Trích lục khai tử là giấy tờ quan trọng và cần thiết khi thực hiện các thủ tục liên quan đến người đã mất chẳng hạn như thủ tục phân chia di sản thừa kế, giải quyết chế độ tử tuất,… Tuy nhiên, trên thực tế, không ít người gặp khó khăn và vướng mắc khi tiến hành thủ tục xin cấp trích lục khai tử tại cơ quan có thẩm quyền. Nhiều độc giả thắc mắc không biết theo quy định hiện hành, trình tự thủ tục xin trích lục khai tử được thực hiện như thế nào? Làm thủ tục xin trích lục khai tử online được không? Lệ phí xin trích lục khai tử là bao nhiêu? Sau đây, Luật sư X sẽ giải đáp tất cả những thắc mắc trên thông qua bài viết sau đây, mời quý bạn đọc cùng tham khảo nhé. Hi vọng bài viết mang lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
Trích lục khai tử là gì?
Trích lục khai tử hay còn được gọi với cái tên trích lục giấy chứng tử là thủ tục để sao y dữ liệu gốc trong sổ quản lý hộ tịch tại địa phương để xác nhận tình trạng một người đã mất, gồm những thông tin:
- Họ tên đầy đủ;
- Ngày tháng năm sinh;
- Số CMND;
- Ngày mất;
- Và những thông tin khác.
Trích lục khai tử dùng để làm gì?
Trường hợp khi có người mất đi thì người thân của người đã mất này sẽ có nghĩa vụ tới Uỷ ban nhân dân nơi cư trú để thông báo đăng ký khai tử. Sau khi thông báo và hoàn thành các thủ tục đăng ký khai tử thì Uỷ ban nhân dân sẽ trả kết quả thủ tục đăng ký bằng tờ giấy chứng tử.
Giấy chứng tử dùng để xác nhận một người đã chết và đã hoàn toàn chấm dứt các quan hệ pháp luật của người đó kể từ thời điểm chứng tử. Giấy chứng tử là một trong những căn cứ pháp lý để xác định một số vấn đề cụ thể như sau:
- Xác định thời điểm mở thừa kế, hàng thừa kế;
- Giải quyết chế độ tử tuất;
- Xác định tài sản chung vợ chồng;
- Xác nhận tình trạng hôn nhân khi muốn đăng ký kết hôn với người khác…
Thế nhưng tại khoản 2 Điều 34 Luật Hộ tịch 2014 quy định rằng ngay sau khi nhận giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy việc khai tử đúng thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử. Công chức tư pháp – hộ tịch khóa thông tin hộ tịch của người chết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Theo đó, hiện nay, sau khi làm thủ tục đăng ký khai tử, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp trích lục khai tử cho người đi khai tử thay vì cấp Giấy chứng tử như trước đây.
Ai có quyền yêu cầu cấp trích lục khai tử?
Tại Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 có quy định về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch như sau:
“1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
2.Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu”.
Luật hộ tịch hiện tại chưa có quy định cụ thể về việc người có quyền yêu cầu cấp trích lục khai tử. Tuy nhiên, có thể căn cứ vào các quy định sau để xác định người có quyền yêu cầu, cụ thể như sau:
Tại khoản 1 Điều 33 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định về việc thời hạn và trách nhiệm đăng ký khai tử như sau: “Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử”.
Tại khoản 2 Điều 34 Luật Hộ tịch 2014 quy định về thủ tục đăng ký khai tử: “Ngay sau khi nhận giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy việc khai tử đúng thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử.”
Thủ tục xin trích lục khai tử
Thành phần hồ sơ
Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký khai tử cụ thể như sau:
* Giấy tờ phải nộp:
| Tên giấy tờ | Số lượng |
|---|---|
| – Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp. | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
| – Giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử. | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
| – Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp người có trách nhiệm đăng ký khai tử ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký khai tử mà người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực. | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
* Giấy tờ phải xuất trình:
| Tên giấy tờ | Số lượng |
|---|---|
| – Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai tử. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến); | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
| – Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết để xác định thẩm quyền. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến); | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
| – Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì xuất trình giấy tờ chứng minh nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể của người chết. | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
| Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên. | Bản chính: 1 – Bản sao: 0 |
Trình tự thủ tục
Thủ tục xin trích lục khai tử như sau:
Bước 01: Nộp hồ sơ
Hồ sơ sẽ được gửi tới:
- UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của công dân Việt Nam
- UBND cấp huyện nơi cư trú cuối cùng của người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam.
- UBND xã ở khu vực biên giới đối với người nước ngoài cư trú tại xã đó.
Bước 02: Kiểm tra hồ sơ
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết giấy tiếp nhận, ghi rõ ngày, giờ trả kết quả.
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì người kiểm tra hồ sơ sẽ hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định.
Trường hợp hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận hồ sơ.
Khi không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.
Bước 03: Giải quyết khai tử
Công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử.
Lệ phí xin trích lục khai tử
Theo Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC; lệ phí cấp trích lục là 8.000 đồng/bản. Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.
Làm thủ tục xin trích lục khai tử online được không?
Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người có yêu cầu đăng ký khai tử truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.
- Đăng ký Cấp bản sao trích lục khai tử trực tuyến nộp hồ sơ tại Phường/Xã/Thị trấn.
