5. Ký tên xác nhận, đóng dấu của hai bên
Hình thức của biên bản bàn giao
Để đảm bảo biên bản bàn giao chuyên nghiệp thì mẫu biên bản bàn giao cần phải đảm bảo văn phong của một văn bản hành chính theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
“Điều 8. Thể thức văn bản
1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính
a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
c) Số, ký hiệu của văn bản.
d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
e) Nội dung văn bản.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
i) Nơi nhận.
3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác
a) Phụ lục.
b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.”
Mẫu biên bản bàn giao giấy tờ
Cách viết biên bản bàn giao giấy tờ
Khi viết biên bản bàn giao giấy tờ, hồ sơ, tài liệu cần lưu ý các đặc điểm sau:
– Ghi rõ ràng, chính xác về thời gian, địa điểm bàn giao cũng như thời điểm lập biên bản.
– Liệt kê đầy đủ các thông tin cá nhân của cả 2 bên bàn giao và bên nhận bàn giao.
– Các thông tin quan trọng của tài sản như: tên, số lượng, đặc điểm nhận dạng, tình trạng thực tế, giá trị… đều nên ghi chú cẩn thận.
– Nêu ra các điều kiện, trách nhiệm đối với tài sản và cam kết của đôi bên
– Có đầy đủ chữ ký xác nhận của bên giao và bên nhận, cẩn thận hơn thì có thể lấy thêm chữ ký của cả người làm chứng.
Những lưu ý khi làm biên bản bàn giao giấy tờ
Biên bản bàn giao là văn bản quan trọng và có ý nghĩa về mặt pháp lý nên khi lập biên bản bàn giao cần lưu ý một số điểm sau:
- Thông tin chính xác, minh bạch: Biên bản bàn giao có thể là căn cứ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bên giao và bên nhận trước pháp luật nên các thông tin: thời gian, địa điểm tiến hành bàn giao và lập biên bản; thông tin cá nhân, thông tin liên lạc giữa bên giao và bên nhận; nội dung bàn giao cần được nêu chính xác và minh bạch, tránh ghi mập mờ, không rõ ràng.
- Nội dung bàn giao cần chi tiết, cụ thể: Ghi đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu nhất những thông tin quan trọng của hồ sơ, tài liệu, tài sản. Bạn ghi rõ ràng các thông tin trong biên bản sẽ giúp bạn tránh được những tranh chấp, những rắc rối phát sinh về trách nhiệm liên quan đến các nội dung được bàn giao khi có sự cố xảy ra.
- Cần nêu cụ thể cam kết và trách nhiệm của mỗi bên: Bên giao và bên nhận đều có nghĩa vụ và trách nhiệm liên quan đến hồ sơ, tài liệu, tài sản đã bàn giao. Làm rõ các trách nhiệm này của mỗi bên bằng nội dung cam kết trong biên bản. Việc làm rõ những thông tin này sẽ giúp cho biên bản bàn giao có tính pháp lý vững chắc hơn khi xử lý tranh chấp hay kiện tụng.
- Chữ ký xác nhận và số lượng biên bản bàn giao được lập: Sau khi hoàn tất, hai bên cần ký xác nhận trực tiếp trên từng bản của biên bản bàn giao được lập.
Khuyến nghị
Với đội ngũ nhân viên là các luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý của Luật sư X, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện về vấn đề pháp lý, đảm bảo chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Ngoài tư vấn online 24/7, chúng tôi có tư vấn trực tiếp tại các trụ sở Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bắc Giang.
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Mẫu biên bản bàn giao giấy tờ chi tiết năm 2023”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý như mẫu đơn yêu cầu công nhận thuận tình ly hôn. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Biên bản bàn giao là chứng nhận cho việc hai bên đã tiến hành bàn giao giấy tờ, tài liệu, tài sản nhằm tránh sự chối bỏ trách nhiệm và đảm bảo xác định khi các bên xảy ra tranh chấp. Do đó, cần phải lập biên bản bàn giao thành 2 bản và để mỗi bên giữ 1 bản. Biên bản bàn giao có giá trị chứng minh cho các sự kiện thực tế đã xảy ra, là bằng chứng xác định ai là người có lỗi và phải chịu trách nhiệm nếu việc bàn giao xảy ra tranh chấp sau này.
Bàn giao là việc xác nhận sự chuyển giao tài sản giữa cá nhân với nhau hoặc giữa các doanh nghiệp hoặc giữa cá nhân với doanh nghiệp….
Trong quá trình làm việc, giao dịch, có thể do lỗi chủ quan hay khách quan mà việc bàn giao có thể dẫn đến các tranh chấp và việc giải quyết các tranh chấp phát sinh về sau sẽ gặp nhiều khó khăn và không thể chứng minh số lượng thực tế tài sản đã bàn giao. Vì thế, biên bản bàn giao có ý nghĩa rất lớn trong những trường hợp này.
Khi lập biên bản bàn giao cần có chữ ký của các bên (Bên bản giao tài sản và bên nhận bàn giao tài sản) để đảm bảo tính pháp lý của biên bản. Chỉ khi xác lập thành thành văn bản đối với các tài sản được bàn giao và có chữ ký các bên thì khi tranh chấp xảy ra mới dễ dàng phân biệt được bên nào có lỗi.
Do vậy, việc xác lập các giấy tờ, tài liệu biên bản bàn giao có ý nghĩa đặc biệt quan trọng về mặt pháp lý. Ngay cả trong các mối quan hệ thân thiết vẫn nên lập biên bản bàn giao rõ ràng để tránh tranh chấp.