- Đăng ký Cấp bản sao trích lục khai tử trực tuyến nộp hồ sơ tại Quận/Huyện/Thị xã.
- Đăng ký Cấp bản sao trích lục khai tử trực tuyến nộp hồ sơ tại Sở/Ngành.
Bước 1: Tùy vào nơi nộp hồ sơ của bạn là Phường/Xã/Thị trấn, Quận/Huyện/Thị xã hay Sở/Ngành mà bạn truy cập đúng link.
Bước 2:
Dưới “Cấp bản sao trích lục khai tử“: Các bạn chọn nơi mà bạn muốn nộp hồ sơ. Chẳng hạn như nộp hồ sơ ở cấp Phường/Xã thì ở mục “Quận/Huyện“, bạn nhấn vào quận huyện để chọn nơi nộp hồ sơ.
Sau khi chọn mục “Quận/Huyện” thì mục “cơ quan tiếp nhận” sẽ hiện ra để bạn lựa chọn.
Bước 3: Ở mục “số lượng bản sao“, bạn viết số bản sao mà bạn cần. Nếu bạn cần càng nhiều bản sao, số tiền chi trả cho bản sao đó sẽ tăng cao hơn.
Bước 4: Sau đó, bạn điền đầy đủ và chính xác thông tin phân chia theo các mục lớn:
* Thông tin người yêu cầu:
- Họ và tên: Ghi đầy đủ tên của bạn
- Số điện thoại: Bạn nhập số điện thoại của bạn vào để thuận tiện cho việc liên lạc
- Email: Bạn nhập email của bạn. Nếu bạn chưa có email, bạn có thể tham khảo cách đăng ký email để tạo email của riêng mình giúp việc nhận và phản hồi từ nơi đăng ký dễ dàng hơn.
- Loại giấy tờ: Tùy vào bạn có loại giấy tờ nào mà bạn chọn thẻ căn cước công dân, hộ chiếu, …
- Số giấy tờ: Nếu bạn chọn thẻ chứng minh thư thì bạn điền số chứng minh thư vào.
- Ngày cấp: Điền ngày cấp được ghi trên chứng minh thư của bạn.
- Nơi cấp: Lựa chọn nơi cấp đã cấp chứng minh thư cho bạn.
- Nơi cư trú: Bạn điền đầy đủ nơi sinh sống của bạn với các trường:
Quốc gia
Tỉnh/thành phố
Quận/huyện
Phường/Xã
Số nhà/đường - Mối quan hệ: Điền mối quan hệ với người đã mất
* Thông tin người được trích lục
- Họ tên: Điền họ tên đầy đủ của người mà bạn muốn khai tử
- Giới tính: Nam thì bạn chọn nam, nữ bạn chọn là nữ
- Định dạng ngày sinh:
- Ngày sinh: Viết ngày tháng năm sinh của người được trích lục theo định dạng mà bạn vừa chọn ở trên.
- Ngày tháng năm cấp: Bạn điền ngày tháng cấp sổ giấy tờ hộ tịch nơi cư trú
- Đã khai tử tại: Như bạn chọn ở ngay mục “Cấp bản sao trích lục khai tử“
- Còn các trường thông tin như loại giấy tờ, số giấy tờ, nơi cấp, ngày cấp, dân tộc … các bạn điền hoặc không điền cũng được.
Bước 5: Sau khi điền đầy đủ các thông tin thì bạn tích vào ô “Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên“. Nếu bạn muốn in thì nhấn vào chọn “In mẫu“. Còn không thì bạn chọn phần “Tiếp tục” để có thể hoàn thành được thủ tục đăng ký.
Lưu ý: Dấu sao màu đỏ (*): Là trường bắt buộc mà bạn cần phải điền thông tin đầy đủ và chính xác.
Với các bước hướng dẫn trên đây về đăng ký Cấp bản sao trích lục khai tử trực tuyến, hy vọng các bạn có thể đăng ký dễ dàng, nhanh chóng, không cần đi lại, tiết kiệm được thời gian.
Mời bạn xem thêm:
- Thủ tục xin chuyển đổi mục đích sử dụng đất
- Chi phí chuyển đổi mục đích sử dụng đất
- Quyền định đoạt tài sản của chủ sở hữu bị hạn chế khi nào?
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Thủ tục xin trích lục khai tử”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý như Luật sư tư vấn thừa kế. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Ngay sau khi nhận được hồ sơ nêu trên, nếu nhận thấy việc khai tử đúng thì công chức tư pháp hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã trích lục cho người đi khai tử. Đồng thời, thông tin hộ tịch của người được khóa hoàn toàn trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Tóm lại, việc đăng ký khai tử có thể được thực hiện ngay trong ngày, nếu có đủ hồ sơ, giấy tờ và đến đăng ký đúng nơi quy định.
Luật hộ tịch quy định: Trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện.
Theo Nghị định 110/2013/NĐ-CP, hành vi đăng ký khai tử quá hạn sẽ không bị xử phạt hành chính.
Trong khi đó, hành vi cố tình không đăng ký khai tử cho người mất nhằm mục đích trục lợi thì có thể bị phạt tiền từ 05 triệu đồng – 10 triệu đồng và bị buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp (điểm b, khoản 4 Điều 31 của Nghị định 110/2013/NĐ-CP).
